Öffentliche Ausschreibungen gewinnen

In diesem Kapitel werden die wesentlichen Grundlagen beschrieben, die Sie kennen sollten, wenn Sie Angebote im Kontext öffentlicher Ausschreibungen erstellen. Es zeigt Ihnen, wie Sie an die für Sie passenden Ausschreibungen gelangen, bringt Ihnen wichtige Begriffe und Bestandteile von Ausschreibungen und Vergabeverfahren näher und enthält zudem wertvolle Hinweise zur Denkweise und zum Handlungsrahmen öffentlicher Auftraggeber. Es setzt damit den Rahmen für das gesamte weitere Buch.

In öffentlichen Ausschreibungen gewinnt nicht immer das Angebot mit dem günstigsten Preis. In vielen Fällen gewinnt stattdessen das „wirtschaftlichste“ Angebot – also das Angebot mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis. In diesen Fällen ist es nicht nur wichtig, innerhalb der Ausschreibung oder des Vergabeverfahrens einen attraktiven Preis anzubieten, sondern auch, möglichst viele „Wertungspunkte“ zu erlangen. Hierzu müssen Sie wissen, wie der öffentliche Auftraggeber wertet und innerhalb dieses Rahmens Ihre Stärken und Abgrenzungsmerkmale im Wettbewerb so betonen, dass der öffentliche Auftraggeber auf den ersten Blick und unmissverständlich erkennen kann, dass Ihr Angebot den größten Wert kommuniziert. Dieses Kapitel gibt Ihnen genau die Werkzeuge an die Hand, mit denen Sie die inhaltliche Verkaufsstärke Ihrer Angebote auf ein völlig neues Level heben und die dazugehörigen Argumente plakativ kommunizieren. Sie erfahren, wie Sie handwerklich einwandfreie und überzeugende Angebotsartefakte erstellen, die innerhalb der gesetzten Grenzen der Vergabe für ein maximales Ausschöpfen der Wertungspunkte sorgen.

In den meisten Unternehmen fokussieren Angebotsprozesse heute rein auf kaufmännische oder rechtliche Themen. Diese Prozesse sind zwar recht ausgereift, da es in ihnen um Kernfragen der betrieblichen Tätigkeit geht. Sie berücksichtigen aber oft nicht die speziellen Anforderungen öffentlicher Vergabeverfahren sowie der qualitativ hochwertigen Dokumentenerstellung. Erfolgreiche Prozesse rund um das Schreiben bzw. die Erstellung von Angeboten stellen stattdessen die Frage in den Mittelpunkt, wie sich – unter den gegebenen Regularien öffentlicher Ausschreibungen – die immer unterschiedlichen vertrieblichen und technischen Inhalte so abbilden lassen, dass Formfehler minimiert, qualitative Aspekte maximiert und die zugrundliegenden Arbeiten beschleunigt werden - und all dies parallel zum eigentlichen Tagesgeschäft. In diesem Kapitel wird ein dokumentenzentrierter Blick auf den Prozess der Angebotserstellung vorgestellt, der sich aller Erfahrung nach sehr gut mit bestehenden kaufmännischen oder organisatorischen Prozessen verknüpfen lässt.

Unternehmen, die sich im Vorfeld der eigentlichen Angebotserstellung für eine öffentliche Ausschreibung die Zeit für eine detaillierte Biet-Entscheidung nehmen und sich mit der Frage auseinandersetzen, wie sie vertriebliche Informationen konsequenter im Angebot nutzen können, sind der Erfahrung nach deutlich erfolgreicher. Auch das bewusste Auseinandersetzen mit der Frage nach der grundlegenden internen Steuerung des Angebotsprojekts hat erhebliche Konsequenzen für die später auftretenden Risiken und Erfolgstreiber. Je nachdem, ob der Angebotsmanager dem Vertrieb, der Technik/Fachlichkeit zugeordnet ist oder einer dritten Rolle angehört, ergeben sich ganz unterschiedliche Auswirkungen beim Schreiben des Angebots. Zuletzt sind auch die professionelle Betrachtung des Risikomanagements sowie der Kick-off-Planung Treiber des Angebotserfolgs. In diesem Kapitel erfahren Sie, was Sie beachten sollten, bevor Sie die erste Zeile Text Ihres Angebots oder Ihres Konzepts schreiben.

Unternehmen können sich in einer öffentlichen Ausschreibung oder einem europaweiten Vergabeverfahren bereits vor der Angebotsabgabe als professioneller Partner auf Augenhöhe präsentieren. Die professionelle Kommunikation mit Vergabestellen ist dazu ein wichtiges Werkzeug. Wenn Sie wissen, wann Sie in welcher Form eine Bieterfrage stellen sollten und wie Sie Bieterfragen strategisch nutzen, können Sie das vergaberechtliche Regelwerk verwenden, um den sonst so starren Ausschreibungsprozess ein Stück weit im eigenen Sinne zu gestalten.