Von Vorbildern lernen ist eine bewährte Strategie, um den Herausforderungen der Digitalisierung zu begegnen. Dabei lohnt sich ein Blick ins Ausland. So erleichtert ein spezielles Softwaretool den türkischen Kommunen die kommunale Arbeit.
ist geschäftsführender Gesellschafter bei Xeops Consulting. Er verfügt aufgrund langer internationaler Tätigkeiten über umfangreiche Projekterfahrung bei Aufbau und Optimierung von Verwaltungsstrukturen im Ausland.
Dr. Klaus Richter, Xeops
Deutschland und die deutsche Verwaltung genießen im Ausland hohes Ansehen und haben Vorbildcharakter. Unser rechtliches und organisatorisches Regelwerk wird bewundert und gerne kopiert. Im Zuge der EU-Erweiterung haben wir unsere Grundprinzipien und Erfahrungen in die Beitrittsländer gebracht und geholfen, dort Verwaltungsabläufe modern – und oftmals besser als ihr Vorbild – zu gestalten.
Speziell im Bereich der Digitalisierung ist es nun an der Zeit, von diesen dort entstandenen Lösungen zu lernen und vielleicht sogar die eine oder andere Anwendung zu (re-)importieren. Dadurch erhöhen wir die Innovationsgeschwindigkeit und müssen nicht jeden nur möglichen Fehler erst selber machen. Vielleicht bleiben wir durch ein solches Vorgehen weiterhin Vorbild, denn unsere Führungsrolle beginnt schon zu bröckeln. Wiederkehrende Problemstellungen in Digitalisierungsprojekten sind:
- Das Verfahren muss das Problem lösen, aber nicht alle anderen Probleme gleich auch.
- Die Risiken werden oftmals überbewertet und das Risikomanagement wird überfrachtet.
- Die Mitarbeiter sind zumeist IT-Laien und verstehen nicht mehr, was sie machen.
- Big Data scheitert an der Historie unserer Datenbasen und der eingesetzten Software.
Ein Lösungsbeispiel aus türkischen Kommunen
Mehrere Kommunen in der Türkei setzen seit einiger Zeit eine spezielle Software ein, die nahezu beliebige Formate der unstrukturierten Informationen Briefe, Excel-Tabellen, PDF-Scans, ja sogar die Lokalzeitung und das Stadtfernsehen lesen kann. Ein KI-Modul analysiert die Informationen und gruppiert sie nach den gewünschten Kriterien. So erhält man zum Beispiel umfassende Informationen über den Bauzustand und die Reparaturarbeiten in bestimmten Stadtvierteln, Brennpunkte oder Engpässe der kommunalen Entsorgung oder seien es auch aktuelle Informationen für das Briefing des Bürgermeisters vor dem Besuch eines Stadtviertels oder der Einweihung einer neuen Sporthalle. Ein Nebeneffekt des Softwareeinsatzes: Die Verwaltung ist damit in der Lage, die Auskunftspflichten nach der DSGVO in vollem Umfang zu erfüllen, da nun endlich jedem Bürger leicht und schnell umfänglich zusammengestellt werden kann, was in verschiedenen Abteilungen der Verwaltung über ihn gespeichert ist.
Fazit
Der Blick über die nationalen Grenzen hinaus lohnt sich auch für deutsche Kommunen. Dass die Türkei in dieser Hinsicht einmal Vorbild bei der Verwaltungsmodernisierung sein könnte, hätten wir uns vor einigen Jahren nicht einmal vorstellen können. Zahlreiche weitere Beispiele aus dem EU-nahen Ausland unterstreichen diese Entwicklung.
Der Beitrag ist erschienen in der innovativen Verwaltung 6/2019.