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Die Mehrzahl der Unternehmen versprechen sich vom Einsatz von Social Collaboration-Lösungen
strategische Vorteile. 73 Prozent streben eine Verbesserung der Unternehmenskultur an und knapp die Hälfte der Teilnehmer möchte mit ihrer Hilfe Produkt- und Prozessinnovationen fördern (47 beziehungsweise 43 Prozent). Dies sind die Kernergebnisse der “Ersten. Deutschen Social Collaboration Studie 2016“ des Fachgebiets Wirtschaftsinformatik der Technischen Universität Darmstadt in Zusammenarbeit mit der Unternehmensberatung Campana & Schott. Hierfür wurden Mitarbeiter aus 165 Unternehmen, größtenteils aus dem gehobenen Mittelstand sowie aus Großunternehmen, befragt. Drei Viertel der Befragten operieren nach Studienangaben an mehreren internationalen Standorten. 41 Prozent der Studienteilnehmer gehören zum oberen und mittleren Management und 58 Prozent haben ihr berufliches Tätigkeitsfeld außerhalb einer IT-Funktion.
Groupware-Systeme erlauben die Einbindung von Zulieferern in den Produktionsprozess
Zu den Klassikern unter den Social Collaboration-Lösungen gehören Groupware-Systeme wie Lotus Notes, Novell Groupwise, Beehive von Oracle und Microsoft Exchange. Groupware vereinfacht und verbessert nicht nur den Informationsfluss in Unternehmen, sondern erlaubt auch die Einbindung von Zulieferern in den Produktionsprozess Sie lassen sich grob nach drei verschiedenen Architekturarten unterscheiden:
- Bei der zentralen Architektur werden sämtliche Eingaben räumlich verteilter Benutzer an einen zentralen Rechner weitergeleitet und dort verarbeitet.
- Bei der verteilten Architektur befindet sich auf dem Benutzerrechner eine Kopie der Anwendung, weshalb alle Eingaben nicht zunächst an einen zentralen Rechner weitergeleitet werden müssen.
- Die hybride Architektur vereint dagegen die Vorteile der zentralen und der verteilten Architektur. Sie besitzt eine zentrale Instanz, erlaubt aber auch die direkte Kommunikation zwischen dezentralen Komponenten. Kritische Datenobjekte können auf dem Server verwaltet werden und damit konsistent bleiben, während die jeweiligen Replikanten eine individuelle Sicht darauf ermöglichen.
Weit verbreitet sind inzwischen auch die so genannten Gruppenunterstützungssysteme (Group Support Systems). Sie werden auch als “Elektronische Meetingsysteme“ (EMS) bezeichnet und mit passenden speziellen Werkzeugen zur Unterstützung von Online-Meetings und –Konferenzen eingesetzt.
Die Erwartungen an Enterprise Social Networks (ESN) werden in der Praxis oft nicht erfüllt
“In der digitalen Transformation setzen Unternehmen verstärkt Social Software ein, um positive Wirkungseffekte in den Bereichen Mitarbeiterzufriedenheit, Wissenstransfer, Innovationsdynamik, Produktivität oder Führungsakzeptanz zu erzielen“, schreiben Alexander Rossmann und Gerald Stei in ihrem neuen Buch “Enterprise Social Networks“ (kurz ESN). Zu den ESN-Systemen gehören etwa IBM Connections, Jive, Yammer oder Microsoft Sharepoint. Die letztgenannte Lösung wird häufig auch nach wie vor in die ältere Kategorie der Groupware-Systeme eingeordnet.
Diese noch relativ junge Software-Gattung soll die interne Kommunikation verändern, “einen ungebremsten Informationsfluss“ erlauben und “organisationale Silos“ überwinden. “Die Bedeutung von ESN für die Praxis ist hoch: Bereits 90 Prozent der Fortune-500-Unternehmen nutzen ESN und es ist davon auszugehen, dass deren Relevanz weiter ansteigt. Aus Sicht der Forschung bleibt festzuhalten, dass es sich bei sozialen Technologien um ein Kernphänomen des 21. Jahrhunderts handelt und das diese das Potenzial besitzen, die bestehenden Verhältnisse in Organisationen zu ändern“, schreiben die beiden Autoren auf Seite 18 des Buchkapitels “Enterprise Social Networks — Einführung in die Thematik und Ableitung relevanter Forschungsfelder“
Jedoch weisen die beiden Autoren auf Seite 6 auch darauf hin, dass die in ESN gesetzten Erwartungen in der Praxis oft nicht erfüllt werden:
Obwohl ESN in der Praxis weitreichend Anwendung finden und ihnen das Potenzial zugesprochen wird, die Arbeitspraxis in Unternehmen zu verändern bleibt festzuhalten, dass sich die erhofften Erfolge häufig nicht einstellen. Der Nutzungsgrad von ESN bleibt in der Praxis oftmals hinter den Erwartungen zurück und die Beteiligung der Mitarbeiter ist gering. […] Geringe Nutzungsgrade, mangelnde Einbindung in Geschäftsprozesse und unklare Wirkungszusammenhänge induzieren die Frage, ob sich eine Investition in ESN lohnt“.
Verständnis des Nutzerverhaltens ist ein zentraler Erfolgsfaktor
Nach den Worten von Rossmann und Stei handelt es sich bei ESN um variable Systeme, die eine Vielzahl von Nutzungsfällen abbilden. "Aus diesem Grund müssen entsprechende Lösungen in der Lage sein, sich auf die Bedürfnisse unterschiedlicher Nutzer einzustellen“, erläutern sie auf Seite 11. Auf der Basis einer ESN-spezifischen Literaturanalyse betonen die Springer-Autoren die Bedeutung der Anwendersicht als zentralen ESN-Erfolgsfaktor. Für ein besseres Verständnis über das Nutzerverhalten sei eine Differenzierung der Nutzergruppen sinnvoll. Die Buchautoren halten außerdem die Ausgestaltung der Einführungsphase für besonders wichtig, wobei auch “nach der technischen Einführung des ESN für Unternehmen die Notwendigkeit bestehe diese Systeme aktiv zu unterstützen, da deren Zielsetzung mit den bestehenden organisationalen Realität kollidieren kann“.