In fast allen Unternehmen wird Excel bei der Planung eingesetzt.
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Die Anforderungen an Unternehmensplanungen steigen und die Planungsergebnisse sind oft unbefriedigend. Integrierte Planungsmodelle sind für viele Firmen noch Zukunftsmusik.
Die Umfrage „Effizienter planen mit Advanced Planning. Status Quo und Nutzen fortgeschrittener Planungsansätze“ durch BARC in Kooperation mit dem Internationalen Controller Verein (ICV) legt offen, dass viele Unternehmen in der Planung Optimierungsbedarf haben. Die meisten Umfrageteilnehmer setzen auf einen „Bottom-up“-Planungsprozess (56 Prozent). Mit anderen Worten: Es wird hierarchisch von unten nach oben geplant. Doch natürlich muss alles mit verschiedenen Vorgesetzten abgestimmt werden. Und das ist zeitintensiv. Weiter zeigen die Umfrageergebnisse:
- Insgesamt werden im Schnitt rund drei Monate für den Planungsprozess für die Jahresplanung bzw. Budgetierung benötigt.
- Viel Zeit benötigt die Datenbereitstellung.
- Mögliche alternative Planungsprozesse – Advanced Planning - wurden längst entwickelt. Besonders verbreitet ist die Vorgabe finanzieller und/oder operativer Planungsprämissen beziehungsweise Zielwerten/-korridoren im Rahmen eines „Top-down“-Planungsprozesses (70 Prozent).
- Nicht einmal jedes fünfte Unternehmen verfügt über ein vollständig integriertes Planungsmodell. Dabei sehen die Anwender hierin den höchsten Nutzen und größten „Hebel“ zur Optimierung der Planung (über 50 Prozent).
Tabellenkalkulationsprogramme erschweren moderne Planungsansätze
Vor allem ein beliebtes Arbeitsmittel der Controller - Microsoft Excel - erschwert laut dem ICV die Umsetzung von Advanced-Planning-Ansätzen. In 90 Prozent der befragten Unternehmen wird Excel bei der Planung eingesetzt. Doch das bringt viele Nachteile mit sich. Der ICV benennt:
- Fehlende Datenbankanbindung
- Fehlende Planungsfunktionalität
- Mangelhafte Unterstützung des gesamten Planungsprozesses
Nachteile, die auch bereits Springer-Autor Professor Dietmar Schön in seinem Buch "Planung und Reporting" fest stellt. So betont er (Seite 217): "Ein großer Nachteil der Tabellenkalkulationsprogramme ist sicherlich die häufig fehlende Anbindung zu vor- und nachgelagerten Quellen."
Zudem warnt er vor der Fehleranfälligkeit bei der Bedienung: "Eine Datenharmonisierung in Form von Abgleich und Anpassung von Daten aus unterschiedlichen Datenquellen ist standardmäßig nicht vorgesehen und wird häufig manuell durchgeführt. Durch die schwache Datenintegration kommt es somit häufig zu Datenredundanzen und somit Fehlern, wenn gleiche Werte z. B. an unterschiedlichen Stellen der Tabellen unterschiedlich gepflegt sind."
Auch die Schwächen in der Planungsfunktionalität stellt Dietmar Schön fest: "Vorgefertigte betriebswirtschaftliche Planungsfunktionen wie Verteilungen, Verdichtungen etc. gibt es nicht im Standard und müssen aufwendig erstellt werden. Bei komplexen Berichts- und Planungssystemen verlieren die Anwender und die Entwickler solcher Tabellenkalkulationsprogramme leider die Übersicht über die angelegten Formeln und Berechnungsschritte, so dass die Datenqualität und Datenkonsistenz nicht mehr zu gewährleisten ist."
Kein Schulungsbedarf bei Excel für das Controlling
Warum greift das Controlling bei dieser Fehleranfälligkeit überhaupt noch auf Tabellenkalkulationsprogrammen zurück in der Unternehmensplanung? Als Vorteile benennt der Autor u.a. die Wirtschaftlichkeit der Softwareanschaffung, die Bedieungsfreundlichkeit aufgrund des hohen Bekanntheitsgrades und die leistungsfähigen, flexibel einsetzbare Funktionen, wie z.B. Grafikoptionen. Spezielle Softwarelösungen wurden längst entwickelt. Dietmar Schön erläutert im Überblick, welche Möglichkeiten moderne Systeme hier bereits bieten und macht auf Vor- und Nachteile der dieser Systeme aufmerksam.