Absageschreiben: Bitte nicht falsch verstehen

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Bloß keine Standardabsagen. Wer sich bewirbt, hofft, bangt, träumt und wünscht. Unpersönliche Absagen schmerzen den Empfänger und werfen kein gutes Licht auf den Absender. Es geht aber auch wertschätzend.

Das Problem für Unternehmen auf Mitarbeitersuche ist, im Spagat zwischen Allgemeinem Gleichbehandlungsgesetz (AGG) und Employer Branding ein gesundes Augenmaß zu wahren. Wer den Umgang mit abgewiesenen Bewerbern allzu sportlich nimmt, läuft Gefahr, über die Antidiskriminierungsrichtlinie zu stolpern, die vor Benachteiligungen aufgrund von Herkunft, Religion, Geschlecht oder Alter schützt. Also flüchten Personaler sich lieber in neutrale Floskeln und ihr Recht, Auswahlkriterien verschweigen zu dürfen. Das ist aber auch nicht besser. Im Briefkasten des Abgewiesenen landen bestenfalls ein blutleeres "Leider" und schmucklose Wünsche für die weitere Suche. Der beiderseitige Gewinn ist gleich Null. Der Bewerber lernt nichts für künftige Bewerbungen. Der Arbeitgeber verschenkt wichtige Sympathiepunkte.

Absagen und Sympathien gewinnen

Absagen können auch mit Stil und Wertschätzung erteilt werden. "Die Zeiten der 'HR-Geberkonferenzen', als die HR-Fürsten großzügigerweise ein paar Stellen an die Bittsteller (Bewerber) zu verteilen hatten, sind passé", schreibt Springer Autor Jörg Buckmann (Seite 24). In seinem Buchkapitel "Zweite Essenz: Mut" fordert er ein couragiertes Arbeitgebertum, das sich dem Bewerbermarkt auf Augenhöhe präsentiert. Modernes Talent Relationship Management setzt in der Partnerschaft mit dem Bewerber Trost, Transparenz, Dialog und Wertschätzung ein. Alles reine Theorie und wenig praxistauglich? Keineswegs.

Für den nächsten Versuch inspirieren

Im Oktober kürten Jobware und Kienbaum Communications die "Besten Absageschreiben 2014". Die drei erst platzierten Unternehmen machen es vor. Mit Ehrlichkeit und dem Mut, die Dinge beim Namen zu nennen, landete die MSL Group auf dem zweiten Platz: "Bitte verstehen Sie dies nicht falsch, aber ich habe mir auch die Freiheit genommen, Ihren Lebenslauf nach Verständlichkeit und Übersicht 'anzupassen'. Vielleicht nehmen sie es sich als Inspiration für den nächsten Versuch". Die prämierten Schreiben sind auf "Spiegel Online" nachzulesen. "Vergessen Sie nicht, dass ein Absageschreiben eine sehr große emotionale Bedeutung für den Bewerber hat", erinnern Wolfgang Immerschmidt und Marcus Stumpf in ihrem Buchkapitel "Employer Branding für KMU" (Seite 166).

Employer Branding ist ein Versprechen

Absagen so formuliert treffen den Empfänger nicht im Mark seines Selbstvertrauens, sondern motivieren ihn und rücken das Image des Arbeitgebers in ein positives Licht. Denn, "Employer Branding ist vor allem das Halten des Versprechens, wer das Unternehmen als Arbeitgeber ist", schreibt Ralf Tometschek in "Employer Branding: Innen beginnen" (Seite 77). Sympathien und eine wohlwollende Mundpropaganda lassen sich nicht nur durch Zusagen gewinnen. Und vielleicht sieht man sich auf dem Arbeitsmarkt ja ein zweites Mal.

Fazit: 08/15-Absagen kommen bei Bewerbern nicht gut an. Zudem verschenken Unternehmen Möglichkeiten, um sich als Arbeitgebermarke zu positionieren, wenn sie Standardschreiben verschicken. Durch individuelle, personalisierte und wertschätzende Absagen tun Firmen nicht nur den Bewerbern etwas Gutes, sondern arbeiten zudem an ihrem positiven Image.