Wir chatten und mailen auch im Beruf oft mehr als uns gut tut. Die dienstlichen Nachrichten werden dabei aber nicht immer richtig verstanden und sorgen für Unmut. Das hat Konsequenzen für die Zusammenarbeit virtueller Teams.
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Eine kurze Info oder Dienstanweisung schnell von unterwegs via Tablet an mehrere Mitarbeiter versendet, scheint auf dem ersten Blick den Arbeits- und Führungsalltag drastisch zu vereinfachen. Denn so schnell und einfach sind Informationen an den Mann oder die Frau gebracht.
Doch die positiven Seiten der digitalen Kommunikation werden leicht torpediert, weil das geschriebene Wort in einer E-Mail schwerer wiegt, wenn ein freundliches Lächeln oder eine aufmunternde Geste fehlen. Das bestätigt auch eine Studie mit dem Titel "The Effects of Different Emoticons on the Perception of Emails in the Workplace" (PDF), die von der Frankfurt University of Applied Sciences und der Johannes Gutenberg-Universität Mainz durchgeführt wurde.
Emoticons entschärfen kritische E-Mails
231 Teilnehmer versetzten sich bei der Studie in die Situation eines Praktikanten, der eine kritisierende E-Mail seines Vorgesetzten erhält. Drei Viertel bekamen die Nachricht mit jeweils einem Emoticon wie :-), :-( oder ;-). Alle anderen erhielten den reinen Text ohne Symbol. Das Ergebnis ist keine Revolution, bestätigt aber Erfahrungen aus dem Arbeitsalltag. E-Mails mit positiven Smiley mildern den kritischen Inhalt eines Textes auf der Beziehungsebene ab. Gleichzeitig bleibt der Appell-Charakter aber erhalten. Dass negative Emoticons nicht gerade förderlich für die dienstliche Kommunikation sind, lässt sich erahnen.
Die Untersuchung basiert auf dem Vier-Ohren-Modell von Friedemann Schulz von Thun, der die Funktion von Sprache nach Sach- und Beziehungsebene, Selbstoffenbarung und Appell unterscheidet, schreibt Christa Fischer-Korp über Kommunikation:
- Auf der Sachebene tauschen wir Informationen über unseren Gesprächsgegenstand aus.
- Auf der Beziehungsebene artikulieren wir Informationen darüber, wie wir zueinander stehen.
- Auf der Selbstoffenbarungsebene geben wir Informationen über uns selbst preis - nicht immer gewollt.
- Auf der Appellebene teilen wir den anderen mit, was wir wollen.
Welche Ebene einer Mitteilung beim Adressaten ankommt, ist nicht selten offen. Oft hängt das vom Kontext und der persönlichen Befindlichkeit ab. Ohne Rückfragen, wie eine Sache gemeint ist, kommt Kommunikation häufig nicht aus. Das Mitarbeitergespräch oder die E-Mail im Job sind also nicht einfach nur Anlässe und Medien zur Informationsweitergabe. Doch was bedeutet das für die Führung virtueller Teams? Diese sind in vielen Organisationen heute schon Realität und sollen laut der Studie "Arbeitsplatz der Zukunft" (PDF) von IDG Research Services noch zunehmen.
Tipps für die Führung virtueller Teams
Traditionelles Führungsverhalten eignet sich definitiv nicht, um die Herausforderungen einer zunehmend digitalisierten Arbeitswelt zu meistern, ist sich Springer-Autor Jörg Rumpf im Buchkapitel "Führung durch Mausklick?" sicher. Denn aus dem kontrollierendem Chef, muss einer mit Vertrauen in seine Mitarbeiter werden. Denn diese arbeiten im Homeoffice oder aber an einem anderem Standort. Und nicht selten werden Mitarbeiter für Projekte in Arbeitsgruppen zusammengewürfelt. Typisch für solche virtuellen Teams sind (Seite 60):
- Distanz: Mitglieder virtueller Teams sind räumlich getrennt. Das wirkt auf Zusammenarbeit und Kommunikation.
- Vielfalt im Team: Virtuelle Teams sind häufig divers zusammengesetzt und bestehen aus Menschen unterschiedlicher Kulturen.
- Multitasking: Die Mitglieder virtueller Teams sind häufig mehreren Teams zugeordnet und können leicht in Zielkonflikte geraten.
Doch wie kann Führungskräften der virtuelle Vertrauensaufbau gelingen? Dazu braucht es einen neuen Führungstyp, einen so genannten 'Altrocentric Leader', betont Rumpf. Dieser verfügt über emotionale Intelligenz und empathische Wertschätzung, ist ein Sinnstifter, der die Bedeutung von Arbeit vermitteln kann und besitzt strategisches Denken sowie eine klare Umsetzungsorientierung. Insofern werde es nicht zur Führung per Mausklick kommen. Denn die Digitalisierung und New Work erfordern mehr Präsenz der Führungskraft, wenngleich auch eine virtuelle.