Die größten Zeitfresser der Chefs

Gibt es den dienstbeflissenen Helden im Chefsessel überhaupt oder ist es an der Zeit, mit einem Mythos aufzuräumen? Das suggeriert zumindest eine Langzeitstudie. Demnach ist eines gewiss: Manager haben ein miserables Zeitmanagement.

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Durchschnittlich sitzen Top-Manager 72 Prozent ihrer wöchentlichen Arbeitszeit in Meetings ab. Und davon gibt es reichlich zu absolvieren: Woche für Woche im Schnitt 37 Stück. Das sind Treffen, während denen "Arbeitnehmer mit den Füßen wippen, weil sie nicht zum Arbeiten kommen" kommentiert Journalistin Larissa Holzki in der "Süddeutschen Zeitung" die Ergebnisse von "The Leader's Calendar", einer Langzeitbeobachtung der Harvard Business School. 

Doch machen sich die vielen Sitzungstermine denn nicht auf dem Überstundenkonto bemerkbar? Keineswegs. Im Schnitt arbeiten hochdotierte Top-Manager 9,7 Stunden am Tag. Also kaum mehr als die übrige Belegschaft. Verglichen mit Angehörigen der freien Berufe, allen voran Werbeleuten und Beratern, oder Politikern falle das wöchentliche Arbeitspensum sogar eher moderat aus, meint die Journalistin. Ist das zu kritisieren oder lässt sich von den Gewohnheiten der Top-Manager sogar etwas lernen?

Chefs sind schlechte Zeitmanager

Vielleicht ist der Chef als Dauerschaffer am Ende nur eine gefällige Legende. Ob die Studienautoren, Nitin Nohria und Michael Porter, die Entmythologiseriung des CEO im Sinn hatten, als sie ihre zwölf Jahre umfassende Beobachtung von 25 männlichen und zwei weiblichen Führungskräften im Jahr 2006 starteten, ist sowieso nicht bekannt. Ihnen lag es daran, zu erforschen, wie Top-Führungskräfte mit ihrer Zeit umgehen, und wie sie das knappe und daher wertvolle Gut verteilen. Ihr Resümee ist inzwischen eindeutig ausgefallen: Führungskräfte haben ein miserables Zeitmanagement und verschleudern ihre Stunden mit Zeitfressern wie Mails und Meetings.  

Führung unter Dauerbeobachtung

Über einen Zeitraum von jeweils drei Monaten mussten die persönlichen Assistenten der Studienteilnehmer deren Aktivitäten im 15-Minuten-Takt protokollieren, 24 Stunden am Tag, werktags wie am Wochenende. Alle Chefs standen zum Zeitpunkt der Erhebung an der Spitze von Unternehmen mit mehr als 13,1 Milliarde Jahresumsatz. Insgesamt wurden rund 60.000 Stunden CEO-Lebenszeit erfasst. Nach Auswertung ihrer Daten bekannten sich die Studienteilnehmer durchweg dazu, dass Zeitmanagement zu den großen Herausforderungen im Job gehöre. So verbringen Top-Führungskräfte ihren Tag für gewöhnlich:

• CEOs arbeiten durchschnittlich 9,7 Stunden in der Woche. 
• Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt in der Regel 62,5 Stunden. 
• Am Wochenende arbeiten CEOs knapp vier Stunden, in den Ferien 2,5 Stunden täglich.
• Sie absolvieren im Schnitt 37 Meetings pro Woche. Das sind 72 Prozent der Arbeitszeit.
• Mehr als die Hälfte der Arbeit (53 Prozent) findet außerhalb des Unternehmens statt, auf Geschäftsreisen, bei Kunden und auch zu Hause. 
• Face-to-Face Interaktion macht 61 Prozent der Arbeitszeit aus. 15 Prozent werden mit Telefonieren und Korrespondenz verbracht, 24 Prozent mit digitaler Kommunikation.
• Drei Stunden täglich gehören der Familie, das macht etwa die Hälfte der Freizeit aus, 
• 2,1 Stunden täglich sind Quality Time für Hobbys, Sport, Lesen oder Fernsehen.  
• CEOs schlafen durchschnittlich 6,9 Stunden pro Nacht.
• Neun Prozent der Freizeit, also knapp 45 Minuten täglich, sind für sportliche Aktivitäten reserviert.

Gegen Zeitfresser: Priorisieren und delegieren

Um die Work Life Balance von Bossen muss sich den Studienergebnissen zufolge kaum gesorgt werden. Doch was lässt sich am Zeitmanagement nachbessern? CEOs sollten bei den typischen Zeitfressern loslassen lernen, raten die Studienautoren. Dazu gehört, Prioritäten für Mails zu klären: Was möchten sie in Kopie erhalten, in welche Kommunikation möchten sie nicht involviert sein. "Norms are necessary for the others in the organization as well, to prevent e-mail from having a cascading effect on everyone, wasting precious hours and intruding on personal time." Zu Deutsch: "Normen sind auch für die anderen in der Organisation notwendig, um zu verhindern, dass E-Mails eine kaskadierende Wirkung auf alle haben, wertvolle Stunden verschwenden und in die persönliche Zeit eindringen." Weitere Empfehlungen der Experten lauten, die persönliche Agenda permanent nach Dringlichkeit zu aktualisieren, Aufgaben zu delegieren und Meetings knapp und effizient zu gestalten. 

Mit dem Logbuch zu neuen Routinen

Zeitprotokolle, wie von Harvard vorgemacht, zur Selbstkontrolle und gegen das Gefühl von den Aufgaben überrollt zu werden, empfiehlt auch Springer-Autor Ralf Gasche in "Führen statt geführt werden". Tagesabläufe können über einen gewissen Zeitraum etwa in Form eines Logbuches dokumentiert werden. Das hilft Verhaltensmuster zu erkennen, zu durchbrechen und neue Routinen zu etablieren. Ohne Ehrlichkeit geht das freilich nicht. Deshalb Hand aufs Herz (Seite 130):

• Sind Sie insgeheim der (irrigen) Meinung, als gut verdienende Führungskraft müssten Sie zwangsläufig mehr Zeit im Büro verbringen als Ihre Mitarbeiter?
• Beschleunigen Sie das Hamsterrad, in dem Sie ächzen, durch eine Vielzahl von Initiativen und Projekten selbst?
• Wie viele der Projekte und Initiativen zahlen sich tatsächlich angemessen aus? Anders ausgedrückt: Was wäre getreu der 80/20-Regel möglicherweise verzichtbar? 
• Wo geht viel Zeit mit wenig Resultat drauf – wobei das Resultat in Umsatz, Renommee oder Anerkennung bestehen kann?

Übrigens: Dem "Leader's Calendar" vergleichbare Zahlen liefert für Deutschland der Arbeitszeitmonitor 2018 von Compensation Partner. Demnach arbeiten in Deutschland Top-Verdiener (mehr als 120.000 Euro Jahresgehalt) pro Woche 9,5 Stunden mehr. Beschäftige mit einem Jahresgehalt unter 20.000 Euro leisten wöchentlich 1,8 Überstunden. Die meisten Überstunden fallen allerdings bei Unternehmensberatern an: 5,11 Stunden pro Woche, davon 74 Prozent unbezahlt. Führungskräfte haben bis zum Renteneintritt 15.430 Überstunden absolviert - das sind fast zwei Jahre -, Fachkräfte knapp die Hälfte (6.562 Überstunden).