Wann Projekt-KI ihr Potenzial ausspielt

Projekte im öffentlichen Sektor sind durch einmalige Rahmenbedingungen und hohe Komplexität geprägt, da sie von politischen, rechtlichen, sozialen und infrastrukturellen Faktoren abhängen. Beispiele sind der Bau neuer Verkehrsinfrastruktur, Gesetzgebungsverfahren, Stadtentwicklungsprojekte oder groß angelegte Digitalisierungsinitiativen. Neben ihrer Einmaligkeit sind diese Projekte von schwer vorhersehbaren, dynamischen Einflussfaktoren bestimmt.

KI entfaltet ihre Stärken vor allem dort, wo regelbasierte, repetitive Abläufe automatisiert werden können. In einmaligen Projektsituationen fehlen jedoch oft ausreichende Vergleichsdaten, um verlässliche Muster zu erkennen und fundierte KI-gestützte Entscheidungen zu treffen. Zudem erfordern solche Vorhaben Flexibilität, Kreativität und strategische Weitsicht, die über reine Datenanalysen hinausgehen. Neuere KI-Entwicklungen zeigen jedoch, dass sie auch bei der Analyse von Zukunftsszenarien hilfreiche Unterstützung bieten können. Konkret ist der KI-Einsatz bei öffentlichen Projekten in zwei Bereichen sinnvoll:

Automation - Effizienz durch Übernahme von Routinen: Auch einmalige Projekte enthalten zahlreiche repetitive Abläufe, die sich standardisieren lassen - etwa Kommunikation, Stakeholdermanagement, Planung, Budgetierung, Risikomanagement, Genehmigungsprozesse, Ausschreibungen, Berichtswesen und Dokumentation. Selbst in einzigartigen Großprojekten wiederholen sich Arbeitsschritte wie die Bearbeitung von Förderanträgen, Abstimmungen mit Behörden oder die systematische Dokumentation von Fortschritten. Hier spielt KI ihre Stärken aus: Prozessautomation entlastet Verwaltungsmitarbeitende, reduziert Fehleranfälligkeit und beschleunigt Abläufe.

Trotz ihrer Möglichkeiten gibt es Bereiche, in denen KI den Menschen nicht ersetzen kann - insbesondere Tätigkeiten, die ethisches Verständnis, persönliche Interaktion, situatives Handeln in komplexen Situationen und strategische Intuition erfordern. So setzt der Dialog mit Bürgerinnen und Bürgern, politischen Entscheidungsträgerinnen und -trägern oder Projektbeteiligten Empathie, diplomatisches Geschick und spontane Reaktionen voraus. Die Einbindung sozialer, emotionaler und politischer Faktoren macht es schwierig, Verhandlungen oder Gesetzgebungsverfahren KI-gesteuert abzuwickeln. Ebenso erfordern unvorhersehbare Entwicklungen, komplexe Konflikte und ethische Dilemmata schnelle, kontextabhängige Entscheidungen, die nur durch Erfahrung, Reflexion und interdisziplinäre Abstimmung getroffen werden können.

KI in öffentlichen Projekten bietet vielversprechende Möglichkeiten - doch wie lässt sich ihr Nutzen objektiv messen? Statt nur theoretisch über Potenziale zu diskutieren, werden klare Kriterien und Kennzahlen benötigt, um Effizienzsteigerungen, Kostenreduktionen oder qualitative Verbesserungen nachweisbar zu machen:

Doch so wichtig Messbarkeit ist - sie bleibt komplex. Viele Einflussfaktoren lassen sich nur schwer isolieren. Effizienzsteigerungen oder Kostenreduktionen sind selten allein auf KI zurückzuführen, da oft parallel Prozessveränderungen oder organisatorische Anpassungen erfolgen. Hinzu kommt, dass nicht alle Faktoren in klaren Zahlen erfasst werden können. Aspekte wie Akzeptanz, Vertrauen oder Beziehungsqualität sind schwer messbar, obwohl sie entscheidend für den Erfolg von KI-Anwendungen sind. Zudem entfalten manche Effekte ihre Wirkung erst über Jahre - etwa die nachhaltige Verbesserung der Verwaltungsleistung oder ein gesteigerter Innovationsgrad.

Generell und gerade wegen der Grenzen der Technologie und der Messbarkeit ihres Potenzials gilt: Der KI-Einsatz sollte nicht dem Zufall überlassen werden, sondern strategisch erfolgen. Ein systematisches, organisationsweites Portfoliomanagement sorgt dafür, dass Projekte strategiekonform ausgewählt und effizient umgesetzt werden. Ohne gezielte Steuerung bleibt die Bewertung von Optimierung und Potenzialen oft vage - denn ohne klare Ziele lassen sich Erfolge nur schwer quantifizieren. Insbesondere beim Einsatz von KI in öffentlichen Projekten zeigt sich, dass ihr Nutzen davon abhängt, wie systematisch Projekte verwaltet werden. Eine zentrale Steuerung durch ein Project Management Office (PMO), einheitliche Bewertungskriterien und eine klare Strategie maximieren den Mehrwert der KI-Nutzung. Ein einheitlicher Projektmanagement-Standard ist entscheidend für die übergreifende Nutzung von KI. Bereits eine standardisierte Dokumentenablage schafft Mehrwert, da Automatisierung - eine grundlegende Leistung der KI - erst mit vorhergehender Standardisierung ihr volles Potenzial entfalten kann. Strategisches Portfoliomanagement stellt sicher, dass KI nicht isoliert, sondern gezielt und nachhaltig in öffentlichen Projekten genutzt wird.

Der erfolgreiche Einsatz von KI in öffentlichen Projekten erfordert eine strukturierte, aber flexible Herangehensweise. Anstatt direkt auf groß angelegte Veränderungen zu setzen und sich dabei zu überfordern, ist es sinnvoll, iterativ, also schrittweise, vorzugehen. Agile Methoden ermöglichen es, neue Technologien zunächst zu testen, ihre Wirksamkeit zu evaluieren und sie anschließend gezielt zu skalieren. Pilotprojekte helfen dabei, Vertrauen innerhalb der Organisation aufzubauen, erste Erkenntnisse über den praktischen Nutzen von KI zu gewinnen und Herausforderungen frühzeitig zu identifizieren. So können Fehlerquellen minimiert und Erfolgsfaktoren für die breitere Einführung herausgearbeitet werden. Die erfolgreiche Implementierung von KI erfordert zudem interdisziplinäre Teams, die unterschiedliche Perspektiven einbringen. Die enge Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen, IT-Spezialistinnen und -Spezialisten, Datenschutzbeauftragten sowie Juristinnen und Juristen stellt sicher, dass technische, organisatorische, rechtliche und ethische Fragestellungen umfassend berücksichtigt werden. Last, but not least ist die Skalierbarkeit entscheidend: Erkenntnisse aus erfolgreichen Pilotprojekten und deren KI-Nutzung sollten verwendet werden, um KI-Anwendungen gezielt auf weitere Projekte und Bereiche auszuweiten. Dadurch entsteht ein Mehrwert, der über Einzelprojekte hinausgeht und langfristig die Effizienz und Qualität öffentlicher Vorhaben steigert.

Damit KI in öffentlichen Projekten ihr Potenzial entfalten kann, wird eine strukturierte Herangehensweise benötigt. Die Technologie sollte nicht als Selbstzweck, sondern gezielt dort eingesetzt werden, wo sie einen konkreten Mehrwert für die Projektarbeit schafft. Dafür sind folgende vier Schritte zielführend (siehe Grafik Seite 22):

Schritt 3: Bewertung der Machbarkeit und des zielgerichteten Nutzens: Nach der Identifikation relevanter Einsatzbereiche folgt die Machbarkeitsprüfung. Dabei müssen rechtliche Vorgaben, Datenverfügbarkeit, geeignete KI-Tools und vorhandenes Know-how berücksichtigt werden. Zugleich sollte der konkrete Nutzen für Projekte messbar formuliert werden:

Und das Fazit? Wann immer von Potenzial die Rede ist, lohnt es sich, genau hinzuschauen: Welches unausgeschöpfte oder noch nicht realisierte Leistungsvermögen ist eigentlich gemeint und an welchen Zielen wird es gemessen? Denn ungesteuerte Einzelinitiativen werden nicht automatisch dazu führen, dass sich ein echter Mehrwert entfaltet. Wie schon Aristoteles sagte: „Das Ganze ist mehr als die Summe seiner Teile.“ Erst wenn der Einsatz von KI in Projekten strategisch gesteuert und anhand eines klaren Projektportfolios ausgerichtet wird, kann ihr volles Potenzial gehoben werden. Nicht isolierte Ansätze, sondern ein gezieltes Zusammenspiel aus Strategie, Standardisierung und agiler Umsetzung führt zu echtem Mehrwert und realisiertem Leistungsvermögen - aka Potenzial.