Reporting Factory in Controllerbereichen

Als Service Delivery Modelle sind insb. Shared Services, Center of Expertise oder Outsourcing-Lösungen zu nennen. Ein Shared Service Center stellt eine Organisationseinheit dar, die unternehmensinterne Dienstleistungsprozesse verantwortet und die damit verbundenen Leistungen für dezentrale Organisationseinheiten zentral zur Verfügung stellt. Während ein Shared Service Center häufig repetitive Prozesse abbildet, werden im Center of Expertise Dienstleistungen gebündelt, die analytische Tätigkeiten umfassen und damit höher qualifizierte Mitarbeiter benötigen. In beiden Unternehmen werden die jeweiligen Dienstleistungen weiterhin unternehmensintern erbracht. Im Gegensatz dazu wird das Outsourcing durch die Beauftragung eines unternehmensexternen Dienstleisters charakterisiert.

Ein Target Operating Model bildet die Aufbau- und Ablauforganisation einer Organisation oder Organisationseinheit inklusive der genutzten Technologien ab. Es stellt das Zielbild der betrachteten Einheit dar und wird für die Konzeption und Realisierung der nötigen Veränderungen genutzt.

Bei der Etablierung einer Reporting Factory können darüber hinaus planungsrelevante Methoden, Prozesse, Inhalte und Technologien einbezogen werden. Dies hängt vom angestrebten Umfang der Reporting Factory sowie der verfolgten Zielsetzung ab.

Unter (Corporate) Governance wird die Steuerungs- und Kontrollstruktur eines Unternehmens oder einer Organisationseinheit verstanden. Sie soll sicherstellen, dass das Handeln der Organisationsteilnehmer auf die verfolgten Ziele und die verfolgte Strategie ausgerichtet ist.

Business Intelligence umfasst Verfahren und Prozesse zur elektronischen, automatisierten Auswertung von Daten inklusive ihrer Darstellung. Unter Analytics werden Algorithmen verstanden, die durch eine intelligente Mustererkennung innerhalb großer Datenmengen Zusammenhänge aufdecken können, welche für Ursache-Wirkungsanalysen genutzt werden können.

Ein Data Warehouse ist eine Datenbank innerhalb eines Unternehmens, die Daten aus mehreren Datenquellen einheitlich aufnimmt und darstellt. Es bildet die Datengrundlage für weitere IT-Systeme und bestimmt deshalb die Datenqualität. ERP Systeme dienen einer unternehmensweiten Planung und Steuerung des Einsatzes von Ressourcen (Kapital, Personal und Material) in betrieblichen Prozessen.

Unter off-shoring wird die Verlagerung von Unternehmensfunktionen oder -prozessen in das Ausland verstanden, meist mit dem Ziel von den dort geringeren Personalkosten zu profizieren. Near-shoring stellt einen Spezialfall dar, bei dem die Verlagerung in das benachbarte Ausland stattfindet. So sind Einsparungen zwar in geringerem Maße realisierbar, andererseits sind finanzielle, kulturelle, politische und prozessuale Risiken, die bei der Verlagerung auftreten können, wesentlich geringer.

Bei einem Lift and Shift Ansatz werden vorhandene Systeme und Prozesse unverändert in eine neue Einheit, hier die Reporting Factory, migriert und dort zentral zur Verfügung gestellt.

Slice and Dice Funktionalitäten ermöglichen es Informationen anhand mehrerer unterschiedlicher Kriterien, beispielsweise Organisationseinheiten, Konten oder Zeiträume, herunter zu brechen und in ihre Einzelteile zu zerlegen, was einem Drill-Down ähnelt. In Abgrenzung zu Letzterem werden die Informationen jedoch mit einem zunehmenden Detailgrad dargestellt, je weiter man sie zerlegt.

Beim Self-Service Reporting wird dem Anwender, speziell dem Reporting-Adressaten, eine technische Infrastruktur und grafische Oberfläche zur Verfügung gestellt, die es ihm ermöglicht flexibel auf Daten zuzugreifen, für die er eine systemseitige Berechtigung hat. Er kann sich so vordefinierte Reports abrufen oder die Daten in einem flexiblen Report nach seinem Informationsbedarf zusammenstellen. Dies kann beispielsweise durch eine Query geschehen.

In der IST-Analyse im Rahmen eines Reporting Factory Projektes ist oftmals festzustellen, dass Controlling Abteilungen einen großen Teil ihrer Zeit auf das Standardberichtswesen verwenden sowie Ad hoc-Abfragen für Entscheidungsträger in Excel- und Powerpoint-Systemen erstellen.

Die Optimierung im Kontext der Reporting Factory hat eine prozessuale, inhaltliche und systemische Komponente. Die Geschwindigkeit der Reportingprozesse und die von ihnen in Anspruch genommenen Ressourcen sind Gegenstand einer prozessualen Optimierung. Reportingleistungen sollten inhaltlich aus der Strategie abgeleitet werden und hierdurch den richtigen, inhaltlichen Fokus legen. Hierzu gehört die Wahl der richtigen Kennzahlen und KPIs. Zuletzt ermöglicht eine Optimierung der IT-Systeme einen höheren Automatisierungsgrad. Meist haben Optimierungsmaßnahmen Einfluss auf jede dieser drei Komponenten, da sich miteinander in Verbindung stehen.

Nach ca. 20 Jahren Datawarehouse-Realisierungen, existieren in den Unternehmen oftmals unterschiedliche Datawarehouse-Systeme und -Ebenen mit oftmals nicht aufeinander abgestimmten Inhalten und Auswertungsdimensionen, die mit Hilfe einer Reporting Factory und dem Anspruch der weitergehenden Standardisierung und Harmonisierung zu einem „Database-Layer“ integriert werden können. Neuere Methoden der „In-Memory-Technology“ und generelle unternehmensweite „Staging Areas“ unterstützen diese ganzheitliche Sicht und führen zu einem Paradigma-Wechsel im Aufbau einer „Single Source of Truth“.

Shields stellt im Rahmen seiner Analyse zu Veränderungen im Controlling am Beispiel einer Einführung von Activity Based Costing fest, dass verhaltenswissenschaftliche Aspekte einen größeren Einfluss auf den Erfolg des Projektes haben als technische Aspekte. Deshalb scheint ein ganzheitliches Change Management unabdingbar. Vgl. Shields 1995, S. 149 f.

Einige Mitarbeiter werden nicht bereit sein an einem Standort zu arbeiten, weil sie regional gebunden sind und ein privater Umzug für sie nicht in Frage kommt. Dieses Risiko wird bei einer Transition in ein anderes Land noch verschärft. Andere Mitarbeiter werden nicht bereit sein aus ihrem Funktionsbereich in den Service-Bereich zu wechseln, dem die Reporting Factory organisatorisch zugeordnet ist.