E-Mails sind ein alltägliches Kommunikationsmittel in Unternehmen.
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In vielen Unternehmen wird alltäglich mit E-Mails kommuniziert. Und häufig erfolgt diese Kommunikation heute auch per Smartphone, Tablet oder per Laptop. Doch wer denkt beim Versenden einer Nachricht an gesetzliche Aufbewahrungspflichten?
Wohl die Wenigsten. Und genau hier lauern Stolpersteine. Denn es gibt gesetzliche Vorgaben, die die Aufbewahrung bestimmter Nachrichten verlangen. So beschreiben z. B. die Springer-Autoren Thorsten Brand, Stefan Groß, Ivo Geis, Bernhard Lindgens und Bernhard Zöller „Die E-Mail-Kommunikation ist zu archivieren, wenn sie als Handelsbrief zu bewerten ist.“
Als Handelsbriefe gelten nach § 257 HGB Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen. Eine Definition, die in der Praxis sehr schwer umzusetzen ist. Betrifft nicht die gesamte Korrespondenz eines Unternehmens ein Handelsgeschäft? Doch was, wenn eine Mail privater Natur ist? Wie kann man das selektieren? Und wie sollen diese Nachrichten aufbewahrt werden? Die Autoren weisen darauf hin: „Die rechtlichen Anforderungen zur Aufbewahrung von E-Mails sind technikneutral.“ Doch ein Unternehmen muss sich Gedanken machen, mit welchem Ansatz es die relevanten E-Mails speichern möchte.
5 Varianten zur Archivierung von E-Mails
Die Autoren erläutern, welche Anforderungen für die Zwecke der Aufbewahrungspflicht erfüllt sein müssen. Bei der systematischen Umsetzung in der Praxis stellen die Autoren 5 Varianten vor und weisen auch auf die heweiligen Vor- und Nachteile hin.
| Variante | Umfang der Archivierung | Entscheidungsinstanz | Beispiele |
| 1 | Alles archivieren | Globale Einstellung: ALLES | Archivierung des E-Mail-Journales des E-Mail-Servers, Einsatz von E-Mail-Appliances |
| 2 | Regel-basierte Untermenge im Archivsystem | Vordefinierte Regeln | Alle Objekte der E-Mail-Adressen der Buchhaltungs-Mitarbeiter |
| 3 | Selektive Ablage im Archivsystem | Endanwender | Manuelles Indexieren und Ablegen von steuerrelevanten E-Mails in elektronische Aktenstrukturen |
| 4 | Ablage im E-Mailsystem | Endanwender | Manuelles Umsortieren im E-Mail-System |
| 5 | Ausdruck | Endanwender | Selektiver Ausdruck der relevanten E-Mails |
(Tabelle aus "Steuersicher archivieren - Anwendungsfall: E-Mail-Kommunikation" S. 98)
Für die Praxis empfehlen die Autoren eine Kombination aus der Variante 1 und 3. So sollten die Sachbearbeiter die E-Mails mit Aktenbezug in elektronischen Akten ablegen, wo diese fachlich auch hingehören. Zusätzlich empfehlen die Autoren die vollständige Archivierung von E-Mails, um im Zweifelsfall auf übersehene, plötzlich relevant gewordene, ausgehende, interne oder sonstige E-Mails zugreifen zu können.
Aufbewahrungsfrist
Wie lange sollten Mails aufbewahrt werden? Hier sagen die Autoren: „Bei der vollständigen Archivierung könnte man sich auf einen Zeitraum beschränken, der typischerweise nachweispflichtig ist, z. B. 3 bis 5 Jahre. Die Aufbewahrungsfristen der fachlich abgelegten E-Mails ergeben sich aus den Regeln des elektronischen Archivsystems für die dort definierten Aktenstrukturen.“