Je abwechslungsreicher eine Präsentation gestaltet ist, desto erfolgreicher lassen sich Inhalte vermitteln.
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Einen Gebäudeentwurf vorstellen, einen Fachvortrag halten oder Mitarbeiter informieren - Architekten und Ingenieure stehen immer wieder vor der Aufgabe, ihre Ideen und Planungen ansprechend zu vermitteln. Die Visualisierung hilft, Inhalte möglichst nachhaltig bei der Zielgruppe zu verankern.
Die Visualisierung in einer Präsentation hilft dabei, verschiedene Sinne der Zuhörer anzusprechen, damit möglichst viele Informationen "hängen bleiben". Je abwechslungsreicher die Darstellung, desto höher wird die Aufmerksamkeit und das Interesse des Publikums sein. Außerdem hilft die Visualisierung
- wesentliche Inhalte, also die Kernbotschaften, zu verdeutlichen,
- komplexe Inhalte zu vereinfachen,
- Zusammenhänge und Strukturen leichter zu erkennen,
- in kurzer Zeit möglichst viele Informationen zu vermitteln und
- die Präsentation abwechslungsreich zu gestalten.
Präsentation nicht gleich Handout
Wenn ergänzend zum Vortrag ein Handout ausgegeben werden soll, ist die Unterscheidung zwischen Vortragsfolien und Unterlagen sinnvoll. "Die Folien einer Präsentation dienen der Unterstützung des Redeflusses des Vortragenden. Deshalb sollten diese nur einfache, 'abgespeckte' Folien sein, welche die wesentlichen Informationen zuzüglich evtl. graphischer Elemente enthalten", erläutert Springer-Autor Prof. Dr. Karl-Christof Renz im Buchkapitel "Die mediale Aufbereitung einer Präsentation: Veranschaulichung und Visualisierung" (Seite 102). Dagegen dienen Handouts primär dazu, den Vortrag nachzubereiten und den Schreibaufwand während der Präsentation zu reduzieren. Daher sollten diese Unterlagen selbsterklärend und ausführlich sein. "Ein Skript kann auch weiterführende, ergänzende und vertiefende Informationen enthalten", so Renz weiter.
Grundregeln der Visualisierung
Oberste Regel: Alle Inhalte müssen von jedem Platz im Publikum aus gelesen werden können. Im nächsten Schritt ist die Verständlichkeit, die Struktur und Ordnung sowie die Ordentlichkeit wesentlich. Um die Lesbarkeit und Verständlichkeit zu gewährleisten, sollten folgende Regeln beachtet werden:
- aussagekräftige Überschriften,
- wenig Text (kurze Sätze, evtl. Stichwörter, ca. 7 bis 8 Zeilen pro Folie, wenig Fremdwörter, Fachbegriffe verwenden) sowie
- guter Kontrast und leicht erfassbare Farbkombinationen.
Wie die Inhalte gegliedert und der Text angeordnet werden sollte, welche Farben vorteilhaft sind und wie Zahlen in Tabellen gut erkennbar sind, beschreibt Renz im o.g. Buchkapitel ausführlich. Anhand einer Auflistung häufiger Fehler in der Gestaltung von Folien wird klar, wie leicht sich Mängel bei der Präsentation einschleichen - und zukünftig vermieden werden können.
Serie Vernetzen, positionieren und präsentieren
Teil 1: Als Experte positionieren
Teil 2: Tipps zum Zeitmanagement für Ingenieure