Obwohl viele Unternehmen digitale Tools nutzen, kämpfen sie immer noch mit überfüllten Archiven und Papierbergen in der Buchhaltung. Doch mit dem neuen Jahr können viele Unterlagen vernichtet werden. Welche, das bestimmen gesetzliche Fristen.
Das Büro kann wieder aufgeräumt werden: Viele Ordner können weg.
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Die Aufbewahrung von Unterlagen für viele Unternehmen ein schwieriges Thema. Häufig sind die Aktenschränke voll und täglich kommen zahlreiche Geschäftsbriefe, Rechnungen und andere Unterlagen in der Buchhaltung dazu – und zwar sowohl in elektronischer als auch in Papierform. Gerade bei Papierbelegen stellt sich irgendwann die Frage: Wann kann das entsorgt werden?
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen
Allerdings sind Unternehmen zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen verpflichtet. Eine entsprechende gesetzliche Regelung findet sich in § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) und in § 147 Abgabenordnung (AO). Demnach gelten grundsätzlich folgende Aufbewahrungsfristen:
Zehn Jahre | Sechs Jahre |
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Wie sich diese Fristen berechnen, erklären die Springer-Autoren Wolfgang Grundmann und Rudolf Rathner beispielhaft in ihrem Buchkapitel "Buchführung Grundlagen" (Seite 213):
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem bei laufend geführten Aufzeichnungen die letzte Eintragung gemacht worden ist, Handels- und Geschäftsbriefe abgesandt oder empfangen worden sind oder sonstige Unterlagen entstanden sind: Ist zum Beispiel der Jahresabschluss für 2016 im April 2017 erstellt worden, läuft für diesen die Aufbewahrungsfrist bis zum 31.12.2027."
Laufende Betriebsprüfungen verlängern Fristen
Das bedeutet: 2020 können beispielsweise die Jahresabschlüsse, Lageberichte und Buchungsbelege, die in 2009 oder auch früher entstanden sind, vernichtet werden. Zu schnell sollte der Schredder allerdings nicht angestellt werden, erläutert Constanze Elter in ihrem Buchkapitel "Ein gut geführtes Archiv erleichtert die Betriebsprüfung" (Seite 84). Sie schreibt: "Die Zehn-Jahres-Frist verlängert sich bei laufenden Prüfungen! Sind die zehn Jahre also vorbei, dürfen Sie die Belege nur dann in den Reißwolf entsorgen, wenn nicht gerade eine Betriebsprüfung läuft. Hier könnten gegebenenfalls auch ältere Unterlagen von Belang sein." Ein weiterer Fall: Auch wenn ein Steuerbescheid noch nicht bestandskräftig ist, weil zum Beispiel noch ein Einspruchsverfahren läuft, sollten die Unterlagen noch nicht vernichtet werden. Im Zweifel sollten Unternehmen hier immer Vorsicht walten lassen.
Die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Unterlagen ist zudem ein wesentlicher Bestandteil der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB). In seinem Beitrag "Grundlagen des betrieblichen Rechnungswesens" stellt Meinrad Lippach klar (Seite 25), welche Folgen Unternehmen drohen, wenn sie ihrer Pflicht nicht nachkommen: "Haben die Verstöße einen größeren Umfang, gilt die Buchführung nicht mehr als ordnungsgemäß. Die Rechnungslegung verliert dadurch ihre Beweiskraft. Die Besteuerungsgrundlagen werden vom Finanzamt geschätzt."
Elektronische Archive brauchen ein System
Immer mehr Unternehmen setzen deshalb in der Buchführung auf den digitalen Wandel. Belege werden vermehrt elektronisch erstellt und auch eingehende Unterlagen digital aufbewahrt. Die neugefassten GoBD zeigen die Möglichkeiten und Grenzen der elektronischen Aufbewahrung: Grundsätzlich ist die elektronische Aufbewahrung für Unternehmen sehr interessant. Wer heute seine Belege digital erfasst und korrekt aufbewahrt, wird voraussichtlich in einigen Jahren nicht mehr mit überquellenden Aktenschränken zu kämpfen haben. Doch auch bei der digitalen Ablage gilt: Ohne System funktioniert nichts. Die Unterlagen müssen auch dann schnell und ohne Probleme auffindbar sein.