Rechnungen müssen den Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes entsprechen.
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Unternehmen versenden für eine erbrachte Leistung einer Rechnung. Denn nur dann können sie Umsätze generieren. Diese Rechnung muss jedoch den gesetzlichen Anforderungen genügen.
Der Fiskus hat ein Auge darauf, ob eine Rechnung auch formal korrekt gestellt wird. Und hier lauern zahlreiche Fallstricke. Denn wird eine Rechnung nicht korrekt gestellt, können Unternehmen zur Kasse gebeten werden. So zum Beispiel, wenn die Umsatzsteuer nicht zutreffend ausgewiesen wurde.
Ob die Rechnung elektronisch oder in Papierform gestellt wird: Wichtig ist, dass die Pflichtangaben nach § 14 Umsatzsteuergesetz enthalten sind. In ihrem Buchkapitel „Rechnungen leicht gemacht: Die Rechnungsvorschriften“ beschreibt Springer-Autorin die Pflichtangaben für Rechnungen über 150 Euro im Einzelnen:
Name und Adresse des leistenden Unternehmers
Name und Adresse des Kunden
Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens
Ausstellungsdatum
Fortlaufende Rechnungsnummer
Menge und Art der Lieferung oder Leistung
Zeitpunkt/Zeitraum der Leistung
Nettoentgelt
Minderung des Entgelts
Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag (so man umsatzsteuerpflichtig ist)
Hinweis auf Aufbewahrungspflicht bei Privatpersonen
Hält ein Unternehmen diese Angaben ein, ist der erste Schritte zur korrekten Rechnungstellung gemacht. Doch wurde die Rechnung gestellt und an den Kunden versandt, ist der Unternehmer noch nicht pflichtenfrei: Die Rechnung muss aufbewahrt werden. Sie unterliegt der 10jährigen Aufbewahrungspflicht.
Rechnungen berichtigen
Und natürlich kann es auch passieren, dass im Nachhinein festgestellt wird, dass die Rechnung einen Fehler enthält. Auch dann muss ein Unternehmen handeln. Hat sich ein Fehler eingeschlichen, besteht jedoch kein Grund zur Panik: Natürlich kann – und vor allem muss (!) - die Rechnung berichtigt werden, wenn die Pflichtangaben nicht korrekt sind.