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12.04.2019 | Wissensmanagement | Im Fokus | Onlineartikel

Fünf Tipps für überzeugende Powerpoint-Präsentationen

Autor:
Dr. Andrea Hüttmann

Was sind die wesentlichen To Dos beim Erstellen einer guten Powerpoint-Präsentation? In Zeiten des Informations-Overload ist das eine schwierige Frage. Fünf grundlegende Tipps helfen dabei, mit Power Point zu punkten.

Der geübte Präsentierende beginnt mit konzeptionellen Gedanken auf Papier. Er konturiert sein Vorhaben zunächst mit dem Stift, indem er grundlegende Fragen präzise beantwortet. Es gilt zunächst zu entscheiden, ob eine Präsentation im weiteren oder engeren Sinne angestrebt wird. Die Präsentation im weiteren Sinne richtet sich an Teilnehmer eines Meetings oder einer Schulung. Diese erhalten die Folien zur Vor- und Nachbereitung, während die Zuschauer einer Präsentation im engerem Sinne uneingeweiht sind und nur den Zeitraum des Vortrags haben, um die Botschaft zu verstehen. Die Folien einer Präsentation im weiteren Sinne dürfen textlastig und müssen klar strukturiert sein. Sie werden gelesen und zugleich erklärt. Die Folien einer Präsentation im engeren Sinne müssen besondere Anforderungen erfüllen.

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Andrea Hüttmann liefert mit diesem essential eine praxisorientierte Anleitung für das Erstellen und Halten gelungener PowerPoint-Präsentationen. Eine Präsentation, so erläutert die Autorin, muss im Vorfeld gedanklich exakt umrissen werden.

1. Den Rahmen der Präsentation definieren

In einem zweiten Schritt ist es wichtig, sich zu vergegenwärtigen, wo, vor wem und in welcher Rolle präsentiert wird. Unterschiedliche Kontexte, Orte und Zuschauer verlangen unterschiedliche Rahmenbedingungen. Dessen sollten sich Vortragende bewusst sein und einige wesentliche Entscheidungen zu treffen: 

  • Welchen Wissenshorizont kann man voraussetzen? 
  • Welcher Tonfall und welche Ansprache sind adäquat, welches Folienlayout passend? 

Sehr wichtig ist es, die Kernbotschaft festzulegen, denn unabhängig von Länge und Komplexität muss es gelingen, eine Zielbotschaft in den Köpfen der Zuschauer zu platzieren. Diese hilft zudem dem Präsentierenden selbst bei der Selektion und Strukturierung des Materials sowie der Zuspitzung der Thesen. Abschließend sollte die angepeilte Wirkung der Präsentation definiert werden. Soll der Zuschauer überzeugt, motiviert, schockiert, zum Um- oder Nachdenken be- oder angeregt werden? Wichtig ist, sich für eine Wirkkomponente zu entscheiden, da diese die Anordnung der Thesen sowie den Anfang und das Ende des Vortrags maßgeblich beeinflusst. 

2. Eine logische Struktur und ein optisches Äquivalent entwickeln

Eine logische Struktur ist das A und O. Denn Zuschauer brauchen Orientierung, um Gedanken folgen zu können. Es gilt im Hinterkopf zu behalten, dass der Präsentierende stets einen großen Wissensvorsprung hat und von daher im Zweifelsfall mehr Orientierung bieten muss, als er für nötig hält. Um den Prozess der Strukturierung so gut wie möglich hinzubekommen, empfiehlt sich folgender Dreischritt: 

  1. Zunächst einmal ruft sich der Vortragende die bereits herausgearbeitete Kernbotschaft und die anvisierte emotionale Wirkung in Erinnerung – beide sind Leuchttürme, auf die schnurstracks zugesteuert werden muss. 
  2. Darüber hinaus wird die Materialsammlung geordnet, indem gefiltert, verschlankt, strukturiert und eine Agenda formuliert wird. 
  3. In einem dritten Schritt beginnt die Gestaltung eines optischen Struktur-Äquivalents. Dabei geht es darum, sich ein System auszudenken, welches dem Publikum kontinuierlich Orientierung bietet. So kann etwa die Agenda zu Beginn einmal vorgestellt und diese dann bei der Eröffnung eines jeden Gliederungspunkte erneut einblendet werden. Erledigtes kann abgehakt oder aktuell Behandeltes hervorgehoben werden. Auch ein auf jeder Folie stets sichtbarer Agenda-Balken ist hilfreich. Es gibt viele Möglichkeiten, Orientierung zu stiften. Die Faustregel lautet: Je einfacher das System, umso effektiver.  

3. Wirksame Folien gestalten

Wirksame Folien einer Präsentation im engeren Sinne zeichnen sich durch große Klarheit aus. Sie sind einfach, aber nicht simpel. Ihre Botschaft ist auf Anhieb zu verstehen. Sie helfen dem Zuschauer und stiften keine Verwirrung. Folgende Schritte machen dies möglich:

Ein ästhetisch zum Kontext passendes, schlichtes Layout, das dem Auge Orientierung bietet, ist wichtig.

Die Formulierung eines Action Title ist ratsam. Der Begriff stammt aus dem Kontext der Unternehmensberatung und meint vollständige Mini-Sätze, die die Hauptaussage einer Folie kurz und knapp zusammenfassen. Mittels eines Action Title wird der Zuschauer auf den ersten Blick mit der unmissverständlichen Botschaft der Folie konfrontiert und kann sich sogleich der jeweiligen Visualisierung zuwenden. So werden an bildhafte Darstellungen entworfen die dem Motto entsprechen. 

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Es gilt also, das Visualisieren von Text stark einzuschränken und die Kernaussage jeder Folie in eindeutige und schnell entschlüsselbare Bilder beziehungsweise bildhafte Darstellungen (sorgsam ausgewählte Fotos, detailgenau gestaltete Smart Arts, eigens gestaltete Schaubilder) zu übersetzen. 

Schließlich zeichnen sich effektive Folien durch optische Homogenität aus. Um diese herzustellen, sollte auf die symmetrische Anordnung von Elementen, auf Stilverwandtheit der bildhaften Darstellungen und auf Einheitlichkeit von Farben, Formen, Wortfeldern geachtet werden.

4. Geschichten erzählen

Die aneinandergelegten Action Title ergeben in Summe eine Story Line, die die logische Abfolge der präsentierten Inhalte darstellt. Abzugrenzen ist diese von einer potenziellen Geschichte, welche die Story Line zusätzlich in einen erzählerischen Kontext bettet und den Fakten Leben einhaucht sowie die Zuschauer emotionalisiert. Hierzu können zum Beispiel Sachverhalte auf Menschen und Unternehmen übertragen oder die Inhalte mit einer metaphorischen oder archetypischen Geschichte unterlegt werden. Beides verhilft zu mehr Aussagekraft und Eindringlichkeit. An beides wird sich später erinnert. 

5. Persönlich auftreten

Wer sein Publikum wirklich fesseln will, muss den imaginativen Vorhang, der den Präsentierenden und das Publikum zunächst trennt, herunterreißen. Dies gelingt, wenn der Vortragende seinem Publikum nahe kommt

  • physisch, indem er oder sie frei und ohne Rednerpult präsentiert
  • gedanklich, indem er das präsentierte Thema zu seinem eigenen macht: Was fasziniert? Warum brennt er oder sie für das Thema, das Produkt, den Sachverhalt? 

Der Präsentierende sollte Kontakt zu seinem Publikum aufnehmen, indem er Fragen stellt und Antworten einfordert. Durch die Gänge laufen und spüren, was die Präsentation mit den Zuschauern macht, ist ein probates Mittel. Nicht zuletzt muss der Präsentierende sein Publikum durch seine Präsentation führen, zum Moderator des Geschehens werden, ankündigen, abholen, das Wesentliche erläutern, Verständnis prüfen. Das i-Tüpfelchen einer effektiven Präsentation: Wie für ein Präsent eine passende Verpackung wählen und Anfang und Ende sorgsam gestalten. So kann das Publikum überrascht oder zu Komplizen werden, seine Neugierde kann geweckt, seine Bestürzung hervorgerufen werden. Viele Wege führen nach Rom, aber nur wenige zu einer gelungenen Präsentation.

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