Wir beginnen mit einer Definition des Versandhandels. Als Versandhandel wollen wir zunächst jede Form von Einzelhandel mit zum Endverbrauch vorgesehenen Produkten bezeichnen, bei der das gekaufte Produkt vom Käufer nicht beim Händler mitgenommen oder abgeholt wird, sondern bei der es dem Käufer in seine Wohnung oder in seine Geschäftsräume zugestellt wird.
Eine prozessorientierte Darstellung des Versandhandelsbetriebs beschreibt die einzelnen Funktionen im Ablauf. Lange nicht in allen Versandhandelsbetrieben gibt es alle dargestellten Funktionen als Position in der Aufbauorganisation. Die einzelnen Tätigkeiten im Ablauf werden jedoch in der Regel von irgendjemandem ausgeübt. Hier geht es zunächst nur um die Darstellung der einzelnen Tätigkeiten im Ablauf. Die Beschreibung der Aufbauorganisation eines Versandhandelsbetriebs folgt in Kapitel 5.
Der Vertreter-Versandhandel, häufiger Direktvertrieb genannt, ist eine spezielle Form des Versandhandels, die sich von anderen Formen des Versandhandels dadurch unterscheidet, dass der Angebotsträger kein Mailing, kein Katalog, keine CD und kein Internetauftritt, sondern ein persönlicher Verkäu-fer ist. Der Verkäufer präsentiert die Ware in der Wohnung des Kunden mit Hilfe von Ansichtsmustern oder Proben. Der Verkäufer unterstützt seine Präsentation häufig durch Prospekte oder Abbildungen.
Während der Prozess der Angebotsbereitstellung quasi vom Versender auf den Kunden zuläuft, läuft der Prozess der Geschäftsabwicklung vom Kunden auf das Unternehmen zu. Im Prozess der Angebotsbereitstellung löst der Versender einen Prozess aus, der mit dem Anstoß beim Kunden endet. Im Prozess der Geschäftsabwicklung löst der Kunde mit der Bestellung einen Prozess aus, der sich durch verschiedene Bereiche des Unternehmens zieht.
Eine Einführung in das Versandhandelsmanagement kann kein Pflichtenheft für ein IT-System ersetzen. Die Darstellung eines IT-Systems im Überblick ergibt auch noch einmal eine gute Zusammenfassung der dargestellten betrieblichen Prozesse. Es gibt kein IT-System, das alle Funktionalitäten umfasst. In der Praxis existieren meistens Teilsysteme, die durch Schnittstellen miteinander verbunden sind. Diese Schnittstellen werden zum Teil noch durch Medienbrüche überbrückt, was nichts daran ändert, dass die Teilsysteme zusammen ein Gesamtsystem darstellen.
Ein Kalkulationsschema für einen Versender, der auf seine Sortimentskompetenz setzt, könnte grob den folgenden Aufbau haben (die Zahlen dienen nur der Illustration und geben bestenfalls eine ungefähre Größenordnung der Realität an; sie sind als Werte pro Stück zu verstehen):
Dieser Deckungsbeitrag dient der Abdeckung der Fixkosten in der Logistik, der Verkaufs- und Marketingkosten und der allgemeinen Verwaltungskosten. Der Umsatz pro Stück (im Beispiel: 72,00 €) ist der kalkulierte Verkaufspreis.
