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28.01.2025 | Verwaltungsmanagement | Gastbeitrag | Online-Artikel

Spraitbach auf dem Weg zur digitalisierten Kommunalverwaltung

verfasst von: Carola Moresche, Johannes Schurr

4:30 Min. Lesedauer

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Die Verwaltung von Spraitbach, einer Gemeinde im Ostalbkreis in Baden-Württemberg, will Aufgaben und Projekte effektiver steuern sowie die interne und externe Kommunikation verbessern, um Prozesse zu optimieren. Was ihr dabei hilft, erklären Bürgermeister Johannes Schurr und Carola Moresche vom Unternehmen InLoox.

Seit dem Jahr 2018 hat die Gemeinde Spraitbach begonnen, Prozesse in der Verwaltung neu zu gestalten und zu vereinfachen, um sie schließlich digitalisieren zu können. Anlass war, dass der seinerzeit neu gewählte Bürgermeister beim Amtsantritt eine Gemeindeverwaltung antraf, die fast ausschließlich auf Basis papiergestützter Akten arbeitete – mit Vorgängen, die effizienter hätten sein dürfen. Bürgermeister und Co-Autor Johannes Schurr, damals 29 Jahre, war zuvor bei der Sparkasse in der Region beschäftigt und ist entsprechend digital affin. Als Externer konnte er seine Erfahrungen aus der Bankenwelt mitbringen, einer Branche, die im Hinblick auf IT und Digitalisierung gegenüber der Verwaltung rund zehn Jahre Vorsprung hat.

Spraitbach steht wie viele andere kleine Kommunen vor drei Problemen: Erstens hat die Gemeindeverwaltung nur wenige Mitarbeitende, die aber wiederum eine Vielfalt an Aufgaben erfüllen müssen. Zweitens ist sie bei wichtigen Vorhaben stark von übergeordneten Behörden wie dem Landratsamt abhängig, das zum Beispiel für das Baurecht und den Straßenverkehr zuständig ist. Drittens ist die Gemeinde darauf angewiesen, mit externen Dienstleistern, beispielsweise Architektinnen und Architekten sowie Ingenieurbüros, umfassend zusammenzuarbeiten.

Prozesse vereinheitlichen und optimieren

Zunächst wurde in der Gemeindeverwaltung Spraitbach eine Reihe interner Prozesse identifiziert, die umstrukturiert werden mussten, weil sie bis dahin weder standardisiert noch effizient abliefen. Diese Prozesse erstrecken sich vom internen Berichtswesen unter den Ämtern über die interne Kommunikation und Arbeitsorganisation bei den Beschäftigten bis hin zum Steuern der Mitarbeitenden sowie den Aufgaben des Bürgermeisters. Gerade in seinen ersten Amtsjahren war Bürgermeister und Co-Autor Schurr permanent mit Überlegungen beschäftigt, wie bestimmte Prozesse anders laufen könnten, sich dies umsetzen lässt und welche digitalen Lösungen es jeweils dafür gibt.

Zu den ineffizienten Prozessen zählten beispielsweise die internen Berichte über die Arbeitszeit von Bauhofbeschäftigten an den Kämmerer, die noch handschriftlich eingetragen wurden. Wenig effizient zeigten sich auch die Vorgänge bei einem Bauvorhaben. Bürgermeister und Bauamtsleiterin kostete es viel Zeit, sich in der E-Mail-Kommunikation einen Überblick zu verschaffen und die nächsten Schritte anzugehen.

Transparenz über Aufgabenstatus und teamübergreifende Zusammenarbeit

Schnell war erkennbar, dass Spraitbachs Bürgermeister eine Form von Aufgabenmanagement benötigt. Denn in einer kleinen Gemeinde haben Bürgermeisterinnen und Bürgermeister enorm viele verschiedene Aufgaben. Dabei müssen sie überblicken können, wie der letzte Stand bei der jeweiligen Aufgabe ist. Weil jedoch der Gemeindeverwaltung Spraitbach das im E-Mail-System Microsoft Outlook vorhandene Aufgabenmanagement hierfür zu wenig flexibel und dokumentationsfähig erschien, sah man sich nach Alternativen um. 

Da eine Lösung benötigt wurde, um in der Verwaltung kollaborativ arbeiten zu können, lag der Fokus auf einem Tool für Projektmanagement. Denn Aufgabenmanagement, kollaboratives Arbeiten und Projektmanagement gehören zusammen.

Vorteile der Integration in Outlook

Nach dem Test vieler unterschiedlicher Tools fiel die Entscheidung auf die gleichnamige Anwendung des Herstellers InLoox, weil die Software aufgrund der Integration in Outlook als einzige Lösung alle Anforderungen an Transparenz, effiziente Kommunikation, Dokumentation und Zusammenarbeit erfüllt. Die Outlook-Integration hat zudem den Vorteil, dass Externe auch in den Projekten der Gemeinde mitarbeiten können, ohne das Tool selbst installieren müssen. Dies bedeutet unter anderem wenig Aufwand für Architektinnen und Architekten, Planungs- oder Ingenieurbüros.

Seit 2022 wird die Projektmanagement-Lösung vom Bürgermeister und dem Verwaltungsteam genutzt. 2024 erweiterte sich der Kreis der Nutzenden auch auf den Kindergarten. Zu den großen Projekten, die die Gemeinde Spraitbach mithilfe der Lösung umsetzt, zählt neben der Event-Planung eines Naturmarkts ganz aktuell der Neubau des Feuerwehrhauses (siehe Abbildung).

Wie Projekte in Spraitbach nun laufen

Die Projekte der Gemeinde Spraitbach sind sehr unterschiedlich und laufen jedes Mal anders ab. Entsprechend viel Auswahl muss die eingesetzte Projektmanagement-Software bieten. So können Anwendende aus verschiedenen nutzerspezifischen Ansichten auswählen, je nachdem, aus welcher Perspektive sie ihre Projekte organisieren. In der Praxis zeigt sich dies beim Start von Projekten. So beginnt etwa der Bürgermeister Projekte mit Kanban. Die Bauamtsleiterin, die in Zeitschienen denkt, startet mit einem sogenannten Gantt-Chart. Und das Team im Kindergarten beginnt meistens mit einem Brainstorming, wofür die Mindmap ideal ist, zum Beispiel, um Veranstaltungen zu organisieren. In der Software werden die verschiedenen Perspektiven der Anwendenden dann zusammengeführt, etwa für Besprechungen. Anschließend können alle Nutzende in der Kommune wieder in ihrer bevorzugten Ansicht weiterarbeiten.

Ämterübergreifend arbeiten und Freiräume schaffen

Die neuen projektorientierten Arbeitsweisen in der Verwaltung können Aufbruchstimmung entstehen lassen. Projektmanagement in Kommunen kann den Beschäftigten dabei helfen, ämterübergreifend zu arbeiten und die gewonnene Flexibilität für neue Lösungswege zu nutzen. Das ist eine der Voraussetzungen für die Digitalisierung.

Wenn Mitarbeitende in der Verwaltung Prozesse verschlanken, vereinfachen oder komplett aus der Hand geben, bedeutet dies nicht, dass die Beschäftigten sich damit überflüssig machen. Sobald sie Prozesse optimiert haben, können sie sich auf ihre eigentlichen und neue Aufgaben konzentrieren, die wirklich der Bevölkerung nutzen. Erzielen lässt sich dies, indem in der Kommune etwa das Prozess-Know-how ihrer Beschäftigten dokumentiert und digitalisiert oder aus Abläufen wiederverwendbare Vorlagen erstellt werden, die andere Personen weiter nutzen können. Dadurch können Kommunen auch dem drohenden Fachkräftemangel entgegenwirken. 

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