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29.11.2021 | Verwaltungsmanagement | Nachgefragt | Onlineartikel | In Kooperation mit: Bund Deutscher Unternehmensberater e.V.

Wie wird das Fundament für den Erfolg eines Beratungsprojektes gelegt?

Autor:
Peter Krolle
2:30 Min. Lesedauer

Eine präzise Projektausschreibung ist das Fundament für den Erfolg eines Projektes. Es ist die Voraussetzung dafür, die richtige Beratung für die ausgeschriebene Aufgabe zu finden. 

Kaum war am 26. September gewählt, wimmelte es von guten Ratschlägen an die neue Bundesregierung. Nun müsse die neue Regierung dieses tun und jenes lassen, hier nachhelfen, dort regulieren. Rezepte zur Bewältigung der aktuellen Krisen wurden ausgebreitet, bevor die neue Koalition ihr Farbspektrum bestimmt hätte. 

Allzu oft verbergen sich hinter diesen Veröffentlichungen Einzelinteressen, die im Wahlkampf nicht oft genug artikuliert wurden. Guter Rat kommt nicht ungefragt. Gute Beratung löst Probleme, die der Auftraggeber adressiert. Offensichtlich gibt es Herausforderungen in der öffentlichen Verwaltung, wie zum Beispiel OZG-Umsetzung, Verwaltungsdigitalisierung, Reorganisation der Verwaltung, die auch die neue Regierung mit Beratern angehen wird.

Wachsender Bedarf

Verfolgt man das Ausschreibungsgeschehen im öffentlichen Sektor, so scheint der Bedarf seit einigen Jahren massiv gestiegen zu sein. Über mehrere Jahre werden zum Teil zweistellige, manchmal sogar dreistellige Millionenbeträge beauftragt. Schon heute ist absehbar, dass nicht jeder Auftrag erfolgreich sein wird – mal leidet der Auftraggeber, mal der Auftragnehmer. So, wie man fragen darf, was eine gute von einer schlechten Beratung unterscheidet, sollte man sich auch Gedanken darüber machen, was einen erfolgreichen Auftraggeber ausmacht. 

Das Fundament für den Erfolg eines Projektes wird bereits vor der Ausschreibung gelegt. Die präzise Beschreibung der Ausgangslage und des zu lösenden Problems ist eine Voraussetzung für die Qualität der Beratungsleistung. Die realistische Einschätzung der eigenen Kapazität und Kompetenz sowie der Fähigkeiten und Grenzen der Beraterin beziehungsweise des Beraters bestimmen den Auftragsgegenstand. 

Für jede Aufgabenstellung gibt es mehr als eine/n geeignete/n Beraterin beziehungsweise Berater. Wettbewerbliche Auswahl eines Beratungshauses mit guten Referenzen (Markterkundung der einschlägig erfahrenen Beraterinnen und Berater ist zulässig) führt zum geeigneten Partner. Nicht nur die Referenzen des Unternehmens, sondern auch die Qualifikation des eingesetzten Personals sind ausschlaggebende Kriterien. Wer nur selten mit Beraterinnen und Beratern zusammenarbeitet, kann sich bei der Erstellung einer Projektskizze und der Durchführung des Beschaffungsverfahrens extern unterstützen lassen. Auch gibt es geeignete Leitfäden (vgl. zum Beispiel BDU-Leitfaden zur Unterschwellenvergabe), die Licht ins Dunkel bringen.

Transparenz, Kommunikation und Reflexion

Transparenz, aktive Kommunikation, kritische Reflexion und ein gehöriges Maß an Ambiguitätstoleranz im Projekt verhindern enttäuschte Erwartungen. Die Feststellung der Zielerreichung, eine wirtschaftliche Nachbetrachtung und der Wissenstransfer in die eigene Organisation runden den Projekterfolg ab. So könnten mehr Aufträge an Unternehmensberatungen durch den Erfolg des Auftraggebers gekrönt werden. Dieser Erfolg entzieht Beraterinnen und Berater sowie Auftraggeber der Kritik.

Dieser Beitrag ist erschienen in der innovativen Verwaltung 12/2021.

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