Bei der Implementierung eines Vertriebscontrollings sollte das Wissen der beteiligten Mitarbeiter zusammengelegt werden.
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Die Implementierung eines Vertriebscontrollings ist mit organisatorischen Veränderungen verbunden. Springer-Autor Mario Pufahl sagt, was bei einem Implementierungsverfahren zu beachten ist. Vertriebscontrolling, Teil 1.
"Grundsätzlich bietet sich bei jedem Implementierungsverfahren ein eigenständiges Projekt an, das nur zu diesem Zweck aufgesetzt wird", empfiehlt Mario Pufahl in der 4. Auflage seines Buches „Vertriebscontrolling“ im Kapitel "Organisatorische Verankerung des Vertriebscontrollings" (S. 163-167).
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Allerdings, schränkt der Springer-Autor ein, sei der Erfolg eines eigenständigen Projekts an einige Voraussetzungen gebunden:
Der Vertrieb besitzt das Personal und sonstige Ressourcen, um das Projekt durchzuführen und das anschließende Vertriebscontrolling auszuführen.
Das Personal zur Implementierung des Vertriebscontrolling ist identifiziert sowie zeitlich und örtlich verfügbar.
Das Personal ist oder wird vor Beginn der Implementierung in den benötigten Methoden geschult.
Die Projektziele, der Projektfortschritt und -erfolg werden ausreichend kommuniziert.
Beim Implementierungsbeginn ist laut Pufahl zu prüfen, ob ein Vertriebscontrolling mit den benötigten Ressourcen während und nach der Implementierung vom Vertrieb besetzt werden kann. Kritisch sei vor allem die Phase nach der Implementierung, also das eigentliche operative Geschäft, da das Projekt durch externe Partner wie Unternehmensberatungen durchgeführt werden könne. Deshalb rät Pufahl dazu, die Mitarbeiter bereits in der Entstehungsphase einzubeziehen. Dann sei der Bezug zum Projekt von Anfang an gewährleistet.
Auf die Zusammensetzung des Projektteams kommt es an
Wichtig für das Gelingen der Implementierung sind zum einen die Zusammensetzung des Projektteams und zum anderen die Methodenkenntnisse der Beteiligten. So sollte die Person, die für die Entscheidungen und die organisatorische Verantwortung im Projekt zuständig ist, sich durch ihre Position in der Organisationshierarchie auszeichnen. Diese Aufgabe könnte idealerweise der Vertriebsleiter erfüllen. Maßgeblich für den Erfolg des Projekts sind auch die Mitarbeiter, die über das nötige Fachwissen zum Vertriebscontrolling verfügen, die so genannten Fachpromotoren oder -opponenten.
"Gelingt die Einbindung dieser Fachpromotoren, so ist ein wichtiger Schritt in die Richtung des Projekterfolgs getan, da das nötige Wissen abgeschöpft und konserviert werden kann", begründet Pufahl die Bedeutung dieser Mitarbeiter.
Eine weitere Voraussetzung für das Gelingen der Implementierung sind auch die Methodenkenntnisse bezüglich Projektdurchführung und Vertriebscontrolling. Die Vermittlung dieser Kenntnisse in Meetings verringert Pufahl zufolge ebenso spätere Missverständnisse und Verzögerungen wie eine gute Informationsstrategie während der gesamten Implementierungsphase. Der Tipp des Experten: "Informieren Sie die Mitarbeiter vor und während des Projekts ausführlich über Erfolge und Fortschritte."