Let’s talk about… Organisationsentwicklung

Die öffentliche Verwaltung steht unter Druck. Digitalisierung, neue Aufgabenfelder, demografischer Wandel und Arbeitskräftemangel erfordern ein grundlegendes Umdenken im Hinblick auf neue Arbeitsweisen, Denkmuster – und auch Organisationsstrukturen.

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Verwaltungen müssen sich teilweise neu erfinden, um zukunftsfähig zu bleiben. Selbstorganisation und rollenbasiertes Arbeiten sind dabei keine Modeerscheinungen, sondern bieten konkrete Lösungsansätze für verschiedene Herausforderungen der Verwaltung von heute und morgen. Die dreiteilige Podcast-Folge  „Let’s talk about... Organisationsentwicklung“ der KGSt-Kommunal-WG widmet sich genau dieser Thematik, nämlich wie es gelingen kann, Verwaltungen flexibler, effizienter und innovativer zu gestalten.

Revolution oder doch eher Evolution?

„Organisationsentwicklung ist eben kein Sprint, wie man so schön sagt, sondern etwas Langfristiges, eine Art Marathon und vielleicht auch ein nie endender Prozess“, weiß Simon Hofer, Co-Gründer und Geschäftsführer von transformation coaches. Um den Wandel aktiv zu gestalten, brauche es neben dem langen Atem einen ehrlichen Blick auf die Schwächen bestehender Strukturen und die Bereitschaft, eingefahrene Muster zu hinterfragen, erklärt er in Teil 1 des Podcasts.

Eine gezielte Organisationsentwicklung könne helfen, die konkreten Herausforderungen heutiger Verwaltungen zu meistern: Von Überlastung und Motivationsverlust der Mitarbeitenden lasse sich so bis hin zu mehr Flexibilität und Innovationskraft der gesamten Organisation kommen. Als wichtige Instrumente für den Veränderungsprozess nennt Hofer den Einsatz agiler Methoden und die Arbeit mit Pilotprojekten, also in kleinen Gruppen, in geschützten Räumen, in Experimenten, um neue Erfahrungen zu machen und etwas anderes ausprobieren zu können, ohne gleich das große Ganze infrage zu stellen oder alles verändern zu wollen.

Ebenso wichtig ist es, die Führungskräfte auf den Wandel vorzubereiten und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch interaktive Workshops und Beteiligungsformate aktiv einzubinden. „Mein Eindruck ist, dass auch die Zusammenarbeit zwischen allen Führungskräften deutlich verbessert werden könnte. Und es braucht natürlich auch Führungskräfte, die das, was an Veränderungsbereitschaft bei den Mitarbeitenden ankommt, auch annehmen können“, sagt Hofer hierzu.

Selbstorganisation: Ein Spiel ohne Regeln?

„Ich würde behaupten, es gibt deutlich mehr Regeln und Rahmenbedingungen als vorher, damit man genau die Freiheit hat, die man braucht, um autonom in seinen Rollen aktiv und eigenverantwortlich sein zu können.“ Diese These kommt von Antje Themanns vom WDR in Teil 2 des Podcasts, in dem es um Selbstorganisation in der Praxis geht. Sie gibt konkrete Einblicke in die Arbeitsweise ihres Teams, das sich von der klassischen Linienorganisation gelöst hat und nun rollenbasiert und selbstorganisiert arbeitet. Sie beschreibt den Weg dorthin: von der anfänglichen Skepsis einzelner Teammitglieder über die Herausforderung, gewohnte Führungsmuster aufzugeben und neue Entscheidungsprozesse zu entwickeln, bis hin zur gemeinsamen Entwicklung eines neuen „Betriebssystems“ mit klaren Rollen, Verantwortlichkeiten und Entscheidungswegen.

„Die größte Veränderung muss in einem selbst stattfinden“, erklärt Themanns. In der New Work Bubble gebe es den Spruch „New Work needs inner Work“. Genau das stimme, weil alle stark an der eigenen Haltung arbeiten müssten. Die Erfahrungen des WDR-Teams zeigten, dass sich der Weg lohnt: Mehr Transparenz, Eigenverantwortung und Flexibilität ermöglichen schnellere Entscheidungen und effizientere Arbeitsabläufe. Zugleich stärke die selbstorganisierte Arbeitsweise das Teamgefühl und die Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. „Ein weiteres Learning ist, dass es eine Art der Zusammenarbeit gibt, die wirklich sehr menschenzentriert sein kann, weil man eben jederzeit reflektiert: Was kann ich eigentlich noch besser machen, damit es irgendwie angenehmer wird?“, schildert Themanns.

Eine Führungskraft, die sich selbst abgeschafft hat

In Teil 3 des Podcasts berichtet Katja Löchter vom Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL), wie sich ihr Bereich von der klassischen Hierarchie hin zu mehr Selbstorganisation und Serviceorientierung entwickelt hat. „Strenge und zu viele Hierarchieebenen sind heute teilweise nicht mehr zeitgemäß, weil wir einfach schnellere Entwicklungen und schnellere Entscheidungen brauchen“, hat sie erkannt.

Löchter nimmt die Zuhörerinnen und Zuhörer mit auf ihren persönlichen Weg als Führungskraft, die sich selbst abgeschafft hat. Sie erklärt, wie sich ihre Rolle als Führungskraft in diesem Prozess veränderte: weg von der „Alleskönnerin“ und Kontrolleurin hin zur Coachin und Ermöglicherin, die Freiräume für eigenverantwortliches Arbeiten schafft. Wer es schaffe, den Mitarbeitenden zu vertrauen, gemeinsam Verantwortung zu tragen, wirklich mit klaren Rollen und Verantwortlichkeiten zu arbeiten sowie bereit sei, sich zu verändern, habe richtigen Spaß, schwärmt sie – ganz ohne Ironie.

Organisationsentwicklung als Kernkompetenz der Verwaltung entwickeln

Was in allen drei Teilen des Podcasts deutlich wird: Organisationsentwicklung darf nicht nur projektbezogen betrachtet werden, sondern muss als kontinuierlicher Prozess und Kernkompetenz der Verwaltung entwickelt werden. Nur so können Veränderungen nachhaltig wirksam werden und die Verwaltung langfristig in die Lage versetzen, die Zukunft aktiv und eigenverantwortlich zu gestalten. Oder, wie es Transformations-Coach Hofer ausdrückt: „Auf der einen Seite groß denken, was für eine Kommunalverwaltung wollen wir in fünf Jahren sein, und sich gleichzeitig erlauben, klein anzufangen, Erfahrungen zu sammeln und darauf zu achten, dass man die Menschen in den Verwaltungen auch befähigt, anders arbeiten zu können und nicht nur darüber zu reden, dass sie anders arbeiten sollen.“