Über den aktuellen Umsetzungsstand der E-Rechnung, die aktuellen Herausforderungen und die Akzeptanz bei den Unternehmen spricht Ivo Moszynski, Leiter des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), im Interview.
Wie weit sind die Bundesländer mit der der Umsetzung der E-Rechnung?
Ivo Moszynski: Seit 18. April 2020 müssen nahezu alle öffentlichen Auftraggeberinnen und Auftraggeber in Deutschland elektronische Rechnungen annehmen. Der verpflichtende Versand von E-Rechnungen gilt nach heutigem Stand für Lieferanten des Bundes und der Bundesländer Bremen, Baden-Württemberg, Hamburg und Saarland. Die Länder Mecklenburg-Vorpommern und Hessen folgen mit der verpflichtenden Rechnungsstellung in den nächsten beiden Jahren.
Welche Herausforderungen sind aktuell noch zu meistern?
Die unterschiedlichen Rechnungseingänge von Bund und Ländern unterliegen der kontinuierlichen Weiterentwicklung. Daneben werden auch die in Deutschland geltenden E-Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD regelmäßig verbessert. Darauf müssen Rechnungssteller, Serviceprovider und Rechnungsempfänger regelmäßig reagieren, damit der elektronische Rechnungsstellungsprozess den Präferenzen der Rechnungsempfänger entsprechend abläuft und die Zustellung der E-Rechnung gewährleistet werden kann.
Seit November 2020 ist die XRechnung in Bundesbehörden Pflicht. Wie sieht die Bilanz bisher aus?
Die Rechnungsstellung erfolgt über die Rechnungseingangsplattformen ZRE und OZG-RE und funktioniert inzwischen weitestgehend reibungslos. Die E-Rechnung im Format XRechnung kann über verschiedene Wege erstellt und übermittelt werden. Sie kann beispielsweise mithilfe einer Rechnungsschreibungssoftware eines Serviceproviders erstellt und darüber an die Rechnungseingangsportale übermittelt werden. Alternativ können E-Rechnungen auch direkt im Rechnungseingangsportal der Verwaltung erstellt und eingereicht werden.
Wie bewerten Sie die Akzeptanz und den Umsetzungsstand von elektronischen Rechnungen aufseiten der Lieferanten, beispielsweise Unternehmen?
Der Anteil der elektronischen Rechnung in Deutschland beträgt derzeit circa 34 Prozent. Die Frage ist, warum viele Unternehmen die E-Rechnung noch nicht vollumfänglich eingeführt haben, obwohl sie zahlreiche Vorteile bietet. Dazu gehören unter anderem Effizienzgewinne durch die Automatisierung der Buchhaltung. die Beschleunigung der internen Freigabeprozesse, eine höhere Transparenz für die Unternehmerinnen und Unternehmer. Um diese Vorteile nutzen können, ist allerdings initial eine Anpassung der Tools und Prozesse notwendig. Hier gibt es aufseiten der Wirtschaft nach wie vor Nachholbedarf.
Viele Lieferanten, die E-Rechnungen an die Verwaltung stellen müssen, haben ihre Prozesse inzwischen auf die Bedürfnisse der öffentlichen Verwaltung angepasst, sind aber beim Versand von E-Rechnungen an andere Geschäftspartnerinnen und -partner deutlich zurückhaltender. Mangels zentraler Vorgaben besteht für viele Unternehmen nicht die notwendige Sicherheit für eine grundsätzliche Umstellung auf die E-Rechnung. Dabei ist es gerade wichtig, dass von Anfang an ein ganzheitlicher Lösungsansatz angestrebt wird und der E-Rechnungsprozess nicht als Parallelprozess implementiert wird.
Dieses Potenzial gilt es, in Deutschland zu heben. Die Einführung eines elektronischen Meldesystems kann in diesem Kontext einen signifikanten Beitrag leisten. Denn damit lässt sich die aktuell größte Herausforderung – die Komplexität der verschiedensten Anforderungen bei den unterschiedlichsten Wirtschaftsteilnehmern bezüglich Datenformate und Zustellkanäle – lösen.
Lesen Sie das ganze Interview in der innovativen Verwaltung 5/2022.