Eingangspostbearbeitung in Bürokommunikationssystemen

Die Dokumentverarbeitung im Verwaltungsbereich wird immer stärker durch den Einsatz multifunktionaler, intelligenter Arbeitsplatzsysteme gekennzeichnet.

Aus dem Mißverhältnis zwischen der Unterstützung der elektronischen Postversendung und der Eingangspostbearbeitung werden sich zukünftig, bei sich ausweitenden Kommunikationsnetzen, eine Reihe von Konsequenzen für den elektronisch unterstützten Verwaltungsarbeitsplatz im Rahmen eines Bürokommunikationsystems ergeben:

Im folgenden wird dargestellt, wie sich schriftliche Kommunikation auf den inner- und zwischenbetrieblichen Informationsaustausch verteilt, welche Informationsmedien dazu eingesetzt werden und welche zukünftigen Entwicklungen hier zu erwarten sind.

Wesentliche Funktionen des elektronischen Informationsmanagements bilden die Speicherung und das Retrieval von Bürodokumenten. Bei der Realisierung müssen auch enge Verknüpfungen zur Postbearbeitung berücksichtigt werden.

Büroarbeit ist stark durch die Gestaltung und Abwicklung von Kooperationsprozessen gekennzeichnet. Aufgaben werden in Form einer „zielorientierten Gruppenarbeit“ erledigt (1). Es können standardisierte Vorgänge und hochspezialisierte Einzelfälle unterschieden werden (2). Für formalisierbare Vorgänge lassen sich Unterstützungssysteme anwenden, die z. B. den Ablauf einer auf Formularbasis stattfindenden Tätigkeit steuern. Das Electronic-Mail-System wird dabei als Übertragungsmedium des Informationsaustausches eingesetzt.

Bei der teilautomatischen oder automatischen Bearbeitung betrieblicher Eingangsdokumente können drei Vorgehensweisen unterschieden werden:

Bei der Eingangspostanalyse sollen nicht nur die Verteilung und Deskribierung, sondern auch die Bearbeitung unterstützt werden. Dazu können eine Reihe von Anforderungen definiert und mehrere Konzeptionen unterschieden werden.

Die Beurteilung des Nutzen-Kosten-Verhältnisses neuer Bürotechnologien, insbesondere die Unterstützung der Eingangspostbearbeitung, muß unter vielschichtigen Gesichtspunkten gesehen werden. Einerseits sind Einsparungspotentiale aus dem allgemeinen Einsatz der Bürosysteme von speziellen Nutzeffekten des hier vorgestellten Ansatzes zu unterscheiden. Andererseits müssen neben quantifizierbaren Durchlaufzeitverkürzungen einzelner Vorgänge auch qualitative Verbesserungen der Arbeitsergebnisse berücksichtigt werden (1). Besonders schwer ist dabei z. B. ein verbesserter Servicegrad einzuschätzen, der auf eine beschleunigte Angebotserstellung durch zwischenbetrieblichen Datenaustausch zurückzuführen ist. Schließlich gilt es, Ergebnisverbesserungen, die auf organisatorische Veränderungen durch die Einführung eines Bürokommunikationssystems zurückzuführen sind, von den eigentlichen Systemeffekten zu trennen.