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2021 | Buch

Das automatisierte Maklerbüro

Wege zu besseren Margen, mehr Umsatz und Kundenservice, der begeistert

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Über dieses Buch

Dieses Buch zeigt auf, wie Dank Digitalisierung und Automatisierung der Geschäftserfolg eines Immobilienmaklerbüros nicht nur gesichert, sondern sogar ausgebaut werden kann. Immobilienmakler sind immer umfangreicheren Regularien des Gesetzgebers ausgesetzt. DSGVO, Widerrufsrecht, Bestellerprinzip, Geldwäschegesetz und das aktuell beschlossene Gesetz über die Verteilung der Maklerkosten bei der Vermittlung von Kaufverträgen sorgen für mehr Aufwand bei gleichzeitig sinkenden Margen je Auftrag. Dies führt unausweichlich dazu, dass Maklerunternehmen wirtschaftlicher arbeiten müssen, als dies in der Vergangenheit der Fall war. Die Personalkosten sind der höchste Posten auf der Ausgabenliste eines Maklerbüros. Mitarbeiter effizient für die wichtigen Themen einzusetzen und monoton wiederkehrende Abläufe zu automatisieren liegt also auf der Hand. Dieses Buch gibt Immobilienmaklern und Ihren Mitarbeitern, die meistens über keine nenneswerte IT-Erfahrung verfügen, wertvolle Impulse, welche Arbeitsabläufe digital gesteuert und automatisiert werden können. Das Buch erklärt dabei nicht nur, was sofort umsetzbar ist, sondern auch wie und welche Tools wichtig sind. Eine Vielzahl von praxiserprobten Möglichkeiten wird aufgezeigt. Die Schwerpunkte liegen von der Akquise, über DSGVO, bis hin zum Verkauf einer Immobilie.

Inhaltsverzeichnis

Frontmatter
Kapitel 1. Gründe für die Automatisierung von Maklerbüros
Zusammenfassung
Wer sein Maklerbüro nicht digital, prozessgesteuert und automatisiert organisiert, wird es in den nächsten Jahren zunehmend schwerer haben. Nicht umsonst heißt ein wahrer Klassiker: „Wer nicht mit der Zeit geht, geht mit der Zeit“. Wer glaubt, mit der Umstellung kann man noch warten, der irrt. Wir sind schon längst in der Phase der digitalen Transformation. Es gibt drei gute Gründe dafür, dass man an diesem Thema nicht vorbeikommt.
Santino Giese
Kapitel 2. Ziele der Prozessoptimierung und Automatisierung
Zusammenfassung
Warum Immobilienmakler sich mit Prozessen und mit Automatisierung beschäftigten, hat durchaus unterschiedliche Gründe. von „mehr Umsatz“ über „Zeit sparen“ bis hin zur „Steigerung des Kundenservices“. Und es ist auch sinnvoll, sich diese Gründe im Detail vor Augen zu führen. Wer mit Prozessen und Automatisierung arbeitet, wird merken, welch große Bedeutung Automatisierung im Unternehmen hat.
Santino Giese
Kapitel 3. Typische Fehler bei der Umsetzung
Zusammenfassung
Seit mehreren Jahren darf ich Maklerbüros bei der Erstellung von Prozessen und Automatisierungen begleiten. Dabei musste ich feststellen, dass manche Fehler immer wieder vorkamen. Manches klingt dabei so banal, hat jedoch große Auswirkungen. Wer sich selbst an dieses große Thema begibt, steht unter Druck. Ein Fehlschuss hat oft die Auswirkung, dass intern die weitere Akzeptanz sinkt. Das muss nicht sein. Es gibt viele Fehler, die wurden schon gemacht. Die müssen Sie nicht wiederholen.
Santino Giese
Kapitel 4. Ohne CRM geht nichts
Zusammenfassung
Bei Kundendaten sprechen wir nicht nur von Stammdaten, wie zum Beispiel Name, Adresse und Kontaktdaten. Keine Frage, diese Daten sind von großer Bedeutung. Ein gutes CRM-System schafft jedoch eine Übersicht über die komplette Kundenkommunikation von der Akquise, über die Vertragsabwicklung, den Kundenservice und After Sales.
Santino Giese
Kapitel 5. Automatisierungsservice Zapier
Zusammenfassung
Zapier ist ein globales Remote-Unternehmen aus Kalifornien, das 2012 gegründet wurde und mittlerweile eine der erfolgreichsten Automatisierungsservice dieser Art bietet. Zapier stellt einen Service zur Verfügung, mit dem bestimmte Aufgaben ausgeführt werden können. Es ist ein Web-Service, der Verbindungen zwischen verschiedenen Web-Apps (zum Beispiel CRM und E-Mail-Anbietern) herstellt und deren Anwendungen untereinander synchronisiert, damit diese die gewünschten Prozesse automatisch ausführen.
Santino Giese
Kapitel 6. Online-Terminvereinbarung
Zusammenfassung
Sie vereinbaren Ihre Termine via Telefon und Kalender und erhalten auch Anrufe zu unmöglichen Zeiten? Oder ein Interessent hat Sie bei einer Besichtigung vergessen und Sie warten vergeblich auf den nächsten Klienten? Die Koordination von Terminen mit Kunden und Eigentümern kann schnell unübersichtlich und zeitintensiv werden. Zudem ist die Vereinbarung von Besichtigungsterminen über das Telefon und den Kalender gerade in Zeiten des E-Commerce umständlich und kompliziert. Es schleichen sich auf beiden Seiten Fehler ein, die Zeit und Geld kosten können: Makler vergeben Termine doppelt, potenzielle Käufer oder Mieter vergessen ihre Besichtigungstermine. Mit einer Online-Terminvereinbarung wird der Prozess erheblich beschleunigt und verbessert.
Santino Giese
Kapitel 7. Online-Besichtigung
Zusammenfassung
Mit der Online-Terminvereinbarung sind wir in den Bereich der Self Services eingestiegen. Die Online-Besichtigung ist ein weiterer Part davon. Anfahrt, Abfahrt und Besichtigung einer Immobilie sind im Makleralltag die Zeitfresser schlechthin. Kein Wunder, dass der Trend der Online-Besichtigungen seit Jahren wächst. Die Immobilie wird von Ihnen bei der Objektaufnahme mittels 360-Grad-Kamera oder Spiegelreflexkamera fotografiert. Im Anschluss werden die Fotos an das Online-Besichtigungstool übertragen und dort aufbereitet. Nun können sie mittels „virtuellem Schlüssel“ an Interessenten weiter gegeben werden.
Santino Giese
Kapitel 8. Chatbots zur Eigentümerakquise
Zusammenfassung
Die meisten Maklerwebsites sollen Eigentümer gewinnen. Zu häufig sind diese eher auf die Vermarktung von Immobilien ausgerichtet. Die Frage der gezielten Eigentümeransprache stellt sich. Meistes wird dies versucht, indem die „Wertermittlung“ prominent auf der Startseite platziert wird. Wer schon mehr Inhalte für Eigentümer bereitstellt, findet auch einen Menüpunkt „für Eigentümer“.Doch welcher Besucher Ihrer Website ist Eigentümer? Und wie kann man ihn zielgerichtet ansprechen. Wenn wir uns kurz vorstellen, dass Ihre Website ein Ladenlokal ist, passiert häufig folgendes: Jemand kommt in den Laden, schaut sich um und geht. In der realen Welt eher unvorstellbar, dass jemand zu Ihnen kommt, ohne dass Sie die Person ansprechen. Auf Websites ist das Gang und Gäbe. Mit Chatbots lässt sich dies ändern. Sie ermöglichen eine gezielte Ansprache. In der Immobilienwirtschaft ist dies noch nicht angekommen.
Santino Giese
Kapitel 9. Automatisierte Online-Seminare als Akquiseinstrument
Zusammenfassung
Heute auf sein Maklerbüro aufmerksam zu machen und eine nachhaltige Bindung aufzubauen, wird immer komplizierter. Videos sind hierfür ein tolles Instrument. Das Problem bei längeren Videos ist jedoch, dass die Verbindlichkeit fehlt, sich diese länger anzusehen. Genau hier setzen Online-Seminare, sprich Webinare, an. Wenn Eigentümer sich mit dem Thema beschäftigen, benötigen diese Informationen, die als Webinar geliefert werden können. Gleichzeitig wird ein Vertrauensverhältnis aufgebaut, inklusive geistiger Brandstiftung.
Santino Giese
Kapitel 10. Ist E-Mail-Marketing tot?
Zusammenfassung
Viele stufen E-Mail-Marketing als „out“ ein. Ich sehe das nicht so. Vor allem in Kombination mit anderen Kanälen ist es eine starke Möglichkeit in Kontakt zu bleiben. Das was kaum einer leiden kann und daher auch verpönt ist, sind Newsletter ohne Mehrwert. Das schaut man sich zwei, drei Mal an und ist dann genervt. Wenn man jedoch zielgerichtet E-Mails versendet, kann das durchaus erfolgversprechend sein. E-Mail-Marketing bietet eine Reihe von Vorteilen.
Santino Giese
Kapitel 11. Automatisiertes Rechnungsmanagement
Zusammenfassung
In vielen Maklerbüros ist die Anzahl der zu schreibenden Rechnungen überschaubar. Meist erfolgt die Rechnungstellung über das CRM-System, in manchen Fällen auch über spezielle Software. Aufgrund der niedrigen Stückzahl der Rechnungen gibt es hier selten relevantes zeitliches Einsparpotenzial. Bei Eingangsrechnungen sieht das wiederum anders aus. Eine Vielzahl von Dienstleistern senden jeden Monat Ihre Rechnungen oder stellen die Rechnungen in einem kennwortgeschützten Portal zur Verfügung. Diese müssen heruntergeladen, gesichtet und zum Steuerberater übertragen werden. Ein Anbieter hat sich darauf spezialisiert diesen Zeitfresser zu eliminieren – natürlich automatisiert.
Santino Giese
Kapitel 12. Praxisbeispiele – Prozesskatalog
Zusammenfassung
„Was kann man denn alles automatisieren?“ oder „Welche Prozesse kann ich in meinem Maklerbüro erstellen?“, sind zwei häufige Fragen, die ich erhalte. Es gibt eine ganze Reihe von Prozessen, die man für sein Unternehmen erstellen kann. Prozesse kann es für alle Bereiche im Maklerbüro geben: Sei es für den Einkauf, Verkauf, Buchhaltung, Service und so weiter. Nachfolgend sind über 40 Prozessbeispiele aufgelistet.
Santino Giese
Kapitel 13. Begriffe erklärt
Zusammenfassung
Die meisten Begriffe werden direkt in den jeweiligen Kapiteln erklärt. Einige sind hier zum schnellen Nachschlagen aufgeführt.
Santino Giese
Metadaten
Titel
Das automatisierte Maklerbüro
verfasst von
Santino Giese
Copyright-Jahr
2021
Electronic ISBN
978-3-658-33275-4
Print ISBN
978-3-658-33274-7
DOI
https://doi.org/10.1007/978-3-658-33275-4

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