Fragmentierte Prozesse und Infrastrukturen sowie eine hohe Arbeitsbelastung erschweren den Informationsaustausch zwischen Finanzabteilungen. Doch es gibt Wege zu einer besseren Verknüpfung, mehr Effizienz und Transparenz.
Cloud-Lösungen mit API-Schnittstellen und ERP-Systeme ermöglichen es Finanzabteilungen, Daten effizienter zu kanalisieren und aufzubereiten. So stehen sie Bereichen wie dem Accounting, Vertrieb oder Einkauf schneller zur Verfügung und verbessern die Planung.
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Die Vorteile einer engeren Zusammenarbeit zwischen Unternehmensabteilungen, insbesondere von Treasury, Accounting und Controlling, sind laut einer Economist-Umfrage unter CFO seine gute strategische Investitionsplanung, genaue Forecasts und ein effizientes Risikomanagement. Wie aber lassen sich Hindernisse überwinden, die einer Kollaboration entgegenstehen? Drei Punkte sind für den Erfolg entscheidend.
Ein ganzheitlicher Blick dank durchgehender Prozesse
Oftmals entwickeln sich Prozesse organisch und greifen nicht ineinander. Das führt zu Verzögerungen bei der Informationsweitergabe. Ein Beispiel ist das Zahlungsverhalten von Kunden. Während das Accounting dieses kennt und weiß, welche Kunden häufig verspätet zahlen, gelangen diese Informationen nicht immer nahtlos ins Treasury. Die Folge: Das Cash Positioning und die Planung sind nicht immer so verlässlich, wie sie eigentlich sein könnten. Immer mehr Unternehmen gehen daher dazu über, Prozesse zu integrieren und einen End-to-End-Ansatz zu verfolgen. So wird das Treasury automatisch informiert, welche Kunden regelmäßig zu spät zahlen und kann das im Cashflow-Forecasting berücksichtigen.
Auch aus dem Controlling fließen wichtige Planungsinformationen oft nicht automatisch ins Treasury. Wird etwa eine neue Produktionsstätte für zehn Millionen Euro geplant, muss das Treasury für die Liquiditätsplanung wissen, wann die Mittelverwendung erwartet wird. Der Treasurer prüft dann, ob eine externe Finanzierung benötigt wird und ob Fremdwährungsrisiken abgesichert werden müssen. Der Kreislauf schließt sich, wenn im Accounting die Rechnungen beglichen werden und die Kosten in den Jahresabschluss fließen.
Mit End-to-End-Prozessen stehen den involvierten Abteilungen diese relevanten Informationen zur Verfügung. So können also die jeweils anderen Abteilungen die für sie wichtigen Informationen schneller aufgreifen und nutzen.
Ineinandergreifende Systeme sparen Zeit
Eine Systemlandschaft bestehend aus Insellösungen erschwert Treasurern einen direkten Zugriff auf Informationen zusätzlich. Während Accounting und Controlling meist im zentralen ERP-System (Enterprise Ressource Planning) arbeiten, nutzt das Treasury häufig spezialisierte Treasury Management Systeme, die keinen direkten ERP-Zugriff bieten. Planungsrelevante Daten müssen daher oft telefonisch oder per E-Mail von Tochtergesellschaften, aus dem Accounting oder dem Controlling abgefragt werden. Das kostet Zeit und ist fehleranfällig.
Moderne Systeme dagegen ermöglichen ein nahtloses Ineinandergreifen verschiedener Anwendungen, sei es durch eine direkte Integration im ERP-System oder in einem hybriden Modell mit Cloud-Lösungen über API-Schnittstellen. Das führt zu mehr Transparenz in einem zentralen System, und Treasurer können unmittelbar und zentral auf Information aus dem operativen Geschäft zugreifen. Beispielsweise auf Daten aus den Bereichen Accounts Receivable, Payable, Vertrieb oder Einkauf. Zudem wird es einfacher, umfassendere Datenquellen als üblich in zeitnah in das Cash Positioning und Forecasting einzubeziehen.
Manuellen Aufwand reduzieren und Prozesse beschleunigen
Oftmals blockiert auch eine hohe Arbeitsbelastung eine effektive Zusammenarbeit. Abhilfe schafft die intelligente Automatisierung bisher manueller Tätigkeiten. Sie beschleunigt Finanzprozesse und fördert den Informationsaustausch zwischen den Abteilungen. Die Verarbeitung von Zahlungsavisen, Kontoauszügen und Eingangsrechnungen sind klassische Prozesse, in denen hohe Automatisierungsquoten möglich sind. Gerade bei stetig zunehmenden Datenmengen sowie Geschäftsvolumina kommen Unternehmen ohne Automatisierung heute nicht mehr aus. Neben dem Einsatz von Datenanalyse-Technologien stehen deshalb Robotic Process Automation (RPA) und Artificial Intelligence (AI) im Treasury in den kommenden Jahren ganz oben auf der Agenda, prognostiziert PwC im "Global Treasury Benchmarking Survey 2019".
Harmonisierte End-to-End-Prozesse, mehr Automatisierung und die Integration von Systemen sind die Grundlage für eine effektive Verzahnung von Treasury, Accounting und Controlling. Unternehmen profitieren dadurch von einem schnelleren und vereinfachten Informationsaustausch. Im Ergebnis steigt die Datenqualität, Finanzprozesse werden effizienter und Planungen noch exakter. Wer sich die Mühe macht, die skizzierten Hürden zu überwinden, sichert sich Vorteile und kann deutliche Effizienzgewinne realisieren.