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10-09-2019 | Kanzlei | Im Fokus | Article

Digitale Prozesse machen Steuerberatung zukunftsfähig

Author:
Tobias Sick

Die Digitalisierung macht vor keinem Bereich des Berufs- oder Privatlebens halt. Das gilt auch für die Steuerberatung. Vor allem junge, digital aufgeschlossene Unternehmen setzen auf gut aufgestellte Dienstleister. 

Erfahrungen zeigen, dass besonders innovative Start-ups und Wachstumsunternehmen ihre eigene Buchhaltung in beinahe 100 Prozent der Fälle digital absolvieren und verwalten möchten. So achten diese Unternehmen besonders darauf, dass sie auch bei der Steuerberatung einen entsprechend ausgerichteten Partner finden, der sie unterstützt.

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Digitale Geschäftsmodelle in der Steuerberatung

Zukunftsfähig bleiben im Spannungsfeld zwischen Tradition und Legal Tech

Thomas Egner erläutert in diesem essential, dass veränderte Geschäftsmodelle in der Steuerberatung mit einem veränderten Leistungsspektrum sich nicht nur auf die Kanzleistrukturen und -prozessen auswirken, sondern vor allem auch sich vverändernde Anforderungen an den Steuerberater und seine Mitarbeiter sowie neue Wettbewerbssituationen bedeuten.

Digitalisierung verändert Steuerberatung nachhaltig

Mit der Digitalisierung haben sich auch jegliche Abläufe in diesem Bereich verändert. Wo früher Mandanten noch den berühmten Schuhkarton oder Ordner voller Rechnungen, Belege und Dokumente brachten, wird nun alles digital abgebildet und ausgeführt. Vorbei ist die Zeit, in der noch vieles per Hand sortiert und anschließend verbucht wurde.

Dabei ist die Digitalisierung noch keineswegs abgeschlossen und wird weiter an Geschwindigkeit zunehmen. Teilweise erfolgt bereits jetzt ein Großteil der Buchungen automatisiert. So können beispielsweise in regelmäßigen Abständen auftretende Buchungen mittels sogenannter Lerndateien vollkommen automatisch verbucht werden. Der Trend geht auch hier ganz klar Richtung Künstlicher Intelligenz (KI).

Künstliche Intelligenz steht noch am Anfang

Die stupiden Aufgaben der Sortierung und Verbuchung übernehmen zunehmend Softwareprogramme, sofern diese richtig gefüttert werden. Dies funktioniert bei Standardbuchungen bereits heute relativ gut und beinahe fehlerfrei. 

Bei komplexeren Sachverhalten zeigt sich jedoch, dass die KI noch ganz am Anfang ihrer Entwicklung steht und die menschliche Denkkraft noch nicht ersetzen kann. Allerdings wird es nur eine Frage der Zeit sein, bis die Programme so ausgereift sind, dass das Eingreifen von menschlicher Seite nicht mehr oder nur mehr in absoluten Ausnahmenfällen notwendig sein wird.

Belege kommen auf digitalen Kanälen

Die digitale Buchhaltung läuft in etwa folgendermaßen ab: Ein Mandant stellt die Belege und Beleginformationen elektronisch mittels spezieller Programme beziehungsweise Schnittstellen, beispielsweise aus Online-Shops oder Warenwirtschaftsprogrammen, der Steuerberatungsgesellschaft zur Verfügung. Diese werden hierbei in eine Cloud hochgeladen oder per Schnittstellen automatisch übermittelt.

Darüber hinaus eingehende Papierbelege digitalisiert der Mandant selbst, etwa mit Hilfe eines Scanners oder einer App. Der Aufwand für den Mandanten ist minimal. Gleichzeitig hat er hierdurch ein durchsuchbares elektronisches Archiv. Die digital übermittelten Belege sind für den Steuerberater sofort abrufbar und können somit direkt verbucht werden. 

Wie schon beim früheren Schuhkarton oder Pendelordner setzt eine effiziente Bearbeitung aber auch bei digitalen Buchhaltungsprozessen die Vollständigkeit und eine gute Qualität sämtlicher Belege voraus. So ist es ein absoluter Produktivitätskiller, wenn die übermittelten Belege unvollständig sind oder zum Beispiel Rechnungen oder Bewirtungsbelege nur teilweise gescannt worden sind.

Chancen und Risiken der Digitalisierung

Durch die Abnahme stupider Verbuchungsprozesse wird für die Mitarbeiter in der Steuerberatung mehr Zeit für qualitativ hochwertige Beratung frei. Privatpersonen und Arbeitnehmer sparen sich durch diese neuen Technologien den Steuerberater unter Umständen ganz. Doch die Komplexität im Unternehmensbereich macht eine qualitativ hochwertige Steuerberatung unerlässlich. Denn hier kommt es auf die richtige Rechtsform sowie Strukturen an und komplexe steuerliche Fragestellungen müssen professionell gelöst werden. Viele legale Tricks und Kniffe kennt nur der Steuerfachmann mit entsprechender Expertise.

Darüber hinaus kann die frei gewordene Zeit dafür genutzt werden, betriebswirtschaftliche Auswertungen, Planungen oder Kalkulationen durchzuführen und diese gemeinsam mit dem Mandanten zu analysieren. Der Steuerberater kann hier seinen Fundus an Erfahrung und Kompetenz mit einbringen, denn kaum jemand hat vergleichbar tiefe Einblicke in eine Vielzahl von Unternehmen. Das macht diese Arbeit auch für Berufseinsteiger interessant und zukunftssicher. Andererseits müssen Steuerberater, die nicht mit der Zeit gehen, um Arbeitsplätze und Aufträge fürchten. 

Hochwertige Beratung steigert Mandantenzufriedenheit

Steuerberater, die das eigene Geschäftsmodell dem digitalen Trend anpassen, können viele Vorteile nutzen. Wo früher stupide Arbeiten einen Großteil der Zeit in Anspruch genommen haben, kann zukünftig eine ausführliche persönliche Beratung mit einem hohen Mehrwert für die betreuten Mandanten angeboten werden. Damit erhöht sich die Service-Qualität. Die Mandantenzufriedenheit und -bindung steigt. 

Nicht zuletzt wird durch die Digitalisierung auch die Archivierung von Belegen erleichtert, was sowohl dem Mandanten als auch dem Steuerberater später bei der Suche von einzelnen Dokumenten, zum Beispiel bei einem Garantiefall oder bei einer Betriebsprüfung, immens viel Zeit sparen kann.

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