Praxishandbuch Betriebsprüfung im Sozialversicherungsrecht

Die Prüfungen der Sozialversicherung durchleuchten alle Beschäftigungsverhältnisse, Meldungen, Entgelte und Beiträge. Neben den Lohn- und Gehaltskonten aller Arbeitnehmer sind auch Beitragsabrechnungen, Unterlagen über Versicherungsfreiheit, Arbeitsverträge, Gesellschafterverträge, Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen auch Werkverträge oder Verträge mit freien Mitarbeitern häufig ein Prüfungsschwerpunkt. Unterlagen außerhalb der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung können Einfluss auf die Sozialversicherung nehmen und werden daher in die Prüfung mit einbezogen.

Rechtsgrundlage ist u. a. § 28p SGB IV: „(1) Die Träger der Rentenversicherung prüfen bei den Arbeitgebern, ob diese ihre Meldepflichten und ihre sonstigen Pflichten nach diesem Gesetzbuch, die im Zusammenhang mit dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag stehen, ordnungsgemäß erfüllen; sie prüfen insbesondere die Richtigkeit der Beitragszahlungen und der Meldungen (§ 28a) mindestens alle vier Jahre. Die Prüfung soll in kürzeren Zeitabständen erfolgen, wenn der Arbeitgeber dies verlangt. Die Einzugsstelle unterrichtet den für den Arbeitgeber zuständigen Träger der Rentenversicherung, wenn sie eine alsbaldige Prüfung bei dem Arbeitgeber für erforderlich hält. Die Prüfung umfasst auch die Lohnunterlagen der Beschäftigten, für die Beiträge nicht gezahlt wurden. Die Träger der Rentenversicherung erlassen im Rahmen der Prüfung Verwaltungsakte zur Versicherungspflicht und Beitragshöhe in der Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung sowie nach dem Recht der Arbeitsförderung einschließlich der Widerspruchsbescheide gegenüber den Arbeitgebern; insoweit gelten § 28h Absatz 2 sowie § 93 in Verbindung mit § 89 Absatz 5 des Zehnten Buches nicht. Die landwirtschaftlichen Krankenkassen nehmen abweichend von Satz 1 die Prüfung für die bei ihnen versicherten mitarbeitenden Familienangehörigen vor.“

Um alle Facetten der Prüfungsteile rechtskonform bearbeiten zu können und somit eine sozialversicherungsrechtliche Betriebsprüfung „bestehen“ zu können, bedarf es Hintergrundwissen. Im Folgenden sollen daher die nötigen Einzelheiten rund um eine sozialversicherungsrechtliche Betriebsprüfung nebst rechtlicher Tatbestände dargestellt und erläutert werden, um zu einer erfolgreichen Prüfung beisteuern zu können.

Das folgende Kapitel „Prüfungsumfang“ gibt in den später detailliert aufgeführten Schwerpunkten einen Überblick über die Inhalte einer Prüfung und umfasst im Weiteren die „neuen“ Prüfungszweige des Insolvenzgeldes, der Unfallversicherung und der Künstlersozialversicherung. Die neuen Prüfungszweige wurden von der Deutschen Rentenversicherung seit einiger Zeit übernommen und bilden nunmehr weitere Schwerpunkte – neben der detaillierten Betrachtung der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung – der Betriebsprüfungsarbeiten.

Ausgangswert für die Berechnung der Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung sind die beitragspflichtigen Einnahmen des Versicherten. Allerdings sind diese nicht immer in voller Höhe beitragspflichtig und auch nicht in allen Versicherungszweigen. Daneben sind weitere Daten vom Arbeitgeber aufzubereiten, die im Umlageverfahren, Meldeverfahren und in Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten sich gliedern – Tätigkeiten, damit die Träger der Sozialversicherung ihre Aufgaben erledigen können.

Der Begriff des steuerlichen Arbeitslohnes ist nicht identisch mit dem Begriff des beitragspflichtigen Arbeitsentgeltes. So fallen unter dem steuerlichen Begriff des Arbeitslohnes sowohl Einnahmen aus einem gegenwärtigen Arbeitsverhältnis wie auch Einnahmen aus einem früheren (zum Beispiel Versorgungsbezügen) und zwar auch, wenn die Einnahmen aus einer Rechtsnachfolge resultieren (Erben). Ferner entsteht die Lohnsteuerschuld zu dem Zeitpunkt, in dem der Arbeitslohn zufließt (§ 38 Abs. 2 EStG), also zu dem Zeitpunkt, zu dem der Arbeitgeber den Arbeitslohn an den Arbeitnehmer auszahlt. Es gilt im Steuerrecht somit das Zuflussprinzip (siehe auch BFH-Urteile vom 24.01.2011, BStBl. II S. 509 und 23.06.2005, BStBl. II S. 766).

Im Sozialversicherungsrecht gilt dem Grunde nach das Entstehungsprinzip. Das heißt, dass Sozialversicherungspflicht bereits entsteht, wenn der Anspruch auf ein bestimmtes Entgelt entstanden ist. Ansonsten ist der Vergleich der gegenwärtigen (aktiven) Beschäftigung zum Vergleich Steuerrecht zu Sozialversicherungsrecht weitgehend gleich.

Arbeitslohn kann in Form von Entgelt (Barlohn in einer Währung) gezahlt werden oder auch in Gütern bzw. Sachbezügen. Diese Sachbezüge sind sogenannte geldwerte Vorteile, die sowohl bei der Steuer wie auch bei der Sozialversicherung berücksichtigt werden müssen. Sie gehören, wie Geldleistungen, zum steuer- und beitragspflichtigen Entgelt, falls sie nicht ausdrücklich steuer- bzw. beitragsfrei gestellt worden sind. Werden Sachbezüge verbilligt gewährt, so ist der Unterschiedsbetrag zwischen dem Wert der Sachbezüge und dem vom Arbeitnehmer bezahlten Entgelt steuer- und beitragspflichtig.

Ein Barlohn und kein Sachbezug liegt vor, wenn der Arbeitnehmer anstelle der Sachleistung Barlohn verlangen kann oder der Barlohn zwar nicht direkt an den Arbeitnehmer ausbezahlt wird, jedoch für dessen Verbindlichkeit (zum Beispiel für ein Darlehen) verwandt wird.

Bei der betrieblichen Altersversorgung handelt es sich um „Leistungen der Alters-, Invaliditäts- und Hinterbliebenenversorgung aus Anlass eines Arbeitsverhältnisses oder anderer Tätigkeiten für ein Unternehmen“ (Gabler Wirtschaftslexikon).

Seit dem 01.01.2002 besteht ein gesetzlicher Anspruch auf eine betriebliche Altersversorgung. Gemäß § 1a BetrAVG (Betriebsrentengesetz bzw. Kurzbezeichnung für das Gesetz zur Verbesserung der betrieblichen Altersversorgung) gilt: Der Arbeitnehmer kann vom Arbeitgeber verlangen, dass von seinen künftigen Entgeltansprüchen bis zu 4 von Hundert der jeweiligen BBG (Anmerkung: 4 % der Beitragsbemessungsgrenze der Renten- und Arbeitslosenversicherung) durch Entgeltumwandung für seine betriebliche Altersversorgung verwendet werden.

In der Bundesrepublik Deutschland haben sich innerhalb der betrieblichen Altersversorgung fünf Durchführungswege, also „Finanzierungsverfahren“, etabliert. Es handelt sich um die Direktzusage als unmittelbare Versorgungszusage des Arbeitgebers, die Direktversicherung, die Pensionskasse, der Pensionsfonds (seit 2002) und die Unterstützungskasse als mittelbare Versorgungszusage durch einen externen Versorgungsträger des Arbeitgebers. Daneben existieren für den Arbeitnehmer noch die Möglichkeiten über die Riester-Rente beim Arbeitgeber eine Altersversorgung aufzubauen oder ggf. durch Zeitarbeitskonten eventuell einen vorgezogenen Ruhestand zu planen.

Insbesondere bei den fünf klassischen Durchführungswegen der betrieblichen Altersversorgung (zum Beispiel Direktversicherung etc.) handelt es sich um kapitalgedeckte Modelle, die bisher teilweise steuerrechtlich unterschiedlich behandelt wurden. Durch das Alterseinkünftegesetz wurden die Unterschiede zum Stichtag 01.01.2005 weitgehend abgeschafft und für alle Durchführungswege auf eine nachgelagerte Besteuerung, also Steuerpflicht bei der Auszahlung der Leistungen, für Verträge, die nach diesem Zeitpunkt abgeschlossen wurden, umgestellt. Ferner wurde die Steuerfreiheit auf die Versicherungen beschränkt, die eine lebenslange Altersversorgung im Sinne einer Rente (ohne Kapitalwahlrecht und Rentenauszahlungsbeginn frühestens nach Vollendung des 62. Lebensjahres) vorsehen. Bei gesetzlich Krankenversicherten ist ferner zu beachten, dass die Leistungen während der Auszahlungsphase der Kranken- und Pflegeversicherung zu unterwerfen sind, wobei der volle Beitrag zur Kranken- und Pflegeversicherung (bei der gesetzlichen Kasse) allein vom Bezieher zu zahlen ist.

Die umlagefinanzierte Form ist in erster Linie im öffentlichen Dienst zu finden (zum Beispiel „ZVK“ Zusatzversorgungskasse oder „VBL“ Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder). Bei den noch bestehenden umlagefinanzierten betrieblichen Altersvorsorgemodellen verbleibt es bei der vorgelagerten, also sofortigen, Versteuerung, jedoch mit der Möglichkeit der Pauschalsteuer.

Die steuer- und beitragsrechtlich richtige Erfassung der unterschiedlichen Modelle ist in der Praxis häufig ein Problem, da alle Modelle auch noch nach Alt- oder Neuzusage abgegrenzt werden müssen. Um eine Neuzusage handelt es sich, wenn zum Beispiel

Es handelt sich um keine Neuzusage, wenn

So stellt sich stets in den Fällen, in denen ein (neuer) Arbeitnehmer seine bereits vorhandenen Altersversorgungsprodukte mitbringt, die Frage, ob der Arbeitgeber dieses Produkt übernimmt oder ein für alle Arbeitnehmer einheitliches Produkt zur Wahl stellt. Denn grundsätzlich können, wie soeben dargestellt, im Rahmen der Portabilität (§ 4 BetrAVG) auch nur der bereits erworbene Wert auf die unverfallbare Anwartschaft (Übertragungswert) auf den neuen Arbeitgeber bzw. auf das neue Produkt zur Altersversorgung übertragen werden. Allerdings ist hier zu beachten, dass nur der Eurobetrag übertragen wird und nicht die im Altvertrag vereinbarten Einzelheiten, wie zum Beispiel Mindestverzinsung. Ein mögliches Haftungsrisiko des Arbeitgebers kann nicht ausgeschlossen werden, da nach § 1 Abs. 2 Nr. 3 BetrAVG eine wertgleiche Zusage erteilt werden muss. Insbesondere hinsichtlich der Abschlusskosten, die bei jedem Neuabschluss eines Vertrages – denn die Übernahme ist ein Neuabschluss – anfallen, sind bereits mehrere Urteile ergangen, die eine Haftung des Arbeitgebers bestätigen (zum Beispiel LAG München vom 15.03.2007 – Az. 4 Sa 1152106).

Wiederholt ist auch die Frage zu finden, ob die 4- %-Grenze bei Entgeltumwandlungen des Arbeitnehmers mehrfach ausgeschöpft werden kann, da viele Mitarbeiter durch die Beschäftigung in verschiedenen Unternehmen auch unterschiedliche Vorsorgeprodukte mitbringen. Hier ist zu beachten, dass insgesamt 4 % bis zur Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung für Beiträge zu einer Direktversicherung, Pensionskasse oder Pensionsfonds steuer- und beitragsfrei sind. Allerdings wurde durch die Umstellung zum 01.01.2005 auch festgelegt, dass die 4- %-Grenze nicht mehr pro Kalenderjahr gilt, sondern nunmehr pro (Erst)Arbeitgeber gilt. Bei einem Arbeitgeberwechsel im Laufe des Kalenderjahres ist es somit möglich, den steuerfreien Höchstbetrag erneut in Anspruch nehmen zu können. Diese Möglichkeit gilt auch für die Sozialversicherung (Tz. 7.8 – S 32 – Rundschreiben der Spitzenverbände der Sozialversicherung vom 21.12.2004). Eine Einschränkung sowohl beim Steuerrecht wie auch beim Sozialversicherungsrecht bezüglich dieser doppelten Inanspruchnahme wurde allerdings bei einem Betriebsübergang nach § 613a BGB festgelegt.

Die Grundlage einer Beitragspflicht in der Sozialversicherung ist die Beurteilung, ob ein Beschäftigungsverhältnis vorliegt oder nicht. Die Prüfung bzw. das Ergebnis der Prüfungen haben entscheidenden Einfluss auf die Rentenversicherung(spflicht) und auf die anderen Sozialversicherungszweige (Kranken-, Pflege-, Arbeitslosenversicherung). Die Deutsche Rentenversicherung prüft den Sachverhalt der Versicherungspflicht aufgrund einschlägiger Rechtsprechungen des Bundessozialgerichts (BSG), des Bundesarbeitsgerichts (BAG) und den tatsächlich im Betrieb bestehenden Verhältnissen.

Das Entstehen der Sozialversicherungspflicht setzt zunächst das Bestehen eines abhängigen Beschäftigungsverhältnisses gegen Arbeitsentgelt voraus. Ein Schwerpunkt wird hierbei auf die persönliche und auf die wirtschaftliche Abhängigkeit gelegt. Die einzelnen Prüfungen zu diesen Voraussetzungen sind im Kapitel „Anfrageverfahren zur Feststellung der Sozialversicherungspflicht“ erläutert. Eine weitere Bedingung zur sozialversicherungsrechtlichen Beschäftigung ist die Tätigkeit in der Bundesrepublik Deutschland (Territorialitätsprinzip § 3 SGB IV) und somit der Beschäftigungsort des Arbeitnehmers (§§ 9, 10 SGB IV), die Staatsangehörigkeit des Arbeitnehmers spielt hierbei keine Rolle. Ausnahmen vom Territorialitätsprinzip sind durch eine begrenzte Auslandsbeschäftigung (Ausstrahlung) bzw. trotz Inlandsbeschäftigung durch über- bzw. zwischenstaatlichem Recht (Einstrahlung) möglich. Weitere Ausnahmen in einzelnen Sozialversicherungszweigen sind bei den entsprechenden Personengruppen dargestellt.

Beschäftigungen gegen Entgelt sind grundsätzlich sozialversicherungspflichtig in allen Zweigen der Sozialversicherung. Von diesem Grundsatz existieren zahlreiche Ausnahmen und noch mehr einzuhaltende Voraussetzungen, um die „richtige“ sozialversicherungsrechtliche Einordnung zu treffen.

Die Beschäftigung von Studenten ist in verschiedenen sozialversicherungsrechtlichen Konstellationen möglich wie auch die Beschäftigungsmöglichkeiten für sogenannte Mini- und Midi-Jobber. Die genannten Bereiche sind stets im Katalog der Betriebsprüfung zu finden, wie auch die Prüfung der Personen, die in einem verwandtschaftlichen Verhältnis zum Unternehmer stehen oder den Unternehmer selbst betreffen.

Seit einigen Jahren treten auch Personen in den Vordergrund der sozialversicherungsrechtlichen Prüfungen, die selbständig sind bzw. sich als Selbständige ausgeben oder als Selbständige eingestuft werden. Zu Zwecke der Prüfung werden daher auch alle Rechnungen in der Finanzbuchhaltung auf derartige Fälle untersucht. Leicht werden durch Fehleinschätzungen des Auftraggebers sehr hohe Nachzahlungen fällig, die auch zu einer Existenzbedrohung des Unternehmens führen können. Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Unternehmer beschäftigte überwiegend Fremdpersonal, die selbständig sind (bzw. sich so vorstellten). Nach Prüfung des Betriebsdienstes der Deutschen Rentenversicherung für die vergangenen vier Jahre wurde festgestellt, dass die 40 „Selbständigen“ nicht selbständig waren. Von der Deutschen Rentenversicherung wurden deshalb die Honorarrechnungen als Auszahlung des Netto-Lohnes angenommen. Ferner wurden Säumniszuschläge berechnet, so dass der Unternehmer einen Bescheid mit Nachforderungen von über EUR 800.000 (Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge incl. „Nebenkosten“) erhielt. Eine vorherige Prüfung der „Selbständigen“, (Um)Organisation des Betriebsablaufes etc. hätte viel Geld gespart und das Unternehmen nicht so stark belastet. Aufgrund dieser Brisanz wäre es geboten (bei Unsicherheit über den Status) sich fachliche Unterstützung durch einen Fachanwalt für Sozialrecht oder einem Rentenberater zu sichern.

Durch ein Anfrageverfahren (Statusfeststellungsverfahren) wird eine Beurteilung von Personen im Bereich der gesetzlichen Sozialversicherung durchgeführt. Das Ergebnis ist eine rechtssichere Einstufung, ob es sich um eine abhängige oder selbständige Tätigkeit handelt. Zuständig ist seit dem 01.06.2010 die Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung mit Sitz in Berlin. Die Beurteilung ist für alle Sozialversicherungsträger bindend.

Im Sozialversicherungsrecht wird zwischen dem obligatorischen und optionalen Anfrageverfahren unterschieden, die im Weiteren detailliert beschrieben werden. Da innerhalb der Lohn- und Gehaltsabrechnung bezüglich der Statusprüfung auch Fragen hinsichtlich der Lohnsteuer aufkommen, folgt eine kurze Übersicht der Anfragemöglichkeiten im Lohnsteuerrecht.

Das am 01.01.1983 in Kraft getretene Künstlersozialversicherungsgesetz (KSVG) bietet selbstständigen Künstlern und Publizisten sozialen Schutz in der gesetzlichen Renten-, Kranken- und Pflegeversicherung. Wie Arbeitnehmer zahlen sie nur etwa die Hälfte der Versicherungsbeiträge; der andere Beitragsanteil wird über die Künstlersozialversicherung finanziert. Die hierfür erforderlichen Mittel werden aus einem Zuschuss des Bundes und aus einer Abgabe der Unternehmen finanziert, die künstlerische und publizistische Leistungen verwerten. Die Künstlersozialkasse (KSK) meldet die versicherungspflichtigen Künstler und Publizisten bei den Kranken- und Pflegekassen (Allgemeine Ortskrankenkassen, Ersatzkassen, Betriebs- und Innungskrankenkassen) und bei der Datenstelle der Rentenversicherung an und leitet die Beiträge an die zuständigen Träger weiter. Die Künstlersozialkasse (KSK) hat somit folgende Aufgabenbereiche:

Die Einrichtung eines „Internen Kontrollsystems“ (IKS) gehört zu den wichtigsten Managementinstrumenten eines jeden Betriebes. Ein IKS ermöglicht die permanente Überwachung des Geschäftsbetriebes. Der damit verbundene Zwang, viele Funktionen und Prozesse per Soll-Ist-Vergleich überprüfen zu lassen, schützt den Betrieb vor finanziellen Verlusten und Haftungsrisiken. Besonders die betriebliche Entgeltabrechnung, als klassische Nebenbuchhaltung, ist eins der risikoreichsten Aufgabenbereiche des Unternehmens und sollte daher in einem Kontrollsystem besondere Beachtung finden.

Die wichtigsten Fragen vor einer Betriebsprüfung sind stets, wo und was wird geprüft und wie genau läuft eine Betriebsprüfung ab. Um sich optimal vorbereiten zu können wurden bereits zahlreiche Sachverhalte detailliert dargestellt. Die nachfolgenden Checklisten geben einen Überblick über wichtige Inhalte einer Betriebsprüfung, wie Zuständigkeiten, Ort der Prüfung, Umfang der Prüfung und auch Umfang im Sozialversicherungsrecht, den Beschäftigungsarten, beitragsrechtliche Gegebenheiten, Entgeltarten, nötige Entgeltunterlagen und Unterlagen der Beitragsabrechnung. Ferner werden in Stichworten die Prüfungen der Insolvenzgeldumlage, der Insolvenzsicherung, der Unfallversicherung und der Künstlersozialabgabe dargestellt.

Die Aufstellungen über den konkreten Ablauf einer Betriebsprüfung unterteilen sich mit Kurzbeschreibungen über die Details vor einer Prüfung, während einer Prüfung und nach einer Prüfung mit Hinweisen auf mögliche Rechtsmittel.