Die E-Bilanz in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU)

Grundsätzlich sind von der E-Bilanz alle bilanzierenden Unternehmen betroffen. Aber es lohnt sich, genau zu unterscheiden, nach welchen Regeln man Bilanzen erstellt und Bücher führt. Je nachdem gelten handelsrechtliche und steuerrechtliche Regelungen oder nur steuerrechtliche Regelungen.

Für eine vollautomatische Veranlagung benötigt das Finanzamt weit mehr als nur Zahlen. Von der Steuererklärung auf Papier sind einige geforderte Angaben altbekannt, beispielsweise die nach dem Namen, der Adresse und der Steuernummer des Unternehmens. Wer will, kann aber auch weit mehr übermitteln, beispielsweise den Wirtschaftszweig samt Wirtschaftszweigschlüssel. 57 Mussfelder definiert die im Jahr 2013 veröffentlichte Taxonomie 5.2 im Bereich der Stammdaten. Über die meisten dieser Angaben sollte die eingesetzte Buchhaltungssoftware bereits verfügen. Stammdatenpflege, beispielsweise für Personengesellschaften mit vielen Anteilseignern, kann viel Zeit in Anspruch nehmen.

Im Zuge der Einführung der E-Bilanz werden sich viele Unternehmen im Jahr 2014 mit der Thematik auseinandersetzen. In größeren Unternehmen und erst recht in Konzernen wird die Einführung der E-Bilanz im Rahmen eines strukturierten Projektmanagementprozesses einzuführen sein. Verschiedene Bereiche, beispielsweise IT, Steuerabteilung, Buchhaltung und Geschäftsführung müssen unter Umständen grenzüberschreitend Einigungen erzielen und die nötigen Voraussetzungen schaffen. Eine Erläuterung des nötigen Projektmanagements für diese Fälle nehmen bspw. Althoff et al. anschaulich vor (vgl. Althoff et al. 2013, S. 126–208). Das vorliegende Buch richtet sich bewusst an kleine und mittlere Unternehmen, die selbst unter Einsatz einer Standardsoftware bilanzieren oder diese Aufgabe fremdvergeben. Darüber hinaus wendet es sich an Steuerberater, die die Erstellung und Übermittlung der E-Bilanz für ihre Mandanten der beschriebenen Größe übernehmen.

Je größer der Einsatz elektronischer Datenübermittlungs- und Verarbeitungssysteme, umso größer auch die Gefahr des Missbrauchs. Die Finanzbehörden können mit der E-Bilanz in Sekundenschnelle Massen von Bilanz- und GuV-Daten empfangen und verarbeiten. Elektronische Massendatenverarbeitung verlangt aber von allen Beteiligten eine erhöhte Aufmerksamkeit in Bezug auf damit verbundene, typische Risiken.

Bei der E-Bilanz ersetzt ein elektronisches Zertifikat die Unterschrift des Geschäftsführers oder Steuerberaters. Die Identität der über das Internet Handelnden muss sichergestellt sein. Dies geschieht über ein Zertifikat, das man über www.elsteronline.de beantragen kann.

Der User muss feststellen, ob seine Netzanbindung, Hardware und Software zur Übermittlung der E-Bilanz geeignet ist. Die Anforderungen an die Hardware hängen von der eingesetzten Software ab. Die E-Bilanz wird in der Regel nicht zu neuen Softwareanforderungen an die Hardware führen. Das Hauptaugenmerk für den User wird sich daher auf die eingesetzte Software und die verwendete Softwareversion richten. Unter www.esteuer.de existiert eine Liste von Softwareanbietern, die gegenüber der Behörde geäußert haben, dass ihre Produkte E-Bilanz-fähig sind. Die Aufnahme in diese Liste setzt nicht voraus, dass alle die dort genannten Produkte die kompletten DFÜ-Übermittlungsmöglichkeiten anbieten. Die Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Die Software muss neben XBRL auch die Einbindung der ERiC-Schnittstelle unterstützen, denn die Daten werden mittels dieser Einbindung im System des Anwenders der ERiC-Prüfung unterzogen, verschlüsselt und schließlich übermittelt. Wer zweifelt, ob er mit seiner Software E-Bilanzen übermitteln kann, fragt am besten direkt beim Anbieter nach. Wenn eine Buchhaltungssoftware nicht E-Bilanz-fähig ist, aber dennoch weiter genutzt werden soll, müssen die Daten aus dem Buchhaltungssystem in Übermittlungssoftware eingegeben werden.

Simba ist als mandantenfähige Software der Simba Computer Systeme GmbH erhältlich für Steuerberater (Simba Kanzlei), Unternehmer (Simba Unternehmen) und Soziale Einrichtungen (Simba human). Die hier beschriebene Version ist 2014.40 (3). Die Anwendung ist in vielen Punkten der Software des Marktführers Datev ähnlich. Simba muss beim User installiert werden. Die Systemvoraussetzungen hierfür werden transparent dargestellt und sind unter anderem unter www.simba.de beziehbar. Einzelne Funktionsbereiche der Software sind aus einem modularen System wählbar. Das Modul E-Bilanz muss gesondert lizensiert werden. Die herbei entstehenden Kosten hängen vom bisher gewählten Lizenzumfang ab.

Stotax ist eine Software der Stollfuß Medien GmbH & Co. KG. Stotax Kontor richtet sich an Unternehmen, Stotax Kanzlei an Steuerberater. Die E-Bilanz Funktionalität ist bei beiden Programmen identisch. Stotax kann auch als ASP-Version genutzt werden. Hierbei greift der User über eine verschlüsselte Verbindung auf einen Server des Anbieters zu, auf dem die Software liegt. Dadurch benötigt der User stets eine Internetverbindung. Eine Installation auf dem eigenen Server wird nicht benötigt, das Einspielen von Updates erübrigt sich. Die E-Bilanz-Funktionalität ist nicht mit zusätzlichen Kosten verbunden.

Es gibt durchaus Buchhaltungssoftware am Markt, die nicht E-Bilanz-fähig ist. Ob sich der Aufwand der Umstellung von einem solchen zu einem E-Bilanz-fähigen System lohnt, hängt von dem Aufwand ab, den der Unternehmer für Datenmigration, Schulung und Anschaffung einer neuen Software veranschlagen muss. Wer nicht wechseln will oder kann, muss für Zwecke der E-Bilanz immer ein zusätzliches Softwaretool zum Einsatz bringen, da die Finanzverwaltung selbst keine Formulare oder Software bereitstellt, um die E-Bilanz-Anforderungen zu erfüllen.

Die Mehrzahl deutscher Jahresabschlüsse wird nicht geprüft. Lediglich Großunternehmen treffen jährlich auf Betriebsprüfer. Bei KMU ist eine Betriebsprüfung eher die Ausnahme. Das Finanzamt muss die zeitlichen Ressourcen seiner Prüfer möglichst auf die Unternehmen konzentrieren, bei denen mit hoher Wahrscheinlichkeit ein steuerliches Mehrergebnis erzielt werden kann. Grundlage der Bearbeitung der Steuerdaten und der damit verbundenen gewünschten Effekte ist die Einführung eines bundeseinheitlichen Risikomanagementsystems (RMS). RMS verfolgt das Ziel, das Risiko für einen Steuerausfall in einem gegebenen Steuerfall auf Basis der verfügbaren Daten automatisiert zu bewerten. Das RMS teilt Unternehmen in Risikoklassen eins bis vier. Klasse vier bedeutet, dass eine Prüfung durchgeführt wird. Die mit der E-Bilanz einhergehende Standardisierung ermöglicht eine Reihe neuer, vollautomatischer Prüfungshandlungen durch das Finanzamt.

E-Government soll die Prozesse in der Verwaltung durch Bürokratieabbau beschleunigen und kosteneffizienter machen. Der Bürger soll leichter mit den Behörden interagieren können. Im E-Governmentgesetz, das vom Bundesrat am 7.6.2013 beschlossen wurde, finden sich Regelungen zum Einsatz von De-Mail, zum Einsatz einer Digitalen Akte und dergleichen mehr. Das Bundeskabinett beschloss am 8. April 2014 die Eckpunkte eines Programms mit dem Namen „Digitale Verwaltung 2020“, welches das E-Government-Gesetz umsetzen soll. Die E-Bilanz selbst ist Teil eines 2008 verabschiedeten Steuerbürokratieabbaugesetzes. Es gibt also seit längerer Zeit eine Vielzahl von Aktivitäten, die zum Ziel hat, Informationstechnologien im Verwaltungsbereich zum Einsatz zu bringen. Dieser Trend ist ungebrochen. Auch wenn die E-Bilanz diverse Male verschoben wurde und das Prozedere insgesamt viele Fragen aufwirft, ist eine völlige Wiederabschaffung wie im Fall des elektronischen Entgeldnachweises „ELENA“ unwahrscheinlich.

Die wichtigsten Rechtsquellen im tabellarischen Kurzüberblick.

Rechtsformenabhängige Gegenüberstellung von Mussfeldern und Auffangspositionen mit den Positionsbeschreibungen des BMF.