Planen Sie Pufferzeiten für spontane sowie schöpferische und soziale Aktivitäten in Ihren Tagesplan ein!
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Ingenieure stehen oft unter immensem Zeitdruck. Ein gutes Zeitmanagement hilft, die Zeit optimal einzuteilen und die Tätigkeit auf wesentliche Aufgaben zu konzentrieren. Und damit die Lebensqualität zu erhöhen.
Der Ausgangspunkt für die Zeitplanung ist der Tagesplan: Welche Ziele möchte ich heute erreichen? Welche Teilaufgaben sind in welcher Reihenfolge heute zu erledigen? Und welche Zeit sollte ich dafür einplanen? Ein Tagesplan hilft nicht nur, einen Überblick über alle laufenden Aufgaben zu erhalten. Er ermöglicht zudem, mehr Zeit für berufliche und private Aufgaben freizusetzen – und Stress abzubauen.
Als Grundlage der Planung empfiehlt Springer-Autor Ekbert Hering im Buchkapitel „Methoden des Zeitmanagements“ die sog. ALPEN-Methode nach Lothar J. Seiwert. Sie beinhaltet folgende Schritte:
Aktivitäten und Termine zusammenstellen,
Länge der Tätigkeiten schätzen,
Pufferzeiten reservieren,
Entscheidungen treffen und
Nachkontrolle.
Inhalte eines Tagesplans
Ein solcher Tagesplan enthält folgende Rubriken:
- regelmäßig wiederkehrende Aufgaben,
- Telefonate,
- Briefwechsel, E-Mail-Verkehr,
- Termine,
- Unerledigtes vom Vortag und
- Aufgabenkatalog.
Wichtig beim Erstellen eines Tagesplans
Autor Ekbert Hering rät bei der Erstellung von Tagesplänen folgende Punkte zu berücksichtigen:
- Nur 60 % der Zeit verplanen; die restlichen 40 % sollten für unvorhergesehene und spontane Aktivitäten reserviert bleiben.
- Die einzelnen Tätigkeiten nach Prioritäten ordnen.
- Telefonate, Briefwechsel, Gespräche, Bearbeiten von E-Mails und ähnliches zu Zeitblöcken zusammenfassen.
- Eine gewisse Abwechslung im Tagesplan vermeidet Eintönigkeit.
Diese und weitere wichtige Rahmenbedingungen für Ihren persönlichen Tagesplan finden Sie im Buchkapitel „Methoden des Zeitmanagements“.
Serie Vernetzen, positionieren und präsentieren
Teil 1: Als Experte positionieren