Compliance bei Kongressen

Als „Hospitality“ bezeichnet man „all forms of social amenity, entertainment, travel or lodging, or an invitation to a sporting or cultural event“ (ICC 2014, S. 2). Siehe auch die engere Definition bei Fischer (2014, S. 2463 Rz. 24): „Einladungen zu kulturellen, sportlichen, kulinarischen oder sonstigen geldwerten Veranstaltungen durch Sponsoren“.

Der Begriff „Incentive“ bezeichnet hier eine Eigenveranstaltung eines Unternehmens („Corporate Event“) zur Motivation und Belohnung von Kunden oder Mitarbeitern, vor allem im Vertrieb und Verkauf. Die Berechtigung zur Teilnahme ist häufig an das Erreichen einer bestimmten Zielgröße (Jahresumsatz o. Ä.) gekoppelt. Incentives sind in der Regel aufwendig gestaltet, um die angestrebte Anreizwirkung auch sicher zu erreichen. Sie werden häufig in Form von Reisen („Belohnungs-“ oder „Wettbewerbsreisen“: Ergo 2013) in touristisch attraktive Destinationen durchgeführt, teilweise auch in Form von Hospitality (s. Fn 1). Der Begriff leitet sich her von dem lateinischen Wort für „anfachen/anzünden“ („incendere“) und bedeutet im Englischen „Anreiz“ (in Anlehnung an IAPCO 2009; Funke und Müller 2007, S. 190; UNWTO 2006, S. 64).

Ein Kongress wird hier verstanden als Großveranstaltung mit in der Regel mehr als 200 Teilnehmern (ohne Obergrenze; internationale Medizinkongresse etwa kommen zum Teil auf mehrere zehntausend Teilnehmer), durchgeführt als Ein- oder Mehrtagesveranstaltung, meist regelmäßig wiederkehrend (z. B. jährlich), zu einem oder mehreren Themen (meist ein Schwerpunktthema, ergänzt um thematische Vertiefungen) mit dem Hauptzweck der Wissensvermittlung. Die verschiedenen Veranstaltungsteile finden in mehreren Sälen statt: ein großer Saal für das Generalthema, mehrere kleine für die (parallel laufenden) Begleitveranstaltungen wie z. B. Breakout-Sessions, Symposien, Workshops, Produktausstellungen (in Anlehnung an Bühnert 2013, S. 201; Schreiber 2012, S. 7; CIC 2010; Beckmann 2006, S. 41; Hank-Haase 1992, S. 108).

Auch wissenschaftliche Kongresse werden hier der Einfachheit halber als geschäftliche Veranstaltungen angesprochen, da auch die Wissenschaft letztlich einen Zweig der Volkswirtschaft darstellt und sich im Übrigen mit Blick auf Compliance-Anforderungen nur im Detail Besonderheiten ergeben.

Das Steuerrecht ist für den vorliegenden Beitrag nur von peripherem Interesse. Es sei aber erwähnt, dass in Bezug auf Kongresse hier insbesondere die Versteuerung des geldwerten Vorteils eines Zuwendungsempfängers im Mittelpunkt steht (Einladung eines Teilnehmers durch einen Sponsor oder ein anderweitig förderndes Unternehmen).

Bonusprogramme sind vom Trennungsgebot nicht betroffen, da sie a) vergangenes Verhalten belohnen und b) der Bonus aufgrund des in der Regel zugrunde liegenden Punktesystems (z. B. Meilen) rückwirkend nicht mehr einer bestimmten Transaktion zugeordnet werden kann (Fischer 2014, S. 2229 Rz. 13).

„Ein ‚Arbeitsessen‘ im Sinne des § 22 Abs. 1 [des dt. Pharma-Kodex] liegt vor, wenn die Bewirtung im Zusammenhang mit der Erörterung von Fachfragen oder gemeinsamen Projekten zwischen Unternehmensvertretern und einer begrenzten Anzahl von Angehörigen der Fachkreise erfolgt“ (FSA 2004–2016, Az. 2013.10-363).