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Über dieses Buch

Berufsgruppen wie Rechtsanwälte, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer, die Standesregeln oder hohem wirtschaftlichen Druck ausgesetzt sind, klagen häufig über Zeitprobleme. Doch die üblichen Ratschläge zum Thema Zeitmanagement helfen ihnen aufgrund der besonderen beruflichen Anforderungen meist nicht weiter. Zudem sind die Zeitprobleme so individuell, dass eine „allgemeine“ Strategie nicht passt. Hier setzt dieses Buch an: Es vermittelt Juristen, Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern das Wissen und erläutert die Werkzeuge, um selbständig Strategien für ihre persönlichen Zeitprobleme zu entwickeln und diese erfolgreich in ihrem beruflichen Alltag umzusetzen.

Inhaltsverzeichnis

Frontmatter

1. In einem unbekannten Land – Zeitmanagement in der Kanzlei

Stellen Sie sich vor, wie es wäre, wenn Sie Ihren Tag völlig selbstbestimmt gestalten können: Sie kommen gut gelaunt in die Kanzlei. Sie arbeiten konzentriert und effizient. Sie haben alles im Griff. Spontane neue Aufgaben bringen Sie nicht aus der Ruhe. Abends verlassen Sie die Kanzlei mit dem guten Gefühl, alle wichtigen Dinge erledigt zu haben. Jetzt haben Sie auch noch genügend Zeit für Ihre Familie, Freunde und Hobbys.
Jochen Theurer

2. Do It Yourself – Zeitprobleme selbstständig lösen

Allein durch das Lesen dieses Buches werden Ihre Zeitprobleme nicht verschwinden. Die Kenntnis der verschiedenen Techniken ist zwar eine notwendige Bedingung, aber noch nicht hinreichend. Entscheidend ist, dass Sie die für Ihre individuelle Situation passende Zeitmanagement-Strategie finden und in Ihrem beruflichen Alltag erfolgreich umsetzen.
Jochen Theurer

3. Wer den Hafen nicht kennt – Ziele setzen und erreichen

Ob Mahatma Gandhi, Nelson Mandela oder Thomas Edison – fast alle Menschen, die große Dinge im Leben erreicht haben, hatten eine genaue Vorstellung von dem, was sie wollten. Das gilt auch für den Bereich Zeitmanagement. Man erhöht die Wahrscheinlichkeit, effizienter zu arbeiten, weniger gestresst zu sein und mehr freie Zeit zu haben deutlich, indem man sich bewusst entsprechende Ziele setzt:
Jochen Theurer

4. 1, 2 oder 3 – Prioritäten setzen

Prioritäten zu setzen bedeutet, dass man sich für eine von mehreren zur Auswahl stehenden Alternativen entscheidet. Im Zeitmanagement betrifft das insbesondere folgende Situationen:
Jochen Theurer

5. Weniger Ablenkung – wer konzentriert ist, arbeitet besser

Konzentriert zu sein bedeutet, seine Aufmerksamkeit jeweils nur auf ein einziges Ziel zu richten. Wenn man nicht ständig mit seinen Gedanken abschweift oder dauernd unterbrochen wird, macht man weniger Fehler. Die Folge: Man erledigt Aufgaben schneller und erreicht seine Ziele früher.
Jochen Theurer

6. Das Navi durch den Tag – Zeitplanung

Planen bedeutet, sich zu überlegen, wie man ein bestimmtes Ziel am besten erreicht. Im Rahmen der Zeitplanung legt man daher fest, was man wann bzw. in welcher Reihenfolge macht. Das hat Vorteile: Mit einer geschickten Zeitplanung erledigen Sie Aufgaben meist schneller als wenn Sie den Zufall entscheiden lassen.
Jochen Theurer

7. „Aber das geht doch nicht…“ – Einwände integrieren

Mit den in diesem Buch vorgestellten Techniken kann man die meisten Zeitprobleme lösen oder zumindest erheblich lindern. Allerdings passiert in der Praxis häufig Folgendes: Man erfährt von einer Methode, findet sie ganz sinnvoll und denkt sich: Das probiere ich aus! Aber am nächsten Tag im Büro klappt es dann doch nicht. Plötzlich kommen die Bedenken: Kann das wirklich funktionieren? Was werden die anderen dazu sagen? Wie reagieren die Mandanten? Man grübelt und zweifelt und lässt es schließlich. Viele Rechtsanwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer haben nur und gerade deshalb so wenig Zeit, weil sie gar nicht erst damit anfangen, eine für sie passende Zeitmanagement-Strategie umzusetzen.
Jochen Theurer

8. Der Schlüssel zum Erfolg – Selbstmotivation

Um Ihre Zeit effizienter und effektiver zu nutzen, hilft es nicht, eine Zeitmanagement-Strategie nur zu kennen. Sie müssen sie auch anwenden. Das kann manchmal schwierig sein. Gerade wenn es dabei um Verhaltensänderungen geht, tut sich so mancher Rechtsanwalt, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer schwer. Denn Verhaltensänderungen sind kurzfristig oft anstrengend. Deshalb ist es nützlich, einige Strategien zu kennen, mit der man seine innere Einstellung beeinflussen kann.
Jochen Theurer

9. „Machen Sie das mal schnell fertig…“ – mit knappen Zeitvorgaben umgehen

Als Rechtsanwalt, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer bekommt man des Öfteren neue Aufgaben, die innerhalb eines knapp bemessenen Zeitraums erledigt werden sollen. Das kann die eigene Zeitplanung gehörig durcheinanderbringen und Stress verursachen.
Jochen Theurer

10. Vor Gericht und auf hoher See – Verhandlungstage produktiver nutzen

An Tagen mit Gerichtsverhandlungen ist man in der Regel weniger produktiv. Das liegt jedoch nicht in erster Linie an der reinen Dauer der Verhandlung. Sehr viel bedeutsamer ist aus Sicht eines Rechtsanwalts, dass bei einem Termin vor Gericht fast alles fremdbestimmt ist. Der Richter legt fest, an welchem Tag die Verhandlung stattfindet. Er leitet die Verhandlung und bestimmt, wann sie beginnt und wann sie endet. Als Rechtsanwalt weiß man daher im Voraus nie, wie lange der Termin dauern wird. Und das führt dazu, dass die restliche Zeit an Tagen mit Gerichtsverhandlungen häufig nicht optimal genutzt wird.
Jochen Theurer

11. Schneller ans Ziel – effizient Reisen

Als Rechtsanwalt, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer kommt es immer wieder vor, dass Sie reisen müssen – zu einem auswärtigen Gericht, zu einer Besprechung in einer anderen Stadt oder zur Prüfung beim Mandanten vor Ort. Das kann leicht zu Zeitproblemen führen. Denn an Tagen, an denen Sie reisen, sind Sie tendenziell weniger produktiv als an Tagen, die Sie komplett in Ihrem Büro verbringen. Die geringere Produktivität müssen Sie im Zweifel durch Mehrarbeit wieder ausgleichen. Das kann man als gegeben hinnehmen. Und wenn Sie Ihre Aufgaben trotzdem alle rechtzeitig erledigen, ist das auch kein Problem. Falls Sie jedoch die Tage, an denen Sie unterwegs sind, zeitlich besser nutzen möchten, gibt es auch hier passende Strategien. Der erste Ansatzpunkt ist, die für die Reise erforderliche Zeit zu minimieren. Dazu gehört zum einen die Zeit für die Planung und Vorbereitung der Reise. Hinzu kommt die Reisezeit, also die Zeit, die Sie benötigen, um von Ihrem Ausgangsort zum Ziel zu kommen und wieder zurück. Beides lässt sich optimieren.
Jochen Theurer

12. Zwischen Leerlauf und Überlastung – Eine gleichmäßigere Arbeitsauslastung erreichen

Die Auslastung von Rechtsanwälten, Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern unterliegt naturgemäß gewissen Schwankungen. Phasen, in denen relativ wenig zu tun ist, wechseln sich ab mit Phasen, in denen der Schreibtisch vor Arbeit überquillt. Solange das nicht überhandnimmt und nur gelegentlich vorkommt, ist das unproblematisch. Schwierig wird es jedoch, wenn sich Leerlauf und Überlastung regelmäßig abwechseln und man sich dadurch dauerhaft gestresst und unwohl fühlt oder auf Dinge verzichten muss, die einem wichtig sind. Dieses Problem betrifft häufig Rechtsanwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer, die alleine oder in kleinen Kanzleien tätig sind. Berufsanfänger sind davon öfter betroffen als alte Hasen. Aber auch in größeren Wirtschaftskanzleien gibt es in bestimmten Fachbereichen immer wieder Tage, an denen nicht viel zu tun ist und Tage, an denen man viel länger arbeiten muss als man eigentlich möchte. Das nervt, stresst, ist ärgerlich. Denn theoretisch ließe sich die gesamte Arbeit gut in der zur Verfügung stehenden Zeit erledigen – wenn die Arbeit gleichmäßiger verteilt wäre. So aber kämpfen Sie mit den Nachteilen: In Phasen der Überlastung verzichtet man auf Dinge, die einem wichtig sind, die sich in Leerlaufphasen aber nicht einfach nachholen lassen.
Jochen Theurer

13. E-Mail effizient nutzen

Als Rechtsanwalt, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer haben Sie wahrscheinlich jeden Tag mit E-Mails zu tun. Mit diesem Werkzeug kann man leicht und schnell kommunizieren und grundsätzlich viel Zeit sparen. Allerdings gibt es auch Umstände, die dazu führen, dass man durch E-Mails Zeit verliert. Das ist etwa dann der Fall, wenn man sein Ziel schneller mit einem anderen Kommunikationsmittel erreichen könnte.
Jochen Theurer

14. Telefonieren – konzentriert und effizient

Als Rechtsanwalt, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer führen Sie jeden Tag eine nicht unerhebliche Zahl von Telefongesprächen. Mit diesem Werkzeug kommunizieren Sie einfach und schnell und können Zeit sparen. Unter bestimmten Umständen können Sie durch Telefonieren aber auch Zeit verlieren. Das ist dann der Fall, wenn Sie Ihr Ziel schneller mit einem anderen Kommunikationsmittel erreichen.
Jochen Theurer

15. Besprechungen effizient abhalten

Als Rechtsanwalt, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer verbringen Sie wahrscheinlich relativ viel Zeit in Besprechungen. Mit diesem Werkzeug kann man bestimmte Themen effizienter und effektiver erledigen als mithilfe anderer Kommunikationsmittel. So lassen sich bei der Aushandlung eines komplexen Vertrages die strittigen Themen im Rahmen einer persönlichen Verhandlung meistens schneller lösen als durch den Austausch von Schriftsätzen. Besprechungen sind auch dann erste Wahl, wenn es darum geht, gemeinsam neue Ideen zu finden oder eine Entscheidung zu treffen. Allerdings gibt es auch Umstände, die dazu führen, dass man durch Besprechungen Zeit verliert. Das ist zum einen der Fall, wenn eine Besprechung kein konkretes Ziel hat.
Jochen Theurer

16. Gespräche effizient führen und souverän beenden

Als Rechtsanwalt, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer führen Sie täglich eine ganze Reihe von Gesprächen mit anderen Menschen. Im Rahmen eines persönlichen Gesprächs kann man viele Dinge leichter und schneller klären als in Schriftform. Allerdings gibt es auch Umstände, die dazu führen, dass man durch Gespräche unnötig Zeit verliert. Das ist dann der Fall, wenn ein Gespräch nur deshalb erforderlich ist, weil man im Vorfeld „unsauber“ gehandelt hat und es deshalb zu falschen Erwartungen oder Missverständnissen kommt.
Jochen Theurer

17. Durch Delegieren Zeit gewinnen

Als Rechtsanwalt, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer haben Sie wahrscheinlich des Öfteren mehr zu tun als Sie in der zur Verfügung stehenden Zeit sinnvoll bearbeiten können. In dieser Situation hilft eine bewährte Technik: Delegieren. „Delegieren“ bedeutet, dass man eine Aufgabe oder Tätigkeit von einer anderen Person erledigen lässt. Um dadurch möglichst viel Zeit zu gewinnen, sollte man ein paar Grundregeln beachten.
Jochen Theurer

18. Mandate effizient bearbeiten

Als Rechtsanwalt, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer machen Sie jeden Tag im Grunde dieselben Tätigkeiten: Akten bearbeiten, Schriftsätze erstellen und Informationen sammeln. Meistens denkt man nicht weiter darüber nach, welche Strategien man dafür benutzt. Irgendwann einmal hat man ein bestimmtes System entwickelt oder von einem Ausbilder, Kollegen oder Vorgesetzten übernommen und dann einfach beibehalten. Möglicherweise ist Ihr Vorgehen in diesem Bereich ja schon optimal. In der Regel gibt es jedoch immer bestimmte Abläufe, die man noch effizienter und effektiver ausführen kann. Da Sie diese Tätigkeiten jeden Tag ausüben, können Sie schon mit einer kleinen Verbesserung dauerhaft viel Zeit sparen. Das betrifft zum einen die Bearbeitung von Akten.
Jochen Theurer

19. Wenn der Anwalt selbst tippt – geschickte Organisation

Durch eine geschickte Organisation kann man als Rechtsanwalt, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer viel Zeit sparen. Das betrifft zum einen die „äußeren“ Faktoren, insbesondere den Standort der Kanzlei.
Jochen Theurer

20. Auf die Plätze, fertig… – nichts mehr Aufschieben

Menschen haben die Fähigkeit, Dinge aufzuschieben. Anders als Tiere können wir auf einen kurzfristigen Genuss verzichten, um dafür später einen größeren Vorteil zu erreichen. Das ist grundsätzlich sehr nützlich, denn nur wer aufschieben kann, erreicht auch langfristige Ziele.
Jochen Theurer

21. Nein sagen

Wer andere dazu bringt, eine Aufgabe zu übernehmen, muss das nicht selbst tun. Deshalb versuchen viele Menschen regelmäßig, Ihnen Aufgaben zu übertragen. Oft ist das für beide Seiten von Vorteil: Sie erledigen als Rechtsanwalt, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer für Ihre Mandanten deren rechtliche oder steuerliche Angelegenheiten schneller und besser als diese es jemals selbst tun könnten. Dafür erhalten Sie dann Ihr Honorar. In diesen Fällen kommt es zu einer Win-win-Situation. Daneben gibt es jedoch auch die Fälle, in denen man sich zu einer Aufgabe „überreden“ lässt. Eigentlich möchte man mit der Angelegenheit nichts zu tun haben, aber aus irgendeinem Grund lässt man sich dann doch breitschlagen.
Jochen Theurer

22. Konzentrationsfähigkeit und Stressresistenz steigern – mehr Synapsen durch Brainkinetik®

Das menschliche Gehirn ist ein extrem leistungsfähiger „Super-Computer“. Allerdings entstand es zu einer Zeit, in der die Lebensbedingungen der Menschen völlig anders waren als heute. Manche Eigenschaften des Gehirns, die vor 40.000 Jahren das Überleben unserer Vorfahren gesichert haben, wirken sich heute nachteilig auf die Tätigkeit als Rechtsanwalt, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer aus: Zum einen kann das Arbeitsgedächtnis nur relativ wenige Informationen gleichzeitig verarbeiten. Sobald man bei einer Tätigkeit unterbrochen wird, gehen die aktuell gespeicherten Informationen verloren und müssen nachträglich wieder zusammengesucht werden. Das kostet Zeit. Sogar viel Zeit, denn unser Gehirn ist für neue Reize sehr anfällig, sodass wir uns oft und gerne unterbrechen lassen. Doch mit jedem neuen Reiz steigt das Erregungsniveau. Irgendwann werden dadurch die höheren Funktionen der Aufmerksamkeit in unserem Gehirn gehemmt und bestimmte Gehirnbereiche einfach abgeschaltet. Dann kann man Störungen nicht mehr ausblenden und nur noch schlecht zwischen Wichtigem und Unwichtigem unterscheiden. Das Bewusstsein springt wahllos zu jedem neuen Reiz hin. Man schafft es nicht mehr, konsequent bei der Sache zu bleiben, die man eigentlich tun wollte. Stattdessen ist man immer weniger konzentriert und macht mehr Fehler. Es fällt immer schwerer, auf die abgespeicherten Informationen zurückzugreifen. Alles dauert länger. Wenn jetzt noch das Gefühl hinzukommt, die Kontrolle über die Situation zu verlieren, gerät man vollends in Stress. Dadurch steigt das Erregungsniveau weiter und man kommt in einen Teufelskreis.
Jochen Theurer

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