Wie effektiv arbeiten öffentliche Verwaltungen? Welche Managementmethoden wenden Führungskräfte an? Eine repräsentative Umfrage unter 600 Kommunen in Deutschland liefert ernüchternde Antworten.
Laut einer Umfrage der KGSt sind aktiv gemanagte Kommunen nicht allzu häufig vertreten. Viele erheben noch nicht einmal Kennzahlen, etwa zu Wartezeiten und Verfahrensdauern.
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Pandemie, Flüchtlings- und Energiekrise, Wohnungsnot: Multiple Herausforderungen befeuern die Frage, wie effektiv öffentliche Institutionen arbeiten. Mit einer Studie untersuchte die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) in Zusammenarbeit mit den Universitäten Hamburg, München und Regensburg die staatliche Leistungsfähigkeit.
600 Städte und Gemeinden nahmen an der Online-Umfrage teil. Ziel der empirischen Studie mit dem Titel „Management und Performance im öffentlichen Sektor“ ist, ein umfassendes, systematisches Bild der kommunal eingesetzten Managementpraktiken zu liefern.
Unterschiede sind groß
Zunächst liefert die Umfrage eine Anatomie der kommunalen Managementpraktiken. „Dabei zeigt sich ein hohes Maß an Heterogenität“, heißt es in der Studie. „Infolgedessen unterscheiden sich die Kommunen auch stark mit Blick auf den Gesamtgrad des strukturierten Managements.“ Diese Heterogenität werde aber nicht durch Unterschiede zwischen den Bundesländern oder kommunale Eigenheiten wie urban oder ländlich getrieben.
Ein systematischer Einsatz von Managementmethoden beeinflusse die Leistungsfähigkeit der Kommunen positiv, hält die Studie fest. Zugleich sei „der zielorientierte Einsatz von Managementmethoden in der Kommunalverwaltung aktuell noch ernüchternd“. So würden etwa in 75 Prozent der Kommunen Strategien und Leitbilder nicht regelmäßig erarbeitet. Und mehr als 80 Prozent der Kommunen erheben demnach keine Kennzahlen zu Service- und Leistungsqualität. Dort gibt es also keine Bürgerbefragungen und auch Werte wie Wartezeit, Verfahrensdauer und Kosten je Stück werden nicht gemessen. Des Weiteren beschreiben laut KGSt rund 60 Prozent der Kommunen ihre internen Prozesse nicht oder nur in sehr geringem Umfang. Besser sehe es im Bereich des Projektmanagements aus: Hier habe mehr als die Hälfte der Kommunen bereits Erfahrungen gesammelt.
Passives Management ist die Regel
Per Saldo hält die Studie fest: An einem Ende des Spektrums befinden sich Städte und Gemeinden, die in allen sechs untersuchten Managementkategorien niedrige Punktzahlen erzielen. Sie lassen sich mit den Begriffen „passive“ oder „verwaltete“ Kommunen umschreiben. Im Gegensatz dazu weisen Städte und Gemeinden am anderen Ende des Spektrums in allen sechs Kategorien ein hohes Maß an strukturiertem Management auf. Sie gelten als „aktiv gemanagte“ Kommunen. Aktiv gemanagte Kommunen sind laut Studie nicht allzu häufig vertreten. Die meisten Städte und Gemeinden folgten bei ihrem Management eher einem passiv verwaltenden Stil.