Seit 1. Januar 2020 gilt die Belegausgabepflicht. Unternehmen müssen seit dem bei jedem Kauf zwingend einen Kassenbeleg an ihre Kunden herausgeben. Das Bundesfinanzministerium hat nun das Gesetz zur elektronischen Belegausgabe konkretisiert.
Bei den meisten Kunden landet der Kassenbon nicht in der Hosentasche oder der Geldbörse, sondern einfach im Müll.
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Viel gemurrt wurde zu Jahresbeginn, als der Handel und andere Unternehmen zur Ausgabe von Kassenbelegen verpflichtet wurden. Schnell zeigte sich, dass Kunden den Papierbon häufig ablehnen. Der ausgedruckte Beleg landet statt in der Geldbörse meist postwendend im Papierkorb. Das verursacht Kosten und ist wenig nachhaltig.
Belegausgabepflicht ist technologie-neutral gestaltet
Der Gesetzgeber hat vorgesehen, dass der Beleg nicht zwangsläufig in Papierform ausgegeben werden muss. Auch eine elektronische Ausstellung genügt laut dem sogenannten Kassengesetz. Wichtig ist nur, dass er "in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorgang" erstellt werden muss. Das Bundesfinanzministerium schreibt auf seine Homepage dazu: "Die Belegausgabepflicht ist bewusst technologie-neutral ausgestaltet. Es bleibt den Kasseninhabern unbenommen, Belege beispielsweise auch per Mail oder auf das Handy auszugeben."
Einer schriftlichen Zustimmung des Kunden hierzu bedarf es dabei nicht. "Die Zustimmung bedarf keiner besonderen Form und kann auch konkludent , also nonverbal, erfolgen. Ein elektronischer Beleg gilt als bereitgestellt, wenn dem Kunden die Möglichkeit der Entgegennahme des elektronischen Belegs gegeben wird", stellt die Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgruppe FRTG Group klar. Unabhängig von der Entgegennahme durch den Kunden sei der elektronische Beleg in jedem Fall zu erstellen.
Beleg muss mit kostenfreier Software zu öffnen sein
Dabei reiche es aber nicht, den elektronischen Beleg im Kassendisplay sichtbar einzublenden. "Der Kunde muss die Möglichkeit haben, den Kassenbeleg elektronisch entgegen zunehmen", so das Unternehmen weiter. Die elektronische Belegausgabe müsse in einem standardisierten Dateiformat erfolgen, das der Kunde mit einer kostenfreien Standardsoftware öffnen kann. "Als solche gelten JPG, PDF oder PNG."
Dem Kunden könne der elektronischen Beleg per QR-Code über das Kassendisplay zum Download zur Verfügung gestellt, per Near-Field-Communication (NFC) übertragen oder per E-Mail direkt in das Kundenkonto zugestellt werden. Eine App zur elektronischen Archivierung von Kassenbelegen helfe sowohl Privatpersonen als auch Unternehmern, die Übersicht zu behalten.