Mehr als 319 Milliarden E-Mails weltweit fluten die Kommunikationskanäle derzeit täglich. E-Mail-Marketing ist beliebter Kommunikationshebel hin zum Kunden. Die Datenschutzrisiken und entsprechende Schutzmaßnahmen sollten Unternehmen dabei jedoch auch im Auge behalten.
Springer Professional Wiesbaden GmbH
E-Mails sind noch immer die bevorzugte berufliche Kommunikationsmethode. Ob zu Marketing-Zwecken, im Geschäftsverkehr oder dem Kundenservice, überall werden häufig hohe Datenmengen per Mail und offene Dateien mit sensiblen Informationen übermittelt. Bis zum Jahr 2024 soll sich diese Zahl der versendeten Mails voraussichtlich auf 361,6 Milliarden berufliche wie private elektronische Mitteilungen erhöhen, wie eine Prognose der Radicati Group zeigt. Für den gleichen Zeitraum gehen die Marktforscher von
- weltweit 4,04 Milliarden E-Mail-Nutzern aus,
- 86 Prozent der Deutschen nutzen E-Mails als Kommunikationsmittel
E-Mail-Verkehr birgt Gefahren
Doch die Gefahren durch Eingriffe Dritter, etwa beim Versand vertraulicher Daten, sind nicht zu unterschätzen. Laut Statista liegt beispielsweise der Anteil der Spam-Mails am gesamten weltweiten E-Mail-Verkehr bei rund 57,26 Prozent.
Eine Schwachstelle der E-Mail-Flut ist, dass laut Experten der Tresorit AG nach der Ankunft beim Empfänger die Kontrolle über die E-Mail-Anlagen verloren geht, was entsprechende Risiken birgt. E-Mails sollten daher zum Beispiel lediglich Links mit Dateien zur Ansicht oder zum Download enthalten, bei denen die Berechtigung zum Zugriff jederzeit wieder entzogen werden kann. Spezialisierte Cloud-Dienste und die Nutzung von Content- Collaboration-Plattformen, die Ende zu Ende verschlüsselt sind, können mehr Sicherheit schaffen. Nutzer können ähnlich wie bei Plattformen für den Dokumenten-Transfer großvolumiger Dateien ein Ablaufdatum eines Links definieren und den Zugriff somit kontrollieren. Zudem lassen sich Links von Mail-Aussendern ohne die Gefahr eines Spam-Filters, der sonst aufgrund der Dateigröße vielen Business-Mails droht, integrieren. Dies wird besonders relevant bei Videodateien oder Präsentationen, die beispielsweise zwischen Mitarbeitern im Home Office und im Kundenverkehr ausgetauscht werden.
Große Bedeutung hat das Kommunikationsmittel E-Mail auch im Online-Marketing. Wie der DDV in seiner jährlichen Studie "E-Mail-Marketing Benchmarks 2021" gemeinsam mit Absolith Marketing feststellt, setzen heute
- 98 Prozent der Top 5.000 Unternehmen E-Mail-Marketing ein,
- 91 Prozent haben einen elektronischen Newsletter und
- 71 Prozent schicken E-Mails über professionelle Mail-Service-Provider.
Auch die Informationstrigger, die Unternehmen über E-Mail bei Kunden auslösen, um zum Beispiel für Kaufangebote in Kontakt zu bleiben, haben sich weiterentwickelt. Wurde vor zwei Jahren innerhalb von E-Mail-Marketing-Maßnahmen nur bei 61 Prozent die Möglichkeit angeboten, per E-Mail-Services regelmäßig über die neuesten Tipps, Produktneuheiten oder Angebote informiert zu bleiben, ist dieser Wert inzwischen auf über 70 Prozent gestiegen. Zudem versuchen laut der Studie Unternehmen zusätzlich, die Interessenten bereits im Anmeldeprozess näher kennenzulernen, weitere 25 Prozent der Unternehmen bieten die Möglichkeit, Interessenschwerpunkte zu setzen und individualisieren so die Kundenkommunikation.
Welche Vorteile E-Mails als Instrument des Online-Marketing bieten, stellen die Springer-Autoren Ingo Kamps und Daniel Schetter zum Beispiel im Kapitel "E-Mail-Marketing - der direkte Weg zum Nutzer" dar. Sie beschäftigen sich mit den Ausprägungen und technischen Nutzungsoptionen von E-Mail-Marketing, weisen aber auch darauf hin, wie wichtig KPIs sind und welche Kennzahlen für die Erfolgskontrolle von E-Mail-Marketingmaßnahmen ausschlaggebend sind.
Spamming und Phishing vorbeugen
Aufgrund deutlich gestiegener Phishing- und Fraud-Attacken während der Corona-Zeit haben Unternehmen auch beim Thema Sicherheit nachgebessert. Neben gängigen Maßnahmen wie der Verschlüsselung nutzen 76 Prozent der untersuchten Betriebe beispielsweise den E-Mail-Sicherheitsstandard DKIM (DomainKeys Identified Mail), um die Authentizität von versendeten Mails zu verifizieren und das Fälschen des Absenders einer E-Mail, Spamming und Phishing, zu erschweren. Dabei wird dem Mail-Header des Absenders eine Signatur hinzugefügt. Der Server des Empfängers fragt den öffentlichen Schlüssel ab. Mit diesem wird überprüft, ob die Signatur korrekt ist. Allerdings hosten wiederum nur 45 Prozent den öffentlichen Schlüssel, der hierzu benötigt wird, unter ihrer eigenen Domain.