Mithilfe von Software-Robotern Routineaufgaben zu erledigen, ist keine Zukunftsvision mehr. Die Roboter arbeiten schnell, autonom sowie fehlerfrei und können die immer größer werdende Personallücke in den Behörden schließen.
Stefanie Halfmann ist Business Analyst bei der Managementberatung Detecon International.
Felix Dinnessen ist Associate Partner bei der Managementberatung Detecon International.
Stefanie Halfmann, Felix Dinnessen
Innerhalb der öffentlichen Verwaltung sind zahlreiche Aufgabenbereiche auch von einer dokumentenbasierten Sachbearbeitung geprägt. Diese manuellen Routinetätigkeiten binden Ressourcen, die bei der Wahrnehmung fachlicher und wissensintensiver Aufgaben dringend benötigt werden. Die stetig größer werdende Personallücke in der öffentlichen Verwaltung verschärft dies. Für Entlastung und erhebliche Effizienzsteigerungen können digitale Software-Roboter sorgen: Dank robotergesteuerter Prozessautomatisierung (engl. Robotic Process Automation, RPA) laufen sich wiederholende und regelbasierte Prozesse und Aufgaben autonom ab.
Was ist robotergesteuerte Prozessautomatisierung?
Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) ist eine Software, die auf Applikationen wie Outlook, SAP oder Excel im Frontend zugreift und strukturierte Prozesse automatisch ausführt. Da Benutzereingaben nachgeahmt werden, sind beim Einsatz keine Anwendungsschnittstellen und Anpassungen im Backend erforderlich. Die Konfiguration erfolgt, indem ein Mitarbeiter dem Software-Roboter den standardisierten Ablauf zeigt. Danach führt RPA den gleichen Ablauf immer wieder aus und folgt regelbasierten Entscheidungen.
Die Vorteile liegen auf der Hand: Ein Software-Roboter kann rund um die Uhr arbeiten, lückenlos dokumentieren, vermeidet manuelle Übertragungsfehler und legt Mitarbeiterressourcen für den Bürgerservice frei. Zudem liefert RPA eine schnelle Rentabilität: In vielen Unternehmen amortisieren sich die Implementierungskosten von RPA innerhalb eines Jahres.
Was kann automatisiert werden?
Automatisiert werden können vor allem regelbasierte und datenintensive Prozesse. So können digitale Software-Roboter folgende Benutzereingaben übernehmen: Daten und Ordner kopieren oder verschieben, Eingabemasken ausfüllen, Berechnungen vornehmen, in Datenbanken lesen und schreiben, regelbasierten Entscheidungen folgen, strukturierte Daten extrahieren sowie weiterverarbeiten und Daten aus dem Internet gewinnen.
Grundsätzlich gilt: RPA ist ein wichtiger Schritt in der Digitalisierung, der deutliche Gewinne in der Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit mit sich bringt. Wir empfehlen, jetzt Kompetenzen im Umgang mit Software-Robotern aufzubauen, auch um für künftige Trends wie Intelligent Process Automation vorbereitet zu sein.
Der Beitrag ist erschienen in der innovativen Verwaltung 11/2018. Teil 2 zu Anwendungsbeispielen, Hürden und Vorgehen folgt in der Ausgabe 3/2019.