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01-05-2019 | Rechnungswesen
Inventur und Inventar
Published in: Bankfachklasse | Issue 5/2019
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Auszug
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Begriffsbestimmungen und Rechtsgrundlagen
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Inventur
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■ Der Begriff Inventur bezeichnet die Feststellung der Vermögenswerte und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt nach Art, Menge und Wert.
■ Als Bestandsaufnahme ist sie die Grundlage für die Erstellung eines Inventars.
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Inventar
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■ Ein Inventar ist ein ausführliches Verzeichnis, das alle Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens mengen- und wertmäßig zu einem Stichtag ausweist.
■ Als Bestandsverzeichnis listet es die Ergebnisse der Inventur übersichtlich auf.
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■ Rechtsgrundlagen sind § 240 Handelsgesetzbuch (HGB) und §§ 140 und 141 Abgabenordnung (AO), wonach Kaufleute verpflichtet sind, zu Beginn ihres Handelsgewerbes und zum Ende eines jeden Geschäftsjahres ihr Vermögen und ihre Schulden genau zu verzeichnen.
■ Neben diesen ordentlichen Anlässen zur Aufnahme und zum Verzeichnis der Bestände gibt es außerordentliche Anlässe wie bei Geschäftsveräußerung oder Unternehmensauflösung.
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Inventur - Arten der Bestandsaufnahme nach der Durchführung
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Körperliche Inventur
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■ Sie erfolgt durch Zählen, Wiegen, Messen und gegebenenfalls Schätzen.
■ Erfasst werden die materiellen Vermögenswerte des Unternehmens, zum Beispiel die Gegenstände der Betriebs- und Geschäftsausstattung, Lagervorräte und der Kassenbestand.
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Buchmäßige Inventur
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■ Sie ermittelt die Bestände der immateriellen, das heißt nichtkörperlichen Vermögenswerte sowie die Schulden des Unternehmens.
■ Bei Kreditinstituten handelt es sich dabei etwa um das Guthaben bei der Deutschen Bundesbank, die aus Darlehen resultierenden Forderungen an Kunden sowie um die Verbindlichkeiten aus Kundeneinlagen.
■ Die Bestandsfeststellung wird durchgeführt mithilfe buchhalterischer Aufzeichnungen und Unterlagen wie Kontoauszügen und Saldenlisten.
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■ Aufgrund der besonderen Vermögensstruktur ist in Kreditinstituten die buchmäßige Aufnahme der Bestände die vorherrschende Inventurmethode.
■ In Industrie- und Handelsbetrieben mit umfangreicher Lagerhaltung steht dagegen die körperliche Inventur im Mittelpunkt.
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Inventur - Arten der Bestandsaufnahme nach dem Zeitpunkt
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Stichtagsinventur
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■ Die Bestandsaufnahme erfolgt zum Ende des Geschäftsjahres am Bilanzstichtag, in der Regel am 31. Dezember.
■ Nachteile sind der sehr hohe Arbeits- und Personalaufwand und eventuelle Störungen des Betriebsablaufs am Stichtag.
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Zeitnahe (ausgeweitete) Stichtagsinventur
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■ Die Bestandsaufnahme wird in einem Zeitraum von zehn Tagen vor oder zehn Tagen nach dem Abschlussstichtag durchgeführt.
■ Um den Bestand des Bilanzstichtages zu ermitteln, müssen Bestandsveränderungen zwischen dem Aufnahme- und dem Bilanzstichtag belegmäßig nachweisbar durch Fortschreibung oder Rückrechnung berücksichtigt werden.
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■ Wegen der Belastungen, die eine körperliche Bestandsaufnahme zum Jahresende mit sich bringt, erlauben es sowohl das Handels- als auch das Steuerrecht, die Inventurarbeiten über einen längeren Zeitraum zu strecken beziehungsweise auf das ganze Geschäftsjahr zu verteilen.
■ Das Handelsrecht regelt dies in § 241 Abs. 2 und 3 HGB und spricht von Inventurvereinfachungsverfahren.
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Permanente Inventur
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■ Am Bilanzstichtag werden die Bestände Dateien entnommen, die während des Jahres geführt und ständig fortgeschrieben werden.
■ Zur Kontrolle der Dateibestände muss mindestens einmal im Jahr eine körperliche Bestandsaufnahme durchgeführt werden, wobei der Zeitpunkt frei gewählt werden kann.
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Zeitlich verlegte Inventur
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■ Die körperliche Bestandsaufnahme wird ganz oder teilweise innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten zwei Monate nach dem Bilanzstichtag durchgeführt.
■ Der am Inventurstichtag festgestellte Bestand ist bei vorverlegter Inventur auf den Bilanzstichtag fortzuschreiben beziehungsweise bei nachverlegter Inventur zurückzurechnen.
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Inventurdifferenzen
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■ Sie liegen vor bei Abweichungen zwischen dem Sollbestand und dem Istbestand und müssen aufgeklärt werden.
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Sollbestand
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■ Bestand, der sich aufgrund der Aufzeichnungen der Buchführung ergibt, und daher auch als Buchbestand bezeichnet wird.
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Istbestand
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■ Bei der Inventur festgestellter, das heißt tatsächlich vorhandener Bestand.
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■ Gründe für Differenzen können Falschzählung, Fehlbuchungen oder Diebstahl sein.
■ Differenzen, die nicht aufgeklärt werden können, erfordern im Rahmen des Jahresabschlusses Korrekturbuchungen, um die Buchbestände den Istbeständen anzugleichen, da Letztere die für den Abschluss maßgebenden Bestandsgrößen sind.
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Inventar
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■ Weder für die Form noch für die Gliederung des Inventars gibt es gesetzliche Vorschriften.
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Form
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■ In der Praxis besteht das Inventar meist aus der geordneten Zusammenstellung einer Vielzahl von Aufnahmeprotokollen, Bestands- und Saldenlisten und einer abschließenden Gesamtübersicht in Staffelform, in der auf Einzelverzeichnisse verwiesen wird.
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Gliederung
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■ In Anlehnung an die Gliederungsgrundsätze der Bilanz wird die Gesamtübersicht üblicherweise in drei Teile gegliedert:
A. Vermögen
B. Schulden und
C. Ermittlung des Reinvermögens.
■ Das Reinvermögen, das dem Eigenkapital des Unternehmens entspricht, ergibt sich als Differenz aus der Summe des Vermögens und der Summe der Schulden.
■ Kreditinstitute gliedern das Vermögen nach abnehmender Liquidität und die Schulden nach zunehmender Fristigkeit.
■ Bei Handels- und Industriebetrieben ist die Ordnung umgekehrt, das heißt sie gliedern nach zunehmender Liquidität beim Vermögen und abnehmender Fälligkeit bei den Schulden.
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Aufbewahrung
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■ Fristen und Art der Aufbewahrung sind durch § 257 HGB und § 147 AO vorgeschrieben.
■ Demnach müssen Inventare zehn Jahre lang aufbewahrt werden, wobei die Aufbewahrungsfrist jeweils am Jahresende (31.12.) beginnt.
■ Die Aufbewahrung muss nicht im Original, sondern kann auch auf Bild- oder Datenträgern erfolgen.
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■ Die im Inventar ausgewiesenen Werte bilden die Grundlage für die Aufstellung der Bilanz.
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