Fallstudie 2: Wissensmanagement im Großprojekt

Auch diese Fallstudie ist, wie die erste, authentisch wiedergegeben; sie wurde an zwei Stellen um relevante und mitteilenswerte Erfahrungen erweitert, die in einem vorherigen, ganz ähnlichen Kontext des Projekt-Wissensmanagements vom Autor gemacht wurden.

Man merkt hier leicht, dass es nicht um ein „klassisches“ Consulting-Projekt handelt, das für den Auftraggeber beratend und optimierend einzig nach innen wirkt. Teile des Teams stehen als Expert*innen beratend denjenigen zur Verfügung, sie sich zu bestimmten Fragen informieren möchten. Diese können per E-Mail Anfragen stellen, an vom Team organisierten Vor-Ort-Seminaren partizipieren oder tatsächlich deutschlandweit an Online-Sprechstunden teilnehmen – unsere Expert*innen stehen dann mit fundiertem Wissen zur Verfügung.

Für dieses Projekt taugte ein Projekthandbuch nicht – in anderen Projekten hat es sich bewährt. Es kommt sehr darauf an, wie das Projekt technisch ausgestattet ist. Wenn es sich um ein kleines Projekt handelt, das tatsächlich vor allem in einer File Server-Struktur arbeitet, dann kann es durchaus sinnvoll sein, ein solches Zentraldokument anzulegen. Eleganter scheint mir die Lösung einer navigierbaren Wissenslandkarte zu sein, wenn die technischen Voraussetzungen dafür gegeben sind. Ist dies nicht der Fall, können kleine Hilfsmittel wie ein navigierbares Inhaltsverzeichnis, Anker und anzuklickende Verweise im Dokument etc. hilfreich sein, um das Projekthandbuch anwenderfreundlich zu gestalten. Aber auch hier muss unbedingt darauf geachtet werden, dass die Pflege, und das heißt vor allem die Aktualisierung des Dokuments eine Gemeinschaftsaufgabe ist, die weder allein den Wissensmanager, noch der Projektassistenz auferlegt werden kann. Nur kollaborativ lässt sich diese Aufgabe bewerkstelligen.