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01.09.2014 | Wirtschaftsrecht | Interview | Onlineartikel

Mit Zeitmanagement leistungsfähig bleiben

Autor:
Sylvia Meier

Springer-Autor Dr. Jochen Theurer beschreibt im Interview, warum übliche Zeitmanagement-Techniken in Kanzleien nicht funktionieren und welche Zeitfresser das Thema so schwierig machen.

Springer für Professionals: In Ihrem Buch "Zeitmanagement für Rechtsanwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer" haben Sie sich auf Zeitprobleme in Kanzleien spezialisiert. Wie kam es dazu? Gelten hier andere Regeln als in anderen Branchen?

Dr. Jochen Theurer: Ich kenne viele Kolleginnen und Kollegen, die wegen langer Arbeitszeiten gestresst und unzufrieden sind. Schon in den Dreißigern zeigen sich die ersten körperlichen Beschwerden. Doch die „normale“ Zeitmanagement-Techniken funktionieren in einer Kanzlei nicht ohne Weiteres. Denn:

  • Standesregeln und gesetzliche Fristen sollen eingehalten werden.
  • Der wirtschaftliche Druck ist enorm.
  • Über allem thront das Mantra: "Der Mandant zuerst!"

Um die Leistungsfähigkeit zu steigern und das Wohlbefinden zu erhöhen muss man deshalb die Zeitmanagement-Strategien individuell auf die konkreten Bedürfnisse des jeweiligen Rechtsanwalts, Steuerberaters oder Wirtschaftsprüfers anpassen. Welche Möglichkeiten (und Grenzen) es dabei gibt, zeige ich meinem Buch.

Aus Ihrer Erfahrung: Gibt es typische Zeitfresser?

Der häufigste und größte Zeitfresser in fast allen Kanzleien sind die ständigen Unterbrechungen. Das betrifft vor allem E-Mails und spontane Anfragen von Mandanten, Kollegen und Vorgesetzten. Wer immer wieder aus seiner Arbeit gerissen wird, verliert Zeit und Konzentration. Man ist den ganzen Tag beschäftigt und stellt abends fest, dass man fast nichts richtig fertig gemacht. Das ist auf Dauer ziemlich anstrengend und frustrierend.

Inwiefern kann Zeitmanagement Ihrer Ansicht nach zur Burnout-Prävention beitragen?

Durch ein individuelles Zeitmanagement gewinnen Sie die Kontrolle über Ihre Zeit (zurück). Sie haben dauerhaft das gute Gefühl, alles im Griff zu haben. Das senkt den Stresspegel deutlich. Wer Herr über seine Zeit ist und weiß, was ihm wichtig ist, bekommt in der Regel keinen Burnout.

Warum tun wir uns beim Thema Zeitmanagement oft so schwer? Fehlt uns hier das Wissen?

Das ist natürlich eine der Ursachen. Hinzu kommt, dass es in Kanzleien kaum positive Vorbilder gibt. Wer macht sich schon systematisch Gedanken, ob und wie man regelmäßig anfallende Aufgaben und Tätigkeiten effizienter ausführen kann? Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Vielfach herrscht die Auffassung vor, dass sich in diesem Bereich einfach nichts ändern lässt.

Sie plädieren in Ihrem Buch für Selbstmotivation als Schlüssel zum Erfolg. Was ist damit gemeint?

Es bringt nichts, sich nur theoretisch mit Zeitmanagement zu beschäftigen - mal schnell ein Buch lesen oder ein Seminar besuchen. Man muss es auch umsetzen. Und das fällt vielen Rechtsanwälten, Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern extrem schwer. Häufig stecken dahinter Ängste und Zweifel: Funktioniert das wirklich? Was werden die Kollegen sagen? Werden die Mandanten das akzeptieren? Verbaue ich mir damit meine Karriere? Doch hinter all diesen Einwänden steckt eine positive Absicht. Wenn man herausfindet, wie man diese positive Absicht auf andere Weise sicherstellen kann, fällt es viel leichter, eine individuell passende Zeitmanagement-Strategie auch tatsächlich anzuwenden. Und dabei sind effektive Motivationstechniken eine große Hilfe.

Gerade in der Berufsgruppe der Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer gibt es oft gesetzliche Termine, die auch mal unter großem Zeitdruck erfüllt werden müssen. Welchen Tipp geben Sie hier? Wie kann man mit solchen Situationen am besten umgehen?

Zunächst: Zeitmanagement verhindert nicht jeden Fall von Stress und Zeitdruck. Es gibt Situationen, in denen muss es einfach schnell gehen. Wer jedoch regelmäßig ein „Fristenproblem“ hat, sollte genau untersuchen, woran das liegt. Woher kommt der Zeitdruck? Beschäftige ich mich immer lange mit den kleinsten Details, die sich auf das Ergebnis gar nicht wesentlich auswirken? Schiebe ich Fristen immer wieder vor mir her? Bekomme ich notwendige Informationen von Kollegen oder Mandanten nicht rechtzeitig? Oder ...? Dabei kommt es immer auf den jeweiligen Einzelfall an. Anschließend stellt sich die Frage: Wie kann ich das ändern?

Wie erreicht man eine gesunde Work-Life-Balance?

Machen Sie sich klar, dass Ihre Arbeits- und Lebenszeit begrenzt ist. Fragen Sie sich: Was möchte ich in meinem Leben (noch) erreichen? Wie wird mein Leben in 5, 10, 20 Jahren sein, wenn ich so weitermache wie bisher? Ein individuelles Zeitmanagement hilft Ihnen, für jeden Lebensbereich so viel Zeit zu haben, dass Sie Ihre wichtigen Ziele verwirklichen können. Beispiel Gesundheit: Dieser Bereich wird von den meisten als Schicksal empfunden, auf dass man keinen Einfluss hat. Aber das stimmt nicht. Man kann viel tun, um sein ganzes Leben lang leistungsfähig, aktiv und ohne Schmerzen zu sein. Doch das kostet Zeit und die muss man sich nehmen. Ob ich eine gesunde Work-Life-Balance habe, ist deshalb letztlich immer eine Frage meiner persönlichen Prioritäten. Was ist mir wirklich wichtig?

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