Wenn HR-Manager eine digitale Personalakte einführen wollen, gelingt dies nur in enger Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat. Personaler sollten ihn daher von Anfang an in den Entscheidungsprozess einbeziehen.
Der Betriebsrat und der Arbeitgeber sind zur vertrauensvollen Zusammenarbeit verpflichtet. Damit diese gelingt, sollten beide Seiten die Rollen klar definieren.
panthermedia.net/Erwin Wodicka
Personalmanager können sich nur dann auf ihre Kernaufgabe, die Arbeit mit Menschen, konzentrieren, wenn sie von täglichen administrativen Aufgaben entlastet werden. Eine digitale Personalaktenlösung automatisiert Routineprozesse und setzt so wertvolle Zeit frei. Doch viele Unternehmen zögern noch, eine solche Software einzuführen – sei es aus datenschutzrechtlichen Bedenken, sei es aus Angst vor dem Aufwand.
Zudem stellt häufig der Betriebsrat folgende Fragen: Ist der Schutz der sensiblen Mitarbeiterdaten überhaupt gewährleistet? Kann der Betriebsrat bei bestimmten Personalprozessen weiterhin seine Rechte wahrnehmen? Soll mit der Software die Leistung von Mitarbeitern kontrolliert werden? Die folgenden drei Tipps helfen Personalmanagern, Vorbehalte auszuräumen und den Betriebsrat vom Nutzen einer digitalen Aktenlösung zu überzeugen:
Betriebsrat frühzeitig einbinden
Bei einer wichtigen Neuerung sollten Entscheider alle betroffenen Gruppen im Unternehmen von Anfang an in das Projekt einbinden. Im Fall einer digitalen Personalakte sind das zum einen die HR-Manager als Anwender des Tools – zum anderen aber auch die gesamte Belegschaft, die ihre personenbezogenen Daten sicher aufgehoben wissen will. Daher sollte der Betriebsrat bereits bei der Auswahl des Softwareanbieters involviert sein: Es empfiehlt sich, dass Mitarbeitervertreter an den Angebotspräsentationen der Dienstleister teilnehmen und ihre Fragen stellen dürfen. Bei der Entscheidung ist die Meinung des Betriebsrats zu berücksichtigen und ein Anbieter auszuwählen, von dem auch der Betriebsrat überzeugt ist.
Handling der Daten in der Praxis demonstrieren
Sobald sich das Unternehmen für einen Anbieter entschieden hat, ist es Zeit zu demonstrieren, wie das Handling der Mitarbeiterdaten in der Praxis aussehen wird. Der Anbieter sollte zeigen, wie die digitale Personalakte aufgebaut ist und wie damit typische Vorgänge bearbeitet werden, beispielsweise das Verwalten eines Arbeitsvertrags. Dabei ist zu betonen, dass eine Leistungskontrolle der Personalsachbearbeiter durch die Software nicht möglich ist. Das Tool protokolliert zwar automatisch Zugriffe und Änderungen an Dokumenten, doch lässt sich daraus nicht etwa ableiten, welcher Mitarbeiter in welchem Zeitraum wie viele Dokumente bearbeitet hat. Eine Personalaktenlösung bietet keine Funktion, um die Protokoll-Listen auszuwerten – diese dienen lediglich der Revisionssicherheit.
Außerdem gilt es genau zu erklären, wie die Softwarelösung den Datenschutz gewährleistet: Wie stellt das Rollen- und Rechtesystem sicher, dass nur befugte Benutzer Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten? Wie lassen sich Freigabeprozesse, beispielsweise das Genehmigen von Prämienauszahlungen, digital ausführen – wodurch das aus Datenschutzperspektive riskante Zirkulieren von Papierakten überflüssig wird? Wie hilft das System dabei, Dokumente mit abgelaufener Aufbewahrungsfrist zu löschen?
Seit Inkrafttreten der EU-DSGVO gelten noch strengere Vorschriften für alle, die personenbezogene Daten verarbeiten und speichern. Wenn Unternehmen ihren Betriebsrat vom Nutzen einer digitalen HR-Lösung überzeugen wollen, sollten sie transparent machen, wie die Software dabei hilft, die gesetzlichen Regelungen korrekt umzusetzen.
Vorteile für Betriebsrat und Mitarbeiter verdeutlichen
Laut einer Studie des Beratungsunternehmens Kienbaum und der Deutschen Gesellschaft für Personalführung e.V. (DGFP e.V.) aus dem Jahr 2017 entfallen durchschnittlich 39 Prozent der HR-Ressourcen auf die Administration – ideal wären 15 bis 25 Prozent. Ein digitales Personalmanagementsystem schafft hier Abhilfe: Es automatisiert Routineprozesse und spart so den Mitarbeitern Zeit. Davon profitiert auch der Betriebsrat: Bei vielen Personalvorgängen lassen sich seine verschiedenen Beteiligungsrechte mit einer HR-Lösung abbilden. Plant das Unternehmen etwa, einen neuen Mitarbeiter einzustellen, leitet die Personalabteilung die erforderlichen Informationen über den Einstellungsvorgang einfach per Knopfdruck an den Betriebsrat weiter. Dieser kann ebenso unkompliziert mit nur einem Mausklick seine Genehmigung erteilen.
Nicht zuletzt vereinfacht eine HR-Software auch für Mitarbeiter die Kommunikation mit der Personalabteilung: mit einem Self-Service-Bereich, über den Beschäftigte Routineanfragen an die HR-Abteilung stellen – und umgekehrt. So können Mitarbeiter etwa schnell und einfach Krankmeldungen einreichen oder Einsicht in ihre Personalakte beantragen. Der HR-Sachbearbeiter schaltet dann die Akte für einen bestimmten Zeitraum für den Mitarbeiter frei, worüber dieser eine automatisierte Benachrichtigung erhält.