Bürokommunikation / Office Communications

Ich möchte damit beginnen, daß ich alle Gäste recht herzlich begrüße.

Let me begin by warmly welcoming all our guests: the many from Germany as well as those from overseas — most, as might be expected, from the U.S. — whom we are especially pleased to have with us. You are perhaps surprised to find that Japan is not represented here today. This is because the Munich Circle will be holding a separate bilateral conference with the Japanese later this year. Before remarking briefly on the topic of this congress, I would also like to extend a special welcome and word of thanks to those playing an active role in it — the section heads and speakers.

Good morning. It’s a great pleasure to be in Munich, as always, and it has been a privilege to be a member of the Münchner Kreis since, I think, it’s founding.

Guten Morgen. Es ist wie immer eine große Freude, in München zu sein, und ich betrachte es als Ehre, seit der Gründung zu den Mitgliedern des Münchner Kreises zu gehören.

Die Produktivität der industriellen Fertigung ist offenkundig und unbestritten. Erst Mit der Industrialisierung sind die Menschen zufriedenstellend ernährt, gekleidet, mobilisiert, gebildet und mit Freizeit versorgt worden. Genauso unstrittig ist aber auch, daß die Forderung nach Produktivität im Dienste des Wohlstands für jedermann nicht auf manuelle, körperliche Arbeit beschränkt ist, sondern auch die an Volumen und Bedeutung ständig zunehmende geistige Arbeit betrifft. Deshalb ist als Voraussetzung und Grundanforderung dieses Kongresses zu nennen: Produktivität auch im Büro!

After the success in increasing productivity in industrial workshops, in transpost services and storage facilities, efforts are being directed to further increasing the productivity of work processes in the office. Office work is characterized by information and communication processes. The end product consists of schedules, decisions, monitoring records and administrative documents.

Seit Jahren widmet man auf Tagungen Informations- und Schulungsveranstaltungen zum Thema „Büro der Zukunft“ den grössten Teil der Vortragszeit dem Problemkreis Local-Area-Network (LAN) und Stern-, Ring-, Bus- usw. Techniken. Anwender dagegen artikulieren sich nicht oder nur sehr verschwommen und verhalten sich nach wie vor eher irritiert als informiert.

economic effect of office costs on competitiveness/ profitability of a business concerndistribution of costs to employee groups and principal costsactivity profile of employee groups specialists — knowledge workers — assistants

Businesses in the 1980s have the potential to achieve substantial productivity improvements in their offices. Technology in the form of information systems will be critical in achieving this potential. However, customers and office product vendors have found that the introduction of new technology into the office environment has been an evolutionary rather than a revolutionary process; consequently, implementation of information systems into offices has been difficult and slow. This paper discusses target areas for office productivity improvement, the difficulty of implementing information systems, solutions to some of the problems and the AT&T approach to automating the office.

In den achtziger Jahren haben Unternehmen die Möglichkeit, beträchtliche Produktivitätssteigerungen in ihren Büros zu erzielen. Der Einsatz von Technologie in Form von Informationssystemen ist bei der Erreichung dieses Zieles von entscheidender Bedeutung. Kunden und Anbieter von Büroartikeln haben jedoch festgestellt, daß die Einführung neuer Technologien in das Büro weniger durch umwälzende Veränderungen als durch eine schrittweise Entwicklung gekennzeichnet ist, und die Realisierung von Informationssystemen in einem schwierigen und langwierigen Prozeß abläuft. Diese Vortragskurzfassung informiert über die Notwendigkeit, Büros produktiv zu gestalten, über die Schwierigkeiten bei der Realisierung von Informationssystemen, über Lösungsmöglichkeiten und die von Bell angebotene Lösung.

This paper examines the potential productivity gains from office automation on managerial and professional staff in a research and development environment. It also describes the measurement techniques used to identify these benefits. Our consulting firm was hired to assist this technical organization several ways:

In diesem Aufsatz werden die potentiellen Produktivitätsgewinne durch Einführung eines Bürokommunikationssystems in einem Unternehmen des Forschungs- und Entwicklungsbereichs anhand einer Fallstudie dargestellt. Dabei werden die Methoden zur Aufdeckung und Quantifizierung dieser Produktivitätsgewinne ausführlich beschrieben.

Die Frage der Messung von Produktivitätseffekten durch Einsatz neuer Kommunikationsmedien im Büro soll mit diesem Beitrag kritisch beleuchtet werden. In einem ersten Abschnitt werden die grundsätzlichen Bedingungen für eine Quantifizierung von Faktoreinsatz und Faktorertrag in der Büroarbeit betrachtet. Dem Problemaufriß folgt im zweiten Abschnitt die Beschreibung eines Untersuchungsansatzes für die Produktivitatsmessung im Feldexperiment, aus dem in einem dritten Teil „Meßergebnisse“ vorgelegt werden. Das empirische Material zeigt die Grenzen der Quantifizierbarkeit von Input- und Outputeffekten der Kommunikationstechnik; gleichzeitig werden Gefahren verdeutlicht, die sich aus einer „Quantifizierungsideologie“ für die Bürorationalisierung und für die Einführung der technischen Bürokommunikation ergeben. Schlußfolgerungen für die Produktivitätsdiskussion in der Bürorationalisierung leiten sich daraus ab.

When productivity in the office is considered, it is usual to compare weighted output (performance) with weighted input (cost). Productivity then stands as a synonym for the term “cost-effectiveness”. A purely quantitative consideration of the input/output relationship has little significance in economic terms, and is unusable for office operations.

Der Feldversuch für Bildschirmtext (Btx), dessen bundesweite Einführung mit der Unterzeichnung des Staatsvertrages im März besiegelt wurde, sollte vor allem die Akzeptanz und damit die Verbreitungschance des neuen Postdienstes bei privaten Haushalten testen. Der Versuch war weder darauf angelegt, die berufliche Nutzung von Btx, noch seine Nutzung durch und vor allem in Organisationen zu testen. Wohl bot der Feldversuch später auch die Möglichkeit, das Nutzungsverhalten von Organisationen, also von Unternehmungen, Verbänden, öffentlichen Einrichtungen usw. zu untersuchen, doch war dies eher ein Nebenergebnis und nicht das eigentliche Ziel. Diese Orientierung des Feldversuchs an der privaten Nutzung ist auch insofern gerechtfertigt, als die Nutzung durch private Haushalte das eigentlich Spannende an diesem neuen technischen Medium ist. Bildschirmtext als Terminal im Wohnzimmer, als ein großräumiges Netz dialogfähiger Kommunikation zwischen einzelnen Haushalten wie zwischen ihnen und Organisationen ist das entscheidend Neue am Bildschirmtext. Seine Bedeutung im Zusammenhang der Büroautomation ist dagegen nachrangig. Hier, wie auch für die geschäftliche Kommunikation, ist Bildschirmtext eine bloße Facette im Angebot an moderner Informations- und Kommunikationstechnologie, und seine Auswirkungen werden im Guten wie im Bösen sehr viel geringer sein als diejenigen der EDV. Man kann sogar sagen, daß Bildschirmtext seine wichtigsten Wirkungen überhaupt nur im Zusammenhang mit der EDV, also im Rechnerverbund erzeugen wird.

The field trial of videotex was intended to test the acceptance and thus the possibility for expansion of this new PTT service. The trial was intended to test neither the professional use of videotex nor its use by, and above all within, organizations. In spite of this, the field trial offered the possibility of investigating the effect of use in organizations — businesses, associations, public services etc. — in the form of case studies.

The decade of the seventies found business heavily involved in purchasing word processing equipment and other tools to make the clerical worker more effective. The next two decades will put the emphasis on making the managerial level of the work force more productive. The tools being introduced to the managerial level include Computer Conferencing which is gaining a very positive reputation, as well as extensive use in business. The authors have had extensive experience with a system called NOTEPAD, offered by INFOMEDIA, INC.

Möglichkeit, die schon zu recht hohem Ansehen gelangt ist, ist in der Technik der Computer-Konferenz zu sehen. Der Autor berichtet hier über seine Erfahrungen und die Reaktionen, die etwa 50 Beteiligte mit einem Telekonferenzsystem sammelten.

Measuring the impacts of the new technologies creates several problems for the public opinion or marketing researcher. 1.There are exceedingly few people who are knowledgeable about the new technologies, and who have experience in their use and application. For the vast majority of people, the only proper response to questions about new applications is “no opinion” or “don’t know”. We might as well have asked people at the turn of the century, after their first ride in a “horseless carriage”, to give opinions about how autobahns should be constructed, and what the socio-economic consequences of a national highway system would be.2.The technology is advancing rapidly. The current applications of the technology are undoubtedly interim devices. New devices and applications may become available before the current research is completed. Unfortunately, we cannot always accurately forecast what future applications will be. For example, over a century ago when the invention of the internal combustion engine was reported in Scientific American, the report suggested that its primary application would be to provide the power for textile machinery.3.Technology, unlike science, does not enjoy free communication of the state of the art. We do not have full knowledge of what is being developed, what is being discovered through experimentation and through test marketing. The products of applications we are testing today may become obsolete after an announcement in tomorrow’s newspaper.

Versucht man, die Impulse der neuen Technologien zu messen, ergeben sich für einen Markt- oder Meinungsforscher verschiedene Probleme: 1.Es gibt nur außerordentlich wenig Menschen, die über Wissen über diese neuen Technologien verfügen oder gar Erfahrung in deren Anwendung haben.2.Die Technologie selbst entwickelt sich so außerordentlich schnell, daß wir die bestehenden Anwendungen als Zwischenlösungen be-trachten müssen.3.Es findet kein freier Informationsaustausch über die aktuellen Entwicklungen dieser Technologie statt. Wir haben also nicht einmal volle Kenntnis davon, was bereits entwickelt ist.

Tat heute zu Aktivitäten der Nachrichten- und der Computerbranche geworden. Diese beiden Bereiche verdienen besondere Hervorhebung, wenngleich auch andere — wie z.B. die Büromaschinenbranche — auf diesen Märkten aktiv werden.

Already since the middle seventies the tendency has been described according to which telecommunication and computer techniques grow more and more together. A look at the present application spectrum confirms the previous prognosis. The different approaches in the fields of communication and computer techniques have been superimposed by the broader use of microelectronics thus bringing them closer together. This becomes particularly obvious in the office areas in industry and administration where the step from “handmade” to automated operations is being made during these years. Already nowadays the scene is characterized by machinery equipment and terminals FOr telecommunication and computer techniques — but generally as insular solutions only. With increasing numbers, a connection between all these individual insular systems seems to become more and more difficult.

Die Thematik dieses Kongresses über Bürokommunikation ist von großer Aktualität. Die Notwendigkeit der Produktivitätssteigerung im Büro ist unbestritten, die technologischen Möglichkeiten durch gezielten Einsatz von Kapital derartige Produktivitätssteigerungen zu erreichen, sind weitgehend vorhanden, das Interesse der Firmen, die Produkte zur Produktivitätssteigerung im Bürobereich anbieten, ist wegen des enormen Marktpotentials sehr groß, es scheinen also alle Voraussetzungen vorhanden zu sein, um eine sehr schnelle Durchdringung der Büros mit Datenverarbeitungs-Hardware und -Software zu bewirken. Von produktspezifischen Nuancen abgesehen gibt es auch eine sehr konsistente und einhellige Expertenmeinung darüber, wie denn das berühmte Büro der Zukunft wohl ausgestattet sein könnte. Wir sehen da Hierarchien von Datenverarbeitungsnetzwerken, öffentliche Netzwerke, firmeneigene Netzwerke, geographisch beschränkte, lokale Netzwerke, auf die sich der Mitarbeiter in einem solchen Zukunftsbüro mit seiner Multifunktion Datenstation aufschalten kann. Er hat über diese Multifunktion Datenstation Zugang zu den geballten Informationsressourcen eines Unternehmens, eines Landes oder noch größerer Kommunikationseinheiten, ohne daß er notwendigerweise wissen muß, wo in dem Netzwerk sich denn nun die von ihm benötige Information befindet. Er kann andererseits die Ergebnisse seiner Arbeit in Form von Information in das Netzwerk einbringen und so die von ihm geschaffenen Werte den anderen Netzwerkteilnehmern zur Verfügung stellen. Es ist selbstverständlich, daß die dargestellten Informationsnetzwerke als auch die sie steuernden Datenverarbeitungsanlagen und die ihnen angeschlossenen Datenbanken sowohl codierte, als auch nicht codierte Information verarbeiten können, so daß unser Büromitarbeiter selbstverständlich die freie Wahl des Mediums hat, mit dem er seine Arbeit am produktivsten durchführen kann und mit dem er die Ergebnisse seiner Arbeit kommunizieren will. Sprache, Zeichnungen, Bilder, selbstverständlich farbig, werden von Multifunktions-Datenstation und dem gesamten Netzwerk genauso verarbeitet wie herkömmliche Bits und Bytes, und es versteht sich von selbst, daß der Mitarbeiter des Büros der Zukunft kein Datenverarbeitungsfachmann ist, sondern daß alles, was er zur Nutzung des ihm zur Verfügung gestellten Informationssystem-Potentials benötigt, ihm vom System selbst beigebracht wird, wobei das System selbstverständlich auf seine menschlichen Schwächen eingeht und diese weitgehend toleriert.

Starting from the concept of the “Office of the Future”, the discussion turns to implementation strategies with which progress can be made from the present state of office communication toward the long-term goal of the “Office of the Future”. The knowledge worker has been chosen as the focus of these considerations, since he represents the area in which the greatest increase in productivity is tc be anticipated as a result of effective office communication.

Vergangenheit und Zukunft werden in Bild 1 scherzhaft dargestellt. Für alle Aufgaben, wie schreiben, lesen, sprechen, hören, diktieren, suchen und finden wird jeweils ein spezielles Bürogerät benutzt: das Telefon, die Schreibmaschine, das Diktiergerät, der Aktenordner, der Textautomat, das Datenterminal. Für jede Tätigkeit wird ein separiertes Gerät benutzt.

For each of the tasks arising in an office, such as speaking, listening, writing, dictating, reading and filing, we currently employ a separate device: the telephone, the typewriter or the word processor, the dictation machine, the terminal, the data input device and the file. For separate activities we have separate devices and communication networks, in which the exchange of information is carried out in the separate forms of speech, data, text, static and live pictures.

Die treibende Kraft für die Entwicklung der Telekommunikationstechnik war von jeher die Wirtschaft, d.h. die Telekommunikation zwischen den Büros, und sie wird es auch bleiben. Für die Wirtschaft ist die Telekommunikation in jeder Form unverzichtbar, um schnell, wirtschaftlich und konkurrenzfähig Geschäfte abwickeln zu können.

The economy is the driving force for the development of telecommunicationsTraffic volume and growth of private and business communication

Es wird über einige Erfahrungen berichtet, die beim praktischen Einsatz von Bürokommunikationssystemen gesammelt worden sind. Der Bericht behandelt nur Systeme zur Textkommunikation, also Systeme zum Austausch von Nachrichten in schriftlicher Form. Betrachtet werden fortgeschrittene Systeme, die nicht nur ein einfaches Postverteilungssystem, sondern darüberhinausgehende Leistungen wie gute Texteditoren, leistungsstarke Archive, Unterstützung von Konferenzen usw. anbieten. Der Bericht stützt sich nicht nur auf Literatur, sondern auch auf eigene persönliche Erfahrungen. Die GMD verwendet seit über einem Jahr das System KOMEX, das in der GMD selbst entwickelt worden ist (vgl. Pankoke-Babatz 1983). KOMEX wird gegenwärtig von rund 100 Mitarbeitern regelmäßig und aktiv für einen Teil der innerbetrieblichen Kommunikation genutzt. Alle Vorstandsmitglieder der GMD und viele Instituts und Abteilungsleiter sind an dem Versuch beteiligt. Im Monat werden zur Zeit rund 2.500 Nachrichten über das System ausgetauscht.

Experience obtained using advanced office communication systems is reported. The systems considered offered not merely a simple mail distribution facility but also more advanced services, such as filing, retrieval, conferences, etc. Among other things the report is based on experience gained by GMD (Society for Mathematics and Data Processing) with the computer conference system KOMEX, which has been in use at GMD for more than a year.

Bei in vielen Branchen weltweit stagnierendem Wachstum bieten bekanntlich auch die neuen Techniken der Informationsverarbeitung und der Kommunikation einige Chancen, die betriebswirtschaftliche Seite der Unternehmen günstiger zu gestalten.

In the field of office automation it is noticeable that in recent times there have been many attempts to provide better solutions than hitherto. From the user viewpoint it becomes progressively clearer that three substantial obstacles prevent swift action: I.The problem of establishing what can be automated to produce increased efficiency.II.The problem of rapid change in the technical equipments and systems employed.III.The problem of acceptance by employees of the changes resulting from office automation.