Bewertung der Einsatzpotenziale und Risiken von Robotic Process Automation

Robotic Process Automation, auch RPA, Bot, Softwareroboter oder robotergesteuerte Prozessautomatisierung genannt (Häuser und Schmid 2018), imitiert einen Mitarbeiter technisch, sodass strukturierte Aufgaben schnell und kostengünstig automatisiert bearbeitet werden. Unter strukturierten Aufgaben werden regelbasierte Prozesse verstanden, welche Routineaufgaben, strukturierte Daten und deterministische Ergebnisse beinhalten, beispielsweise die Übertragung von Daten aus mehreren Eingabequellen wie E‑Mail und Tabellenkalkulationstabellen an ERP-Systeme (Aguirre und Rodriguez 2017). Bei RPA handelt es sich um eine vorkonfigurierte Softwareinstanz, welche auf Geschäftsregeln und vordefinierten Aktivitäten basiert. In mindestens einem voneinander unabhängigen Softwaresystemen werden Prozesse, Aktivitäten, Transaktionen und Aufgaben für die Erreichung eines Ergebnisses oder einer Dienstleistung autonom ausgeführt (Hindle et al. 2018). Folglich sind Bots nicht physisch präsent und verfügen im klassischen Sinne über keinerlei künstliche Intelligenz (Deloitte 2017). Weiterhin kann RPA auch über die jeweiligen Wortbestandteile definiert werden, indem menschliche Benutzereingaben mit Hilfe eines programmierbaren Softwareroboters („Robotic“) imitiert und so eine Reihe aufeinander folgender Prozessschritte („Process“) automatisiert („Automation“) durchgeführt werden (Häuser und Schmid 2018).

Der Fokus bei der Prozessautomatisierung mit RPA liegt auf der End-to-End-Betrachtung eines Prozesses. Dabei können im Rahmen der Prozessdurchführung mehrere Systeme eingebunden sein (Reich und Zerres 2019), da RPA als virtuelle Arbeitskraft die Aufgaben eines menschlichen Mitarbeiters am Computer imitiert. Folglich nutzt ein Bot wie ein Mitarbeiter die Log-in-Funktionalität und bedient das jeweilige Programm ausschließlich über die Benutzeroberfläche (Ernst & Young GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft 2017), in dem dieser, wie ein Mitarbeiter, beispielsweise verschiedene Schaltflächen im Graphical User Interface (GUI) anspricht oder Texteingaben vornimmt. Folglich kann ein Softwareroboter auch als zusätzliche Schicht auf dem jeweiligen zu automatisierendem System gesehen werden (Häuser und Schmid 2018). Weiterhin können im Rahmen einer Prozessautomatisierung mit RPA ebenfalls regelbasierte Entscheidungen getroffen oder Daten transferiert werden (Singh 2018). Diese Prozesslogik wird mit Hilfe von leistungsstarker und intuitiv zu bedienender Drag-and-Drop Software hinterlegt (Gerbert et al. 2017), sodass die Automatisierung der Prozesse mittels RPA durch die Mitarbeiter der jeweiligen Fachbereiche erfolgen kann (Häuser und Schmid 2018). Ist die Prozesslogik hinterlegt, können verschiedene Trigger wie der Eingang einer E‑Mail oder eine festgelegte Uhrzeit den Start des Bots auslösen. Weiterhin kann ein Bot auch manuell gestartet werden (Bayerl et al. 2018). Abb. 1 illustriert vereinfacht und beispielhaft die automatisierte Bedienung der Standardsoftware durch RPA.

Links im Schaubild sind die Steuerbefehle dargestellt, welche durch die RPA-Software ausgeführt werden. Auf der rechten Seite ist die GUI der Standardsoftware zu sehen, welche durch den Bot bedient wird (Häuser und Schmid 2018). Fehlen dem Softwareroboter im Rahmen der Prozessdurchführung beispielsweise Informationen oder tritt ein zuvor nicht definiertes Ereignis während des Prozesses auf, so informiert der Bot je nach Einstellung einen zuvor definierte Personenkreis. Üblicherweise erfolgt dies per E‑Mail (Kleehaupt-Roither und Unger 2018).

Die Einsatzmöglichkeiten für RPA innerhalb eines Unternehmens gestalten sich als vielfältig. So können beispielsweise im Vertrieb Aufträge automatisch bearbeitet oder bei der Beschaffung und Distribution von Gütern Informationen aus verschiedenen Systemen verarbeitet werden (Alexander et al. 2018). Weiterhin bestehen Einsatzpotenziale im Bereich Human Resources sowie in der Schadensbearbeitung (Singh 2018). Die zuvor erwähnten Bereiche werden ebenfalls durch eine Studie von Horváth & Partners validiert (Horváth und Partners 2017). Dadurch, dass standardisierte und regelbasierte Prozesse insbesondere im Backoffice Anwendung finden, ist eine Betrachtung aller Backoffice-Bereiche hinsichtlich der jeweiligen Automatisierungspotenziale mittels RPA besonders erstrebenswert.

Der Bereich mit dem größten Einsatzpotenzial für RPA stellt allerdings das Finanz- und Rechnungswesen dar. Daher konzentrieren sich Unternehmen zunächst auf regelbasierte, sich wiederholende und hochvolumige Prozesse in diesen Bereichen. Implementiert ein Unternehmen RPA erstmalig, so werden insbesondere standardisierte Prozesse im Rahmen der Kreditoren- oder Debitorenbuchhaltung wie beispielsweise die Rechnungserstellung ausgewählt (Baumbach et al. 2016). Dies wird ebenfalls durch eine Studie von Capgemini bestätigt, gemäß welcher mehr als die Hälfte der Unternehmen RPA im Finanz- und Rechnungswesen einsetzen (Baumbach et al. 2016). Zusätzlich schätzen laut der Studie von Horváth & Partner ca. 60 % der Befragten, dass das Einsparungspotential im Finanzbereich durch RPA zwischen 11 und 30 % liegt. Weitere 23 % sind der Meinung, dass das Potential noch höher liege (Horváth und Partners 2017). Weiterhin planen viele Unternehmen den zukünftigen Einsatz von RPA insbesondere im Bereich des Finanz- und Rechnungswesens aber auch im Personalmanagement oder der Kundenbetreuung (Baumbach et al. 2016).

RPA bietet zahlreiche Vorteile. Die primären Mehrwerte für Unternehmen durch Softwareroboter sind dabei Kostensenkungen, Qualitätsverbesserungen sowie eine verbesserte Compliance (Baumbach et al. 2016).

Zunächst ist die Arbeitszeit von Softwarerobotern als Vorteil zu nennen. Im Gegensatz zu einem menschlichen Mitarbeiter kann die virtuelle Belegschaft 24 h an sieben Tagen in der Woche im ganzen Jahr arbeiten. Folglich ist es einem Roboter möglich, eine bis zu vier Mal höhere Leistung zu erbringen, als es einem Angestellten bei einer Arbeitszeit von 40 h in der Woche möglich ist (Lünedonk 2018). Darüber hinaus benötigt ein Roboter keine Pausen oder Urlaub und ist somit rund um die Uhr einsetzbar (Hermann et al. 2018).

Des Weiteren können durch RPA Kosten reduziert werden, da sich Mitarbeiter anstatt monotonen und repetitiven Aufgaben vermehrt anderen wertschöpfenden Tätigkeiten widmen können (Singh 2018). Auf Grund der Tatsache, dass mit RPA häufig outgesourcte Prozesse im Bereich des Backoffice automatisiert werden, besteht weiteres Einsparpotenzial bei den Kosten für outgesourcte Dienstleistungen (Häuser und Schmid 2018). Zusätzlich sind Softwareroboter sehr kostengünstig. Die Kosten für die entsprechende Analyse, Planung, Lizenzensierung, Integration und Testings fallen gering aus. Dieser Sachverhalt begründet sich primär in den lediglich geringen notwendigen Architektur- und Infrastrukturanpassungen, da RPA auf die bestehenden IT-Landschaft zugreift (Alexander et al. 2018). Die Kostenreduktion wird weiterhin von einer Studie bestätigt, welche von Deloitte in Großbritannien durchgeführt wurde. Während ein Vollzeitmitarbeiter (FTE) in Großbritannien 100 % kostet, müssen im Vergleich für einen Angestellten in einem Niedriglohnland lediglich 35 % gezahlt werden. Dahingegen beträgt der Kostenanteil für einen Roboter gemessen an einem britischen Mitarbeiter nur 10 % (Deloitte 2015). Ähnliche Relationen sind in Deutschland anzunehmen (Hermann et al. 2018). Während in der Literatur Kosteneinsparpotenziale von 20 bis 50 % beschrieben werden (Baumbach et al. 2016; Singh 2018), ist es laut dem Beratungsunternehmen Accenture möglich, durch den Einsatz von RPA eine Kostenreduktion von bis zu 80 % zu erreichen (Accenture 2016).

Neben den möglichen Kosteneinsparungen trägt RPA außerdem zur Entlastung der Mitarbeiter von repetitiven und monotonen Aufgaben bei (Häuser und Schmid 2018), sodass sie sich wertschöpfenden Tätigkeiten widmen können, welche menschliche Entscheidungskompetenz und Intelligenz erfordern. Sind standardisierte Routinetätigkeiten auf einen Softwareroboter übertragen worden, so entfällt ebenfalls der Aufwand für den Wissenstransfer besagter Aufgaben an neue Angestellte (Deloitte 2017). Die Automatisierung monotoner Aufgaben trägt weiterhin zur Prozesseffizienz bei, welche häufig mehr als 40 % beträgt (Kirchmer 2017). Ebenso kann RPA die Suche nach Informationen in Dateien, Datenbanken oder im Internet im Vergleich zu einem Mitarbeiter wesentlich schneller ausführen (Häuser und Schmid 2018), wodurch die Bearbeitungszeiten um 40 % sinken (Accenture 2016). Längerfristig bedeutet RPA ebenfalls, dass Mitarbeitern in Zukunft interessantere Aufgaben geboten (Lhuer und Willcocks 2016) und neue Jobprofile wie beispielsweise jenes des RPA-Entwicklers geschaffen werden. Folglich ist davon auszugehen, dass zukünftig viele manuelle, transaktionale Tätigkeiten nicht mehr von Angestellten ausgeführt werden (Lünedonk 2018).

Ein weiterer großer Vorteil von RPA stellt die Skalierbarkeit dar. Der Ausgleich von Kapazitätsengpässen in Zeiten von Spitzenauslastungen wird durch den flexiblen Einsatz der Softwareroboter ermöglicht (Ernst & Young GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft 2017). Dadurch, dass ein im RPA-Tool definierter Workflow beliebig vielen Robotern zugewiesen werden kann, ist eine kurzfristige Skalierung mittels geringer Vorplanung möglich. So können Bots Prozessrückstände aufarbeiten oder deren Entstehung entgegenwirken (Gebhardt 2016). Weiterhin können in der RPA-Software bereits definierte Komponenten für andere Prozesse wiederverwendet werden. Dies senkt nicht nur die Entwicklungskosten, sondern verkürzt ebenfalls die Entwicklungszeit zukünftiger Roboter (Craig et al. 2015c). Dadurch, dass RPA sehr flexibel eingesetzt werden kann, wird Unternehmen ebenfalls die Chance geboten, vor dem Hintergrund des demografischen Wandels zu bestehen. In Anbetracht des Fachkräftemangels sowie des Wirtschaftswachstums stellt RPA für Unternehmen eine mögliche Ressource dar (Lünedonk 2018).

Ein zusätzlicher Nutzen besteht in der Qualitätssicherung, da mit Hilfe von Robotern die Fehlerquote im Rahmen der Prozessdurchführung deutlich reduziert wird. Da ein Softwareroboter per Definition fehlerfrei arbeitet, entfallen Fehler aufgrund menschlichen Versagens und erhöhen somit die Qualität der Prozessdurchführung (Baumbach et al. 2016). Weiterhin beschränkt sich die Beteiligung eines Menschen bei dem Einsatz von RPA lediglich auf die Konfiguration des Bots, wodurch eine deutliche Qualitätssteigerung im Prozess erreicht wird (Häuser und Schmid 2018). Zusätzlich werden jegliche Systemeingaben des Softwareroboters ab dessen Implementierung stets dokumentiert (Ernst & Young GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft 2017). Somit verhalten sich RPA Roboter per Definition vollständig regelkonform (Weber 2018). Dies ist insbesondere bei Compliance-relevanten Prozessen von großem Vorteil, da sich mit dem Einsatz von RPA Prozesse unter Berücksichtigung der entsprechenden Compliance-Vorschriften überwachen lassen. Dadurch, dass die Arbeits- und Ablaufprozesse genau dokumentiert werden, sind die Vorgänge zu jedem Zeitpunkt transparent, detailliert überprüfbar sowie nachvollziehbar (Lünedonk 2018).

Schließlich ist die Amortisationszeit beim Einsatz von RPA verhältnismäßig kurz. Praxiserfahrungen zeigen, dass sich die Investition häufig bereits nach zwölf Monaten auszahlt (Alexander et al. 2018). Je nach Projekt kann der Return On Investment (ROI) auch schon nach einer Laufzeit von drei bis neun Monaten erreicht werden (KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft 2017).

Die Risiken und Nachteile von RPA reichen von system- und prozessual bedingten Fehlern über mögliche Zusatzkosten bis hin zum gleichbleibenden Standardisierungsgrad von Prozessen und werden im Folgenden näher erläutert.

RPA als softwarebasierte Lösung kann lediglich digitale Eingaben verarbeiten sowie regelbasierte Prozesse automatisiert ausführen. Auch wenn durch RPA wissensintensive Prozesse automatisiert werden können, ist es wichtig hervorzuheben, dass Softwareroboter dennoch nicht zu einer Entscheidungsfindung fähig sind. Auch wenn ein Bot einen Prozess schneller und qualitativ besser ausführen kann als ein menschlicher Mitarbeiter, ist die Verbesserung der Durchführungsgeschwindigkeit des Gesamtprozesses begrenzt (Penttinen et al. 2018). Dies liegt beispielsweise daran, dass Roboter – wie Mitarbeiter – die Anmeldung in einem System über die jeweilige GUI ausführen. Folglich ist ein Roboter zwar schneller als ein Mensch, jedoch weitaus langsamer als ein vollständig im ERP-System automatisierter Prozess (Gerbert et al. 2017). Weiterhin können bestehende Prozesse die effektive Zeit eines Roboters erheblich einschränken. Auch wenn RPA als geschäftsorientiert bezeichnet wird, ist es notwendig, dass sich die IT-Abteilung beispielsweise mit der Verwaltung der Zugriffsrechte oder der Pflege der Prozessprotokolle befasst (Penttinen et al. 2018). Weiterhin besteht ein hoher manueller Anpassungsbedarf, da sich RPA weder selbst verbessert noch dazulernt. Ergeben sich Prozessänderungen oder Änderungen in Systemen, welche von einem Bot bedient werden, so ist eine Anpassung der RPA-Software zwingend erforderlich (Michaelis et al. 2019).

Darüber hinaus ist es wichtig zu beachten, dass RPA per se den Standardisierungsgrad nicht erhöht (Baumbach et al. 2016). Somit ist bereits vor einer möglichen Automatisierung zu klären, ob ein Prozess den erforderlichen Standardisierungsgrad erfüllt, da eine nachträgliche Standardisierung zu erheblichen Folgekosten führt (Hermann et al. 2018). Ebenso birgt der Versuch instabile, ineffiziente oder nicht automatisierbare Prozesse mit RPA zu automatisieren große Risiken (Craig et al. 2015b). Entsprechend ist RPA nicht fähig, einen schlechten Prozess zu verbessern, da Roboter einen Prozess lediglich schneller und genauer ausführen (Baumbach et al. 2016).

Der Betrieb sowie die Ausführung von Prozessen durch Roboter stellen weitere Risiken dar. Sobald Roboter ohne ordnungsgemäße Überprüfung oder geeignetes Betriebsmodell von der Entwicklung in den Betrieb überführt werden, entstehen operative Risiken. Diese führen unter Umständen zu einem Prozessstopp oder falsch ausgeführten Prozessen (Hindle et al. 2018), welche aufwendige Nacharbeiten oder Schadensfälle verursachen können. Zusätzlich können eine schlechte Datenqualität oder eine unzureichende Definition des Prozesses zu einer fehlerhaften Prozessausführung beitragen (Kirchmer 2017). Da ein Fehler durch die RPA-Software, die RPA-Programmierung oder die Standardsoftware entstehen kann, ist der Ursprung eines Fehlers häufig nicht eindeutig identifizierbar. Dadurch, dass diese drei Komponenten im Zweifelsfall von unterschiedlichen Anbietern stammen, stellt sich hier insbesondere die Frage des Fehlernachweises aber auch der Haftung und Verantwortlichkeit (Häuser und Schmid 2018).

Während die Kostenreduktion eigentlich einen der wesentlichen Vorteile von RPA darstellt, sorgen sich einige Unternehmen gemäß einer Umfrage von Capgemini darum, dass die Kosten für die Implementierung von RPA im Vergleich zum ROI zu hoch sind (Baumbach et al. 2016). Trifft ein Unternehmen beispielsweise im Rahmen der Auswahl der RPA-Software eine falsche Entscheidung, kann dies schnell die Kosten erhöhen. Aufgrund der Vielzahl der auf dem Markt angebotenen RPA-Tools, ist es für viele Unternehmen herausfordernd, die tatsächlichen Fähigkeiten und Eigenschaften der unterschiedlichen RPA-Softwares zu bewerten. Gleiches gilt, wenn sich ein Unternehmen für ein falsches Beschaffungsmodell, einen falschen Berater oder Partner entscheidet (Hindle et al. 2018). Weiterhin ist es ebenfalls möglich, dass die angestrebte Kostenreduktion nicht erreicht wird. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn trotz Automatisierung die Aufgaben für die Mitarbeiter nicht entfallen und stattdessen Neue daraus resultieren (Tornbohm 2018). Zusätzlich sind steigende Kosten seitens des ERP-Anbieters denkbar, da durch einen Softwareroboter im Vergleich zu einem menschlichen Angestellten 80–90 % mehr Datenverarbeitungsvorgänge durchgeführt werden können. Dies in Kombination mit dem ganztägigen Betrieb von RPA führt zu einer intensiven Nutzung der Standardsoftware. Folglich könnten Unternehmen zukünftig weniger Softwarelizenzen bei gleicher Datenverarbeitungsmenge benötigen. Da dies nicht im Interesse der Anbieter von Standardsoftware liegt, ist ein mehrstufiges Lizenzsystem in Zukunft denkbar, wodurch die Kosten entsprechend steigen würden (Häuser und Schmid 2018).

Weiterhin kann es notwendig sein, die IT-Landschaft umzustrukturieren. Auch wenn die Stärke von RPA in der Überbrückung von Systemschnittstellen liegt, können hochkomplexe Systemlandschaften den Einsatz von Softwarerobotern deutlich erschweren (Singh 2018). Dies kann dazu beitragen, dass Prozesse deutlich langsamer ausgeführt werden. Steigt die Anzahl der Roboter, so kann eine Optimierung der IT-Infrastruktur ebenfalls notwendig werden, um das volle Potenzial von RPA nutzen zu können (Craig et al. 2015a).

Trotz zahlreicher Vorteile kann RPA nicht als Universallösung angesehen werden. Da RPA nur stellenweise Problemfelder beheben und somit die IT-Architektur und -Integrität gefährden kann (Gerbert et al. 2017), wird RPA auch als „Automatisierungspflaster“ bezeichnet. Entsprechend stellen Softwareroboter weniger eine dauerhafte Automatisierungslösung dar. Dadurch, dass eine nachhaltige Automatisierung über die jeweiligen Kernsysteme implementiert wird, handelt es sich bei RPA mehr um eine Übergangslösung (Lünedonk 2018).

Die größten Herausforderungen bei der Einführung von RPA in Unternehmen liegen einerseits in der Integration aller Mitarbeiter und Beteiligten; andererseits spielt die Formulierung einer adäquaten RPA-Strategie eine entscheidende Rolle.

Aktuelle Studien belegen, dass weltweit etwa 100 Mio. Arbeitsplätze bis 2025 von RPA betroffen sein können (KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft 2017). Entsprechend tragen viele Mitarbeiter die Sorge, ihren Job zu verlieren (Craig et al. 2015c) oder durch einen Roboter ersetzt zu werden (Ansari et al. 2019). Aufgrund der Tatsache, dass das finanzielle Einsparpotenzial auch auf Personalkürzungen zurückzuführen ist, stellt sich die Angst der Mitarbeiter als durchaus berechtigt dar (Hermann et al. 2018). Folglich ist es eine Herausforderung für Unternehmen, einerseits mit den Ängsten der Belegschaft angemessen umzugehen und gleichzeitig betroffenen Angestellten eine Zukunftsperspektive zu bieten. Die Anforderungsprofile an Mitarbeiter werden sich entsprechend verändern, sodass künftig neue Fähigkeiten wie kritisches Hinterfragen oder die Entwicklung von kreativen Denkansätzen gefordert werden. Dies bedarf entsprechenden Veränderungen in der gesamten Organisation, dessen Kultur sowie in den Führungsstrukturen (Singh 2018). Entsprechend ist das Thema Change-Management im Rahmen eines RPA-Projekts unerlässlich und stellt Unternehmen vor eine große Herausforderung (Lünedonk 2018).

Weiterhin erfordert der Einsatz von RPA die Definition einer Vision sowie einer entsprechenden Strategie (Willcocks et al. 2015). Dies ist insbesondere dann für Unternehmen herausfordernd, wenn RPA in einem zu geringen Rahmen betrachtet wurde, beispielsweise als Kostensenkungsmöglichkeit innerhalb einer Abteilung. Eine nicht strategische Ausrichtung in Bezug auf RPA führt entsprechend zu einer geringeren Potenzialausschöpfung (Hindle et al. 2018). Dies ist unter anderem der Fall, sobald ein Unternehmen den Bereich mit dem höchsten Angestelltenanteil für ein RPA-Projekt auswählt, um das vermeintlich größte Einsparungspotenzial zu schöpfen. Entsprechend ist eine langfristige Betrachtung von RPA insbesondere vor dem Hintergrund des Gesamtbildes der Automatisierungsfortschritte notwendig sowie die Unterstützung der Unternehmensführung und Einbindung aller Interessengruppen wie der IT-Abteilung, den Mitarbeitern sowie Kunden unerlässlich (Hindle et al. 2018). Weiterhin ist die Berücksichtigung der IT-Strategie des jeweiligen Unternehmens hinsichtlich einer möglichen Implementierung von RPA zwingend notwendig. Dementsprechend ist ein enger Austausch mit der IT-Abteilung bezüglich der Möglichkeiten und Anforderungen bei der Prozessautomatisierung ratsam (Baumbach et al. 2016).

Die in den Abschn. 2.3.–2.6. genannten Vorteile, Einsatzpotentiale, Nachteile sowie Risiken von RPA sind in Tab. 1 zusammenfassend anhand übergeordneter Kriterien gegenübergestellt.

Hinsichtlich der Kosten besteht mit Hilfe von RPA die Möglichkeit, hohe Einsparpotentiale zu heben. Weiterhin zahlt sich die Investition schnell aus, da der ROI innerhalb kurzer Zeit erreicht wird. Dennoch können die Kosten steigen, beispielsweise wenn ein für das Unternehmen ungeeignetes RPA-Tool gewählt wurde oder die Einführung von RPA scheitert. Als Vorteil von RPA ist mit Hinblick auf die Verfügbarkeit und Geschwindigkeit die ständige Verfügbarkeit von 365 Tagen im Jahr rund um die Uhr, schnelle Prozessdurchführung sowie Skalierbarkeit zu nennen. Dennoch ist zu beachten, dass die Durchführungsgeschwindigkeit begrenzt ist und laufende Anpassungen bei einer sich ändernden Benutzeroberfläche vorgenommen werden müssen. Jedoch wirkt sich RPA positiv innerhalb eines Unternehmens aus. Es gibt zahlreiche Einsatzmöglichkeiten für RPA, wodurch regelbasierte und monotone Aufgaben für Mitarbeiter entfallen. Diese können sich entsprechend wertschöpfenden Tätigkeiten widmen. Dennoch ist zu beachten, dass die Einführung von RPA auch zur Freisetzung von Mitarbeitern führen kann. Eine mögliche Umqualifizierung dieser, das dazugehörige Changemanagement sowie die strategische Einbindung von RPA stellt ein Unternehmen vor neue Herausforderungen. Während RPA in der Lage ist, Prozesse per Definition fehlerfrei durchzuführen und somit die Einhaltung von Prozessrichtlinien und -vorgaben sicherstellt, besteht dennoch das Risiko einer fehlerhaften Prozessdurchführung. Die Ursache kann hierbei in der Programmierung des Softwareroboters oder der Software selbst liegen. Damit verbundene Haftungsfragen sind nicht eindeutig zu klären. Einerseits ist RPA ein vielversprechendes Automatisierungsinstrument, da die Implementierung schnell erfolgt und gleichzeitig Systembrüche überbrückt werden können. Andererseits ist zu beachten, dass mit Hilfe von Softwarerobotern keine Standardisierung erfolgt und lediglich vollständig definierte Prozesse auf der Basis von strukturierten Daten automatisiert werden. Folglich stellt RPA keine Universallösung, sondern lediglich eine Art Automatisierungspflaster dar.

Entsprechend ist im Rahmen des Einsatzes von RPA vor allem darauf zu achten, dass der zu automatisierende Prozess zunächst standardisiert, optimiert sowie ausreichend dokumentiert wird. Des Weiteren ist zu prüfen, ob der Prozess bereits im betroffenen ERP-System automatisiert werden kann. Ist dies nicht der Fall, ist eine Automatisierung mittels RPA empfehlenswert, sofern dieser Prozess geeignet ist. Dennoch darf ein Unternehmen im Rahmen der Prozessautomatisierung mit RPA nicht den strategischen Überblick verlieren. Einem Unternehmen sollte stets bewusst sein, dass eine Automatisierung mit RPA lediglich eine Übergangslösung darstellt. Weiterhin sollte sich ein Unternehmen im Rahmen einer Strategie hinsichtlich Digitalisierungs- sowie Automatisierungsthemen positionieren, anhand welcher der Einsatz von RPA entsprechend bewertet werden kann.