Daten als Grundlage der digitalen Transformation

Mithilfe von Daten kann die öffentliche Verwaltung objektiver, transparenter und bürgernäher werden. Eine neue Studie gibt zehn Hinweise, wie die Transformation zur datenbasierten Verwaltung gelingen kann.

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"Daten sind das neu Gold im Internetzeitalter". Mit dieser Aussage brachte Franz-Reinhard Habbel schon 2018 im Interview mit der innovativen Verwaltung die Bedeutung von Daten für die öffentliche Verwaltung auf den Punkt. Diese Ausssage bestätigt auch die aktuelle Studie "Data first? Wie der öffentliche Sektor sein Datenpotenzial voll entfalten kann" des Beratungsunternehmens PricewaterhouseCoopers (PwC). 

Daten intelligent und produktiv zu nutzen ermöglicht der Verwaltung unter anderem innovative Prozesse und bessere Entscheidungen, lautet ein Kernergebnis der Untersuchung. Die Studienautorinnen und -autoren stellen das große Innovationspotenzial der im öffentlichen Sektor vorhandenen Daten biete. Um dieses Potenzial zu heben, müsse stärker bürgerzentriert gearbeitet werden. Bürgerinnen und Bürger profitierten beispielsweise direkt davon, wenn Verwaltungen ihre Register verknüpfen und Daten nur einmal statt mehrfach erheben (Once-only-Prinzip). Dadurch sei der Dialog mit dem Staat und dessen Verwaltungen einfacher und Anträge können schneller bearbeitet werden.

Mehrwert von Daten erkennen

Verantwortliche könnten auf Basis von Daten außerdem objektivere und transparentere Entscheidungen treffen. Das setze aber voraus, "dass die Mitarbeitenden in der Breite den Mehrwert von Daten sicher erkennen". Dazu brauche es gezieltes Upskilling. Mit Daten ließen sich zudem Innovationen schaffen, wenn beispielsweise interne Daten mit externen angereichert würden; vor allem aber müsse der Datenaustausch verbessert werden, etwa über Datenlabore oder Data Hubs, so PwC.

Prozesse optimieren

Die Studie richtet auch den Blick nach innen. Daten böten außerdem das Potenzial, verwaltungsinterne Prozesse zu modernisieren, Bearbeitungszeiten zu reduzieren und die Prozessqualität zu verbessern. Das sei auch vor dem Hintergrund des zunehmenden Fachkräftemangels im öffentlichen Sektor sehr wichtig. Es müsse oft gar nicht sein, Daten zentral zusammenzuführen. Oft reiche es, sie breiter zugänglich zu machen – etwa in Form eines Datenatlas, der aufzeigt, an welcher Stelle welche Daten in welcher Form vorliegen.

Zehn Handlungsempfehlungen

Um die Datenpotenziale auszuschöpfen, sei daher eine "Transformation der Behörde, Agentur oder auch öffentlichen Forschungseinrichtung erforderlich, die nicht nur alle Ebenen von der strategischen Ausrichtung bis hin zur praktischen Implementierung betrifft, sondern auch die technisch notwendige Infrastruktur sowie Kompetenzen und einen Kulturwandel beinhaltet", formulieren die Studienverantwortlichen die Herausforderungen und geben zehn konkrete Handlungsempfehlungen: 

1. Die Datenstrategie ist ein wesentlicher Eckpfeiler; sie sollte in die fachlichen und politischen Strategien sowie in die Digitalisierungsstrategie eingebettet sein.
2. Die Fachseite sollte bei der Zieldefinition der Datenstrategie und der Auswahl der Anwendungsfälle der Treiber sein.
3. Die praktische Umsetzung sollte bereits bei der Datenstrategie durch eine High-LevelRoadmap berücksichtigt werden.
4. Datendemokratisierung nicht um jeden Preis, sondern die Datenorganisation ist in Abhängigkeit von Größe und Komplexität der Verwaltung zentral oder dezentral auszurichten.
5. Die Data Governance sollte die Datenstrategie reflektieren und formalisieren und zugleich dem:der Einzelnen Freiheiten in seinen:ihren Entscheidungen ermöglichen.
6. Rollen und Verantwortlichkeiten sollten die Bedürfnisse der Organisation abbilden und sind als interdisziplinäres Team zu etablieren.
7. Data Mesh − dezentrale Datenarchitekturen sollten den technischen Rahmen für das Datenmanagement öffentlicher Organisationen bilden.
8. Ein Datenatlas sollte die von den Fachabteilungen verwalteten und qualitätsgesicherten Daten zugänglich machen.
9. Alle Mitarbeiter:innen sollten eine technische und rechtliche Grundbildung zur Nutzung von Daten erhalten.
10. Datenbasierte Leuchtturmprojekte sollten vorangetrieben und auch gemeinsam gefeiert werden.