Die Funktionalität sowie die darauf basierenden Anwendungsmöglichkeiten von Informationssystemen im Personalmanagement ergeben sich zentral aus der Architektur einzelner Systeme und der Architektur ganzer Portfolios unterschiedlicher Systeme. Im Folgenden werden daher ein Schichtenmodell zur Strukturierung von Systemarchitekturen sowie idealtypische Varianten der Systemarchitektur vorgestellt.
Informationssysteme im Personalmanagement müssen geplant, bereitgestellt, implementiert, betrieben und angewendet werden, um erwünschte Ergebnisse herbeizuführen. Diese Funktionen können als Prozess verstanden werden, der auf unterschiedliche Weise realisiert werden kann. Das vorliegende Kapitel diskutiert daher zentrale Alternativen der organisatorischen Ausgestaltung dieser Funktionen.
Die Anwendung von Informationssystemen im Personalmanagement wird von zahlreichen rechtlichen Regelungen flankiert. Im folgenden Kapitel werden daher zentrale Regelungen
Datenbanksysteme (Datenbankmanagement-Systeme, Datenbanken, „Data Base [Management]-Systems [DBMS]“) sind Anwendungen zur Abspeicherung, Verwaltung und (Wieder-)Bereitstellung großer Datenmengen.
Data Warehouse-Systeme sind Anwendungen zur Zusammenfuhrung und Haltung von personalwirtschaftlichen (und weiteren) Daten aus verschiedenen anderen Quellsystemen für Zwecke der Informationsversorgung und Entscheidungsunterstützung des Personalmanagements (sowie weiterer Bereiche). Data Warehouse-Systeme halten dabei speziell Daten für Business Intelligence-Systeme (BI), d.h. Online Analytical Processing-Systeme (vgl. Kap. 11) und Data Mining-Systeme (vgl. 12 Kap. 12).
Personaleinsatzplanungsysteme (PEP-Systeme, Personaldispositionssysteme, Dienstplanungssysteme, Workforce Management-Systeme [WMF], „Work [force]-Scheduling Systems“, „Rostering Systems“) sind Anwendungen zum kurz- bis mittelfristigen Abgleich des quantitativen und qualitativen Personalbedarfs mit dem Personalbestand respektive dem konkreten Personaleinsatz.
Personalentwicklungsplanungssysteme (teilweise auch Skill Management-System, Karriere- und Nachfolgeplanungssystem, Kompetenz Management-System, „[Carreer and] Succession Planning System“) sind Anwendungen zur Unterstützung der systematischen Entwicklung von Mitarbeitern entsprechend ihrer Qualifikationen und Interessen sowie den Anforderungen im Unternehmen.
Personalkostenplanungssysteme (Personalkostenmanagementsysteme) sind Anwendungen zur Unterstützung des Personalmanagements bei der Prognose und Analyse von Personalkosten.
Online Analytical Processing („OLAP“)-Systeme sind Anwendungen zur entscheidungsorientierten, multidimensionalen und (dis-) aggregierenden Analyse von Daten. OLAP-Systeme setzen häufig auf Data Warehouse-Systemen (vgl. Kap. 5) auf und bilden zusammen mit den Data Mining-Systemen (vgl. Kap. 12) den zentralen Kern der so genannten Business Intelligence-Systeme.
Data Mining-Systeme („Knowledge Discovery-Systeme“, „KDD-Systeme“, Datenmustererkennungssysteme, Systeme zur Wissensentdeckung in Datenbanken) sind Anwendungen zur Identifizierung von gültigen, bislang unbekannten, potenziell nützlichen und verständlichen Mustern in Daten (vgl. Fayyad et al. 1996, 1). Data Mining-Systeme setzen häufig auf Data Warehouse-Systemen (vgl. Kap. 5) auf und bilden zusammen mit den OLAP-Systemen (vgl. Kap. 11) den zentralen Kern der Business Intelligence-Systeme.
Personalabrechnungssysteme (Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem, „Payroll System“) sind Anwendungen zur automatisierten personen- und sachbezogenen Abrechnung von Löhnen und Gehältern sowie weiterer auszahlungsrelevanter Größen wie etwa Reisespesen.
Zutrittsmanagementsysteme (Zutrittskontrollsysteme, Zutrittssteuerungssysteme) sind Anwendungen zur Planung, Steuerung, Protokollierung und Kontrolle von Zutritten von Mitarbeitern und dritten Personen zu einzelnen Unternehmensbereichen (vgl. Mülder & Störmer 2002, 287).
Beschaffungsmanagementsysteme (Bewerberverwaltungssysteme, Bewerbungsmanagementsysteme, e-[Re]cruiting-Systeme, „Applicant Tracking Systems [ATS]“, „Talent Relationship Management-Systems“) sind Anwendungen zur umfassenden Unterstützung der Personalbeschaffung.
Testsysteme sind Anwendungen zur Eignungsdiagnostik im Rahmen der Personalauswahl und -entwicklung. Sie ermöglichen die Durchführung und Auswertung eines oder mehrerer standardisierter Verfahren zur Messung der Ausprägung verschiedener Leistungs- und Persönlichkeitsmerkmale.
Szenariosysteme (Computersimulierte Szenarien, Problemlöseszenarien, „Scenarios“) sind Anwendungen, die für Zwecke der Eignungsdiagnose und/oder des Trainings ein komplexes (Steuerungs-) Problem simulieren, welches von einem Probanden bearbeitet und hinsichtlich vorgegebener Zielsetzungen möglichst gut gelöst werden soll (vgl. Funke 1995 und Wagener 2001).
Computer Based Training-Systeme (CBT-Systeme, Webbased Training [WBT]-Systeme, e-Learning-Systeme, „Courseware“, Lernsysteme u.a.m.) sind Anwendungen zur Vermittlung von deklarativen und prozeduralen Kenntnissen durch die Bereitstellung von Lerninhalten und die lernprozessbezogene Unterstützung von lernenden Anwendern (vgl. Back et al. 2001, 33ff.).
Learning Management-Systeme (LMS, Lernmanagementsysteme, Lernplattformen, Lernumgebungen, „[Virtual] Learning Environments [VLE]“, früher auch Seminarmanagementsysteme) sind Systeme zur umfassenden administrativen und didaktischen Unterstützung von Lernprozessen in Unternehmen.
(Personalwirtschaftliche) Performance Management-Systeme („HR Performance Management-Systeme“, „Employee Performance Management-Systeme“, e-Performance-Systeme, teils auch Personalbeurteilungssysteme) sind Anwendungen zur systematischen Steuerung der individuellen Arbeitsleistung von Mitarbeitern.
Business Process Management (BPM)-Systeme (Geschäftsprozessmanagementsysteme, Workflow[management]systeme [WFMS]) sind Anwendungen zur Gestaltung, Ausführung und Steuerung von Geschäftsprozessen über verschiedene Anwendungssysteme und Anwender hinweg.
Portalsysteme („Portal“, „Enterprise [Information] Portal [EIP]“, HR-Portal, Mitarbeiterportal) sind Integrations- und Präsentationsplattformen, die unternehmensinternen und -externen Anwendern alle benötigten Anwendungen, Informationen und Interaktionen personalisiert und anforderungsgerecht zur Verfügung stellen.
(Interactive) Voice Response (IVR)-Systeme ([interaktives] Sprachantwort -System) sind Anwendungen, die Telefone als Endanwendergeräte mit Anwendungssystemen verbinden. Neben einfacheren Voice Response-Systemen, die in Interaktion mit einem Anwendungssystem enger begrenzte, strukturierte Aufgaben — etwa das Buchen von Arbeitszeiten per Telefon — unterstützen, wird derzeit auch die Variante umfassenderer Voice-Portale (Sprachportal, „Enterprise Voice Portal“) propagiert.
(HR-) Service Center-Systeme (Shared Service Center [SSC]-Systeme, „[Employee] Interaction Center [EIC]-Systeme“) sind Systeme, die spezialisierte Organisation(seinheit)en zur mediatisierten Bearbeitung administrativer Personalfunktionen systematisch unterstützen.
Browsersysteme (Browser, Webbrowser, WWW-Browser, Internetbrowser) sind Anwendungen, die das Aufrufen, Anzeigen und Verwenden der Dienste und Anwendungen von Internet-Servern ermöglichen (vgl. Meinel & Sack 2004, 11f.).