Motivationsfaktoren für oder gegen einen Einsatz von Cloud-Lösungen in Kleinstunternehmen

Mit 154 Unternehmen setzen über 55 % aller befragten Kleinstunternehmen (n = 278) Cloud-Dienste in ihrem jeweiligen Unternehmen ein. Während 4 % derzeit einen zukünftigen Einsatz planen, haben sich 24,5 % der Unternehmen bewusst gegen eine Nutzung von Cloud-Computing entschieden. Als Synonym dieser Teilnehmergruppe wird im Rahmen dieses Beitrags der Begriff „Cloud-Verweigerer“ verwendet. Sechzehn Prozent der Befragten ist die Technologie darüber hinaus schlichtweg unbekannt oder spielt keine Rolle bei der Ausgestaltung der Geschäftsprozesse. Abb. 2 zeigt einen Überblick über die Anteile an Unternehmen, die Cloud-Computing unabhängig von den Servicemodellen Infrastructure-as-a-Service (IaaS), Platform-as-a-Service (PaaS) und Software-as-a-Service (SaaS) einsetzen. Zusätzlich werden die Angaben nach Unternehmensalter aufgeschlüsselt.

Das Unternehmensalter spielt in der Nutzungsaffinität eine wichtige Rolle. 75,9 % der Kleinstunternehmen, die seit höchstens fünf Jahren bestehen, nutzen Cloud-Computing. Unter Unternehmen, die bereits seit mehr als zehn Jahren existieren, liegt der Anteil dagegen bei lediglich 45,7 %. Ein höherer Anteil (48,9 %) dieser Gruppe entscheidet sich gegen einen Einsatz von Cloud-Diensten. Die skeptische Betrachtung der Technologie zeigt sich insbesondere am hohen Anteil der bewussten Ablehnung in dieser Altersklasse.

Bei Betrachtung der Nutzeranteile nach Branchen zeichnet sich die Informations- und Kommunikationsbranche erwartungsgemäß mit der höchsten Affinität zur Nutzung von Cloud-Lösungen aus. Von den befragten Unternehmen dieser Branche verwenden 97 % Cloud-Dienste. In vier weiteren Branchen, beispielsweise dem Handel oder dem Grundstücks- und Wohnungswesen, setzen jeweils etwa zwei Drittel der befragten Unternehmen Cloud-Lösungen ein. In der Branche Industrie und Produktion setzen knapp über die Hälfte der Befragungsteilnehmer auf Cloud-Lösungen. Der mit Abstand niedrigste Anteil liegt bei den Handwerksunternehmen. In dieser Branche verwendet nur etwa jedes vierte Unternehmen eine Form des Cloud-Computings. Auch entstammt beinahe die Hälfte der bewussten Cloud-Verweigerer dem Handwerk (44,1 %). Dabei scheint das Unternehmensalter den Effekt zu verstärken. Die Cloud-Verweigerer stammen von Unternehmen, die seit über zehn Jahren bestehen. Das zeigt, dass die kleinsten Betriebe im Handwerk keine Vorreiterrolle in der zunehmenden Digitalisierung der Branche einnehmen wollen oder können.

Bei Betrachtung der Cloud-Nutzung in Kleinstunternehmen nach dem Servicemodell, ergibt sich folgendes Bild (siehe Abb. 3): Die meisten Unternehmen verwenden IaaS. Über 80 % der Cloud-Nutzer (n = 154) lagern demnach beispielsweise Daten zur Speicherung in die Cloud aus. Zusätzlich zu den 125 Unternehmen, die bereits auf Infrastruktur aus der Cloud setzen, befinden sich 13 weitere Unternehmen derzeit in der Planungsphase. PaaS wird von 34,4 % der Cloud-Nutzer eingesetzt. Hierbei ist festzustellen, dass knapp 30 % (15 Nennungen) der PaaS-Nutzer der Information- und Kommunikationsbranche entstammen. Der Handelsbranche entstammen zusätzliche 22,6 % (12 Nennungen). Die Nutzung vorkonfigurierter Entwicklungsumgebungen und -tools, ermöglicht PaaS Entwicklern die Fokussierung auf die Qualität der eigentlichen Entwicklung. Kleinstunternehmen aus dem Sektor Information und Kommunikation können somit auch ohne Aufbau eigener Strukturen hochwertige Anwendungen entwickeln. Auch Handelsbetriebe, deren Geschäftstätigkeit möglichst kundenorientiert gestaltet sein sollte, können auf vorkonfigurierte Komponenten oder Tools von Anbietern wie beispielsweise Salesforce zurückgreifen und somit vergleichsweise einfach und ohne umfassende Entwicklungserfahrung kundenfreundliche Webanwendungen erstellen (Smeds et al. 2015).

Das Servicemodell SaaS – d. h. das Beziehen von Software aus der Cloud – deckt heute schon die meisten Anwendungsbereiche von Unternehmen ab und ist die zweithäufigste genutzte Form des Cloud-Computings, welches bei über 75 % der Cloud-Nutzer zum Einsatz kommt.

Betrachtet man die Bereiche, in denen die befragten Unternehmen (n = 278) Cloud-Dienste einsetzen, so zeigt sich, dass Buchhaltung und Controlling mit 61 Nennungen am häufigsten durch Cloud-Dienste unterstützt werden (siehe Abb. 4). Da im Rahmen des Controllings ein Großteil der erhobenen Daten aus sensiblen Informationen besteht, ist davon auszugehen, dass die sich ergebenden Vorteile vorhandene Sicherheitsbedenken überwiegen. Auch für die Bereiche Vertrieb und Marketing werden häufig Cloud-Lösungen eingesetzt. Diese Bereiche werden von Anbietern wie Salesforce oftmals gebündelt und in eine kombinierte Softwarelösung, welche Unternehmen eine automatische, echtzeitfähige und effiziente Gestaltung des Marketing- und Vertriebskanals sowie des Customer-Relationship-Managements ermöglicht, integriert (Godse und Mulik 2009). Des Weiteren zeigt Abb. 4 neben den durch Cloud-Dienste unterstützten Unternehmensbereichen, welche Software/Anwendungen über die Cloud genutzt werden.

Elektronische Kommunikations- und Kalenderdienste gehören dabei zu den am häufigsten genutzten Anwendungen. Bei den ermittelten 122 Nennungen dieser Kategorie war auffällig, dass die Anzahl höher lag als die generelle Nutzung von SaaS-Diensten (76 % in Abb. 3). Die widersprüchliche Aussage deutet darauf hin, dass der Begriff SaaS trotz bekannter Vertreter (z. B. Microsoft Office 365) Verständnisprobleme bei vereinzelten Befragungsteilnehmern ausgelöst hat und/oder die Teilnehmer Probleme bei der Zuordnung hatten. Des Weiteren ist in Abb. 4 ersichtlich, dass Text- und Dokumentenverarbeitung von Kleinstunternehmen am zweithäufigsten durch Cloud-Lösungen unterstützt werden. Dementsprechend scheint ein ständiger Zugriff auf Dokumente wie Angebotsentwürfe in Tabellenkalkulationsprogrammen von hoher Relevanz für die befragten Unternehmen zu sein. Dieser Anteil in Höhe von knapp 36 % aller Befragten ist jedoch geringer als der im Cloud-Monitor 2017 ermittelte Vergleichswert der KPMG (46 %), bei dem Unternehmen ab 20 Mitarbeiter befragt wurden (Heidkamp und Pols 2017). Für größere Unternehmen ist die Abdeckung der Text- und Dokumentenverarbeitung über Cloud-Lösungen demnach gängiger als für Kleinstunternehmen. Waren- und Materialwirtschafts- bzw. ERP-Systeme werden von lediglich von unter 10 % aller Kleinstunternehmen über Cloud-Lösungen abgebildet (lediglich 25 Nennungen in Abb. 4). Im Cloud-Monitor dagegen verwenden 32 % der Befragungsteilnehmer Cloud-Dienste für ERP-Systeme (Heidkamp und Pols 2017). Im Personalbereich setzen Kleinstunternehmen lediglich 11,2 % Cloud-Lösungen ein. Damit ist der Anteil deutlich geringer als in der Studie von forcont der HWR Berlin, bei der ein Wert von 27,7 % ermittelt wurde (Nitze et al. 2017). Die Affinität zum Cloud-Einsatz in der Produktion oder Dienstleistungserstellung ist in Kleinstunternehmen mit 17,3 % auch eher gering, wenn gleich etwas höher als bei größeren Unternehmen (14 %) (Büst und Hille 2017).

Zusammenfassend zeigt sich, dass im Vergleich mit anderen Studien die Cloud-Affinität der Kleinstunternehmen mit den größeren Unternehmen verglichen werden kann. E‑Mail- und Kalenderfunktionen werden im Cloud-Monitor von 35 % aller befragten Unternehmen über Cloud-Lösungen unterstützt (Heidkamp und Pols 2017). In der Mittelstandsstudie von forcont und der HWR Berlin liegt der Anteil sogar bei 51,1 % der Befragten (Nitze et al. 2017). In unserer Studie liegt der ermittelte Wert bei 43,8 % und befindet sich somit in der Mitte der beiden Vergleichsstudien.

Das mit großem Abstand meistbestätigte Argument für Kleinstunternehmen, das für die Nutzung von Cloud-Computing spricht, ist der orts- und geräteunabhängige Zugriff auf Daten und Dokumente (siehe Abb. 5). Mobiles Arbeiten, Home-Office oder die Synchronisation von Protokollen und Dokumenten in Echtzeit aus Kundenterminen als Beispiele, sind für 75 % aller befragten Kleinstunternehmen (175 Nennungen) von höchster Relevanz. Kleinstunternehmen sind insbesondere in Zeiten guter Auftragslage stark ausgelastet und stehen oftmals unter Zeitdruck. Der ortsunabhängige Zugriff auf Dokumente kombiniert mit dem Vorteil der schnellen Einführung von IT-Lösungen sowie der Möglichkeit der Fokussierung auf Kernkompetenzen adressiert diese zeitlichen Engpässe. Professionelle und intuitiv bedienbare Cloud-Lösungen, deren Auswahl und Betrieb die Verantwortlichen möglichst wenig Zeit kostet, stehen für Kleinstunternehmen somit an vorderster Stelle. Zusätzlich sind die wirtschaftlichen und organisatorischen Aspekte der Skalierbarkeit bezogener Leistungen (119 Nennungen) sowie die daraus resultierenden Kosteneinsparungen (89 Nennungen) durch nutzungsabhängige Bezahlmodelle Hauptfaktoren für den Einsatz von Cloud-Computing.

Höhere Performance- und Datensicherheitsstandards der IT-Lösungen wurden dagegen von lediglich 28 % bzw. 25 % der Antwortenden bestätigt. Hierfür sind zwei Gründe vorstellbar. Zum einen könnten die genannten Aspekte von lediglich geringerer Bedeutung für Kleinstunternehmen sein. Dies ist jedoch eher unwahrscheinlich, da insbesondere Sicherheitsbedenken bezüglich der ausgelagerten Daten den Hauptmotivationsfaktor gegen einen Einsatz von Cloud-Lösungen darstellen (siehe Abb. 5, rechte Seite). Zum anderen könnte unzureichendes Vertrauen gegenüber den Cloud-Anbietern als ein weiterer Grund interpretiert werden. Die Maßnahmen, die Cloud-Anbieter zur Verfügbarkeits- und Performancesicherung sowie zum Schutz der Daten treffen, werden demnach nicht ausreichend kommuniziert oder sind zu umständlich formuliert, um Kleinstunternehmen überzeugen zu können. Anbieter von Cloud-Lösungen können daraus Managementimplikationen ableiten, um die Kommunikationsstrategien zu vorhandenen und getroffenen Sicherungsmaßnahmen zu anzupassen.

Bei der Betrachtung von Vorteilen, die ausschließlich von der Gruppe der aktiven Cloud-Nutzer als zutreffend bewertet wurden, kann exakt dieselbe Rangfolge der Vorteile bestimmt werden. Damit stellen die größten Motivaktionsfaktoren bezüglich eines Einsatzes von Cloud-Lösungen in Kleinstunternehmen die drei Faktoren Orts- und Geräteunabhängigkeit, Skalierbarkeit (Anpassungsfähigkeit des IT-Umfangs) und Kosteneinsparungen dar.

Bei der Betrachtung der Argumente gegen einen Einsatz von Cloud-Computing stellen Datensicherung und -sicherheit das größte Hemmnis dar. Etwa die Hälfte der antwortenden Unternehmen (123 Nennungen) nannten diese Bedenken als negativen Aspekt (siehe Abb. 5, rechte Seite). Auch die Anbieterabhängigkeit ist ein wichtiger Faktor, der Kleinstunternehmen an der Nutzung von Cloud-Diensten hindert (38,3 %). Beispielsweise Preissteigerungen oder Anpassungen vereinbarter Konditionen, die nicht abgelehnt werden können, da ein Wechsel der Cloud-Anbieter gravierende Auswirkungen auf das Tagesgeschäft des Betriebs hätte, sorgen für Skepsis. Unklarheiten bezüglich der Datenschutzlage wurden von 90 Befragten zum drittbedeutsamsten Argument gegen Cloud-Lösungen aufgeführt. Insbesondere aufgrund der im Mai 2018 erneuerten Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) scheint eine gewisse Verunsicherung bezüglich des Umgangs mit personenbezogenen Daten zu herrschen. Anbieter müssen potenziellen Kunden daher umfassende Informationen und Gewährleistungen bereitstellen und garantieren können (Heidkamp und Pols 2019). Ein weiterer Nachteil – die unzureichende Internetgeschwindigkeit – wurde ebenfalls häufig von den befragten Unternehmen genannt. Flächendeckender Glasfaserausbau muss somit weiterhin als eine der Hauptanforderungen an die Politik gesehen werden, um die zukünftige Wettbewerbsfähigkeit der deutschen Wirtschaft durch barrierefreie Nutzung digitaler Technologien sicherzustellen. Auch die Versteigerung der Rechte des 5G-Netzausbaus, welche im zweiten Quartal 2019 stattgefunden hat, kann dabei eine besondere Rolle zukommen. Keine Notwendigkeit zur Nutzung von Cloud-Lösungen in ihren Unternehmen (Kein Bedarf) sehen immerhin 51 der Antwortenden darüber hinaus als wichtigen Faktor gegen den Einsatz von Cloud-Lösungen an.

Die Ergebnisse in Tab. 1 zeigen, dass mehr als zwei Drittel (133 Nennungen) der Kleinstunternehmen ihre bisherigen Erfahrungen mit Cloud-Diensten als „Eher positiv“ oder „Durchweg positiv“ bewerten. Nur 9 Unternehmen gaben in dieser Frage an, dass bezogen auf ihre Erfahrungen mit Cloud-Lösungen die negativen Aspekte überwogen (9 Nennungen).

In den Branchen Handel mit 34 Nennungen sowie Information und Kommunikation mit 23 Nennungen wurden die positivsten Erfahrungen gemacht. Bezieht man die Ergebnisse der Frage nach den Argumenten pro oder contra Cloud-Nutzung (Abb. 5) in die Auswertung der Erfahrungsbewertung mit ein, zeigt sich, dass die meistgenannten Pro-Cloud-Argumente, die zu den positiven Erfahrungen geführt haben, analog zur Gesamtauswertung aus ortsunabhängigem Zugriff mit 119 von 133 absoluten Nennungen, flexibler Anpassung des Leistungsumfangs (90 Nennungen) und Kosteneinsparungen (74 Nennungen) bestehen. Die meistgenannten Contra-Cloud-Argumente aus Abb. 5 der insgesamt neun Teilnehmer, deren Erfahrungen „Eher negativ“ oder „Durchweg negativ“ waren, waren Sicherheitsbedenken und Anbieterabhängigkeit. Diese neun Unternehmen stammen mehrheitlich aus den Branchen Handwerk und Industrie und fünf der neun Angaben stammen von über zehnjährigen Betrieben. Trotz der unerfreulichen Erfahrungen mit Cloud-Computing wird lediglich eines der betroffenen Unternehmen den Cloud-Einsatz zukünftig reduzieren, während sechs der Unternehmen keine absehbare Veränderung erwarten und ein Unternehmen trotz schlechter Erfahrungen die Nutzungsintensität zukünftig sogar erhöhen wird.

Insgesamt hat ein Großteil der Studienteilnehmer daher bezogen auf eine der abschließenden Fragen unserer Umfrage nach der Nutzungsentwicklung ebenfalls angegeben, dass die Nutzungsintensität von Cloud-Lösungen zukünftig weiter steigen wird (siehe Tab. 2).

Die Hälfte aller Befragten (139 Unternehmen) möchte zukünftig intensiver auf Cloud-Dienste setzen. Die Möglichkeiten der Technologie zur Vereinfachung des Arbeitsalltages sowie der Gewährleistung der zukünftigen Wettbewerbsfähigkeit des eigenen Unternehmens werden dementsprechend erkannt und Angebote, die speziell für Kleinstunternehmen oder kleine Unternehmen entwickelt wurden, werden in naher Zukunft noch umfassender nachgefragt werden.