2018 können Unternehmen viele Unterlagen, die sie nicht mehr für die Steuer benötigen, aufgrund der abgelaufenen Aufbewahrungsfrist getrost entsorgen.
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In Unternehmen sammeln sich im Alltag viele Dokumente und Belege, wie beispielsweise Lieferscheine, Lohnlisten, Auftragsunterlagen, Geschäftsbriefe und vieles mehr. Auch die Unterlagen rund um die Steuer wachsen Jahr für Jahr an. So werden zum Beispiel viele Buchungsbelege erstellt, Jahresabschlüsse, Betriebsprüfungsberichte und Steuerbescheide abgeheftet. Das kostet jedoch viel Platz in den Räumlichkeiten und Unternehmen damit auch Geld. Nach einigen Jahren stehen die Verantwortlichen dann vor den vollen Regalen und stellen sich die Frage: Was kann nun aus dem Schrank in den Papierkorb wandern?
Ordnungsgemäße Buchführung
Die gesetzlichen Vorgaben sind streng. Zahlreiche Regelungen finden sich in den §§ 146 ff. Abgabenordnung. Doch auch in den Einzelsteuergesetzen sind Aufbewahrungsfristen geregelt, die Unternehmer beachten müssen. Zu früh dürfen Unterlagen nicht entsorgt werden, denn wer gegen die Aufbewahrungspflichten verstößt, muss befürchten, dass das Finanzamt von einer nicht mehr ordnungsgemäßen Buchführung ausgeht. Das kann zu Geldbußen, Schätzungen, im schlimmsten Fall sogar zu dem Verdacht der Steuerhinterziehung führen.
Die Aufbewahrungsvorgaben betreffen übrigens nicht nur Dokumente in Papierform. Auch E-Mails müssen archiviert werden. Umso wichtiger ist es, dass Unternehmen ihre Mitarbeiter hierfür sensibilisieren.
Nicht mehr benötigte Unterlagen
Folgende Unterlagen aus 2007 und früher können grundsätzlich ab 1.1.2018 vernichtet werden:
- Bücher und Aufzeichnungen,
- Inventare,
- Jahresabschlüsse,
- Lageberichte,
- die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
- Buchungsbelege
- Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union,
Handels- und Geschäftsbriefe aus 2011 und früher können ab 2018 grundsätzlich in den Papierkorb wandern.
Diese Grundsätze und Fristen gelten aber nur, sofern diese Unterlagen nicht mehr von Bedeutung sind. So beschreiben die Springer-Autoren Hans-Joachim Röhle und Thomas Wiegmann in ihrem Buchkapitel "Buchführungspflicht/ Gewinnermittlungsarten/ Jahresabschluss" (Seite 5):
Solange die Unterlagen für die Steuern von Bedeutung sind, läuft die Aufbewahrungsfrist gem. § 147 Abs. 3 S. 3 AO nicht ab".
Wenn beispielsweise mit einer Betriebsprüfung begonnen wurde und die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist, dürfen die betreffenden Unterlagen nicht entsorgt werden. Wer gerade die Steuerfahndung im Haus hat, sollte ebenfalls notwendige Belege sicherheitshalber vorhalten. Es empfiehlt sich generell, zunächst einmal den Steuerberater anzusprechen und um Rat zu bitten. Im Zweifel sollten Unterlagen besser länger aufbewahrt werden. Schließlich sind es Belege, die ein Unternehmen auch entlasten können.
Belege gewissenhaft und professionell entsorgen
Sensible Unterlagen sollten gewissenhaft und vertraulich entsorgt werden. Der Einsatz eines Aktenvernichters kann sich hier lohnen. Wer so viele Unterlagen entsorgt, dass ein einfacher Aktenvernichter nicht mehr ausreicht, kann sich informieren, welche Angebote es hierzu beispielsweise in Form von Mobilschreddersystemen an seinem Standort gibt. Auch hier sollten Unternehmen wegen des Datenschutzes bei der Wahl des Dienstleisters mit Sorgfalt vorgehen.