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31.07.2017 | Verwaltungsmanagement | Nachgefragt | Onlineartikel | In Kooperation mit:Bund Deutscher Unternehmensberater e.V.

Projektsteuerer erfolgreich einsetzen

Autor:
Prof. Dr. Klaus-Peter Stuhr

Eine effektive Projektsteuerung ist für Organisationsprojekte im öffentlichen Sektor ein wichtiger Erfolgsfak­tor. Dabei bietet es einige Vorteile, das Know-how externer Berater einzubeziehen.

Der Einsatz von externen Projektsteuerern ist bei Bauvor­haben der öffentlichen Verwaltung gängige Praxis. Seit einiger Zeit werden externe Projektsteuerer aber auch verstärkt bei klassischen Organisationsprojekten einge­setzt. Bei diesen Projekten sind unter anderem folgende Steuerungsleistungen gefragt: 

  • Dokumentation des Ist-Zustandes und der konkreten Fragestellungen der Organisationsuntersuchung als Grundlage einer Leistungsbeschreibung
  • Entwicklung des Designs für die Organisationsunter­suchung, (Phasenkonzept, zeitlicher Ablauf, Erwartungen an erforderlichen Methodeneinsatz etc.)
  • Empfehlungen für die Art des durchzuführenden Ver­gabeverfahrens
  • Erstellung eines Wertungsvorschlags für Angebote und Präsentationen
  • Erarbeitung der Leistungsbeschreibung im Zusammen­wirken mit der Vergabestelle                      
  • Auswertung der Angebote und/oder Präsentationen so­wie Ableitung eines Vergabevorschlags
  • Begleitung des Projektstarts für die Organisationsunter­suchung und Erarbeitung einer konkreten Zeitplanung mit dem externen Berater
  • Vor- und Nachbereitung von regelmäßigen Statustreffen während der Untersuchungsphase
  • Inhaltliche Prüfung und Abnahme von Zwischenberich­ten sowie der Schlussdokumentation. 

Vorteile überwiegen Kosten

Für den Einsatz externer Projektsteuerer bei Organisati­onsprojekten muss – je nach Aufgabenumfang – mit circa 20 Prozent der gesamten Beratungskosten gerechnet wer­den. Diesem Kostenfaktor stehen folgende Vorteile gegen­über: 

  • Einbringen von aktueller Methodik und Erfahrungen aus Beratungsprojekten öffentlicher Organisationen.
  • Moderation der Erwartungshaltungen verschiedener Ak­teure aufseiten des Auftraggebers. Dadurch wird die Leis­tungsbeschreibung spezifischer in der Formulierung und die Vergabeentscheidung wird systematischer vorbereitet.
  • Explizite Verfügbarkeit von Kapazitäten für die Projekt­steuerung. Vielfach werden Beratungsprojekte in der öffent­lichen Verwaltung von Mitarbeitenden „neben“ der eigentli­chen Linienaufgabe durchgeführt und haben eine nachge­ordnete Priorität. Durch den Einsatz externer Projektsteuerer wird – auch gegenüber dem Beratungsunternehmen – sig­nalisiert, dass der Auftraggeber sowohl über ausreichend zeitliche Kapazität zur Steuerung des Projektes verfügt als auch fachlich in der Lage ist, methodisch die Vorgehenswei­se des Beratungsunternehmens kritisch zu begleiten.  

Der Beitrag ist erschienen in der innovativen Verwaltung 7-8/2017

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