Rollout- und Migrationsmanagement in acht Schritten

Dass neue Software in Unternehmen installiert wird, gehört zum Alltag. Allerdings laufen solche Projekte selten reibungslos. Gastautor Bastian Witte gibt Tipps, wie Softwareeinführungen und IT-Systemwechsel sicher gelingen.

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Wegen der fortschreitenden Digitalisierung müssen Organisationen – ob in der Wirtschaft oder der öffentlichen Verwaltung – oft neue Software oder zusätzliche Softwarekomponenten einführen: in einem Rolloutprojekt. Von Migrationsprojekt spricht man beim Wechsel auf ein völlig neues Softwaresystem oder eine neue Infrastrukturplattform. Rollout- und Migrationsprojekte der IT sind hochkomplex, weil es eine große Zahl betroffener Nutzer, strikte Zeit- und Budgetvorgaben sowie hohe Qualitätsanforderungen gibt – und das bei möglichst geringem Impact auf das Tagesgeschehen, mit wenig Ausfall-, Rüst- und Umstellungszeiten. Will man ein komplexes Rollout- oder Migrationsprojekt strukturieren, planen und umsetzen, gibt es dafür die folgenden acht Schritte.

1. Reiseauftrag analysieren: Wohin es geht

Am Anfang steht der Projektauftrag, aus dem sich Zeit-, Budget- und Qualitätsziele für die Projektdurchführung ableiten. Der Rollout- beziehungsweise Migrationsmanager, tut gut daran, den Auftrag detailliert zu analysieren und gegebenenfalls weitere Informationen einzuholen. Geht es um ein neues Sofwarepaket für eine übersichtliche Zahl von Usern? Oder soll eine hohe Anzahl von Liegenschaften mit Netzwerkkomponenten umgerüstet und anschließend auf eine neue Serviceplattform migriert werden? Der Kapitän muss die Anzahl und die Art der Fluggäste kennen und im Zusammenspiel mit Zeit, Budget und Qualitätsparametern den Scope des Projekts definieren. Sonderwege oder Unschärfen sollte er von Anfang an vermeiden.

2. Flugroute festlegen: Die Strategie bestimmen

Der Rolloutmanager klärt, ob Vor-Ort-Einsätze für Tauscharbeiten nötig sind oder ob es genügt, im Rahmen eines Wartungsfensters remote eine Konfiguration einzuspielen. Er sollte wissen, wie sich die Nutzergruppen voneinander unterscheiden und ob sie schon Erfahrungen mit ähnlichen Projekten haben. Müssen zu einem Stichtag mit einem Schlag alle User umgerüstet sein? Geben Ressourcensituation und Erfordernisse des täglichen Geschäftsbetriebs dies her? Ob Big-Bang-Ansatz oder sequentielle Abfolge von einfachen zu komplexen Nutzern – in jedem Fall empfiehlt es sich, eine auf den Projektzielen basierende Projektstrategie zu entwickeln.

3. Schedule erstellen: Rollout- und Migrationsprozesse definieren

Steht die grobe Planung, muss der Rolloutmanager sie zu einem dezidierten Plan operationalisieren, ein Team zusammenstellen, die nötigen Ressourcen zur Umsetzung des Projekts binden, jeden einzelnen Prozess definieren und in den Gesamtablauf einbetten. Ein Beispiel: Hunderte Liegenschaften einer Organisation bekommen neue Hardwarekomponenten. Weil es dabei wegen der regionalen Streuung oft Ressourcenengpässe gibt und sich Nutzeranforderungen unterscheiden, sollte man sequentiell vorgehen oder mit mehreren Umsetzungsteams parallel arbeiten. Die Zeitplanung für das gesamte Vorhaben inklusive Puffer muss mit den Nutzerscopes übereinstimmen. Neben dem Standardprozess sollte der Rolloutmanager auch die Prozesse, Vor- und Nachlauffristen von Lieferanten und Abnehmern kennen. Bei unvorhergesehenen Ereignissen, die zur Abweichung vom Standard zwingen, behält er so die gesamte Prozesskette im Blick. 

4. Passagiere buchen: Nutzerwünsche erfassen, Experten einbeziehen

Bedürfnisse und Forderungen einzelner Anwender unterscheiden sich mitunter stark. Es ist ratsam, sich über diese verschiedenen Perspektiven frühzeitig zu informieren, um Konsequenzen für die Planung zu ziehen. Ein geeignetes Format, um solche Informationen zu erfassen, ist eine Nutzerumfrage vor dem Projekt. Es ist auch wichtig, Beteiligte während des gesamten Rollout-/Migrationsprojekts in ihrem Tagesgeschäft so wenig wie möglich zu beeinträchtigen. Dazu sollte man erfahrene Nutzer in Planungsprozess und Bedarfserhebung einbeziehen – durch bilaterale Gespräche, einen Expertenbeirat oder das Kommentieren der Planungsunterlagen. 

5. Flugsimulation: Rollout- und Migrationsprozess durchspielen

Bei hochkomplexen IT-Vorhaben sind Fehler oder unvorhersehbare Interdependenzen fast unvermeidbar. Darum ist es ratsam, vor dem Rollout- oder Migrationsbetrieb einen umfassenden Flugtest am Simulator zu absolvieren. Die Testnutzer, die man involviert, müssen alle Varianten der späteren Anwender repräsentieren und sollten über die fachliche Kompetenz verfügen, um Anwendungen oder Infrastrukturen wirklich zu prüfen, Prozessabläufe und Anwendungsszenarien durchzuspielen und relevantes Feedback zu geben. Abschließend können schon inkrementelle Anpassungen helfen, Fehler zu vermeiden. 

6. Turbulenzen einplanen: Schwierigkeiten und Lösungen antizipieren

Viele Faktoren beeinflussen den Verlauf von Rollout oder Migration – wie Änderungen in der Zielstellung, Fehler im Migrationsansatz oder fehlende Mitwirkung der Beschäftigten. Um darauf reagieren zu können, sollte die Planung einen gewissen Spielraum in Form zusätzlicher Personalressourcen, Zeitpuffer und Zusatzbudgets vorsehen. Es ist ratsam, für etwaige technische Probleme schon vorab Fallbackszenarien und Prozesse zu definieren. In einem standardisierten Projektvorgehen sollten Stakeholder auch neue Forderungen stellen dürfen. Denn um Projektziele zu erreichen, darf man sich einer Individuallösung jenseits des Standardprozesses nicht prinzipiell verschließen, trotz kurzzeitiger Zusatzaufwände. 

7. Durchsagen machen: Kommunikation mit allen Beteiligten

Insbesondere bei komplexen IT-Vorhaben hängt der Projekterfolg davon ab, ob alle Beteiligten konsequent und frühzeitig einbezogen werden. Eine umfassende Kommunikation sorgt nicht nur dafür, dass jeder rechtzeitig über die relevanten Informationen verfügt, sondern stärkt auch den Teamgeist und das Verständnis für die Belange der anderen. Die Kommunikation beginnt nicht erst mit dem Kickoff, sondern bereits bei der Zusammenstellung des Projektteams. Der Projektleiter und sein Team agieren hier als Change Agents und können sämtliche moderne Kommunikationsformen nutzen: etwa Newsletter, Workshops, Videotutorials, klassische Schulungen oder Social Intranet.

8. Ausstieg vorbereiten: Abnahme, Dokumentation, Betriebsübergabe

Der Rollout ist erst beendet, wenn die Projektleitung die Ergebnisse dokumentiert und an die IT-Abteilung beziehungsweise den Betrieb übergeben hat. Im obigen Beispiel müsste der Liefergegenstand – die in hunderten Liegenschaften ausgerollte Hardware – also erst getestet und von der IT des Auftraggebers abgenommen werden. Neben den Ergebnissen hat die Dokumentation auch relevante Informationen zur Projektorganisation und ihren Prozessen zu enthalten, damit das Vorhaben auch später in all seinen Facetten nachvollziehbar bleibt. Es lohnt, auch den Projekterfolg öffentlichkeitswirksam zu kommunizieren, etwa als Abschlussbericht, Präsentation oder Workshop. So wird über die Projektgrenzen hinaus deutlich, welche Bedeutung das Vorhaben für die gesamte Organisation hat. 

Fazit: Das Projekt sicher am Ziel

Durch eine strukturierte Vorgehensweise lässt sich die Hürde eines hochkomplexen Rollout- oder Migrationsprojekts nehmen. Der Rollout- beziehungsweise Migrationsmanager muss dafür den Projektauftrag in allen Facetten verstehen und ihn Step by Step, wie im oben skizzierten Reiseverlauf, strukturieren und operationalisieren. Dafür ist es unerlässlich, ein tiefes Verständnis für die Besonderheiten der betroffenen Organisation zu entwickeln. Eine konsistente Rollout- und Migrationsstrategie und daraus abgeleitete Maßnahmen helfen, die Teilaufgaben mit hoher Qualität und budgetgerecht abzuarbeiten. Ein standardisiertes und strukturiertes Vorgehen schafft die Grundlage dafür, Rollout- und Migrationsprojekte – ob in Behörden oder Unternehmen – zum Erfolg zu führen. Die Komplexität verliert ihren Schrecken.