Digitalisierung ist oft ein großer Kostentreiber

Von der digitalen Transformation erhoffen sich Unternehmen nicht nur schnellere und effizientere Prozesse, sondern auch eine Senkung ihrer Kosten. Doch dieser Wunsch erfüllt sich nicht immer zeitnah, wie eine aktuelle Analyse zeigt. Dennoch lohnen Digitalinvestments langfristig.

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Für die Digitalisierung ihrer Organisation müssen Unternehmen meist tief in die Tasche greifen. Die Rekrutierung von Datenspezialisten und IT-Fachkräften, aber auch die Investition in neue Technik und Software, die zeitweilig parallel zu alten Systemen betrieben wird, wirkt sich negativ auf die Bilanzen vieler Mittelständler aus. Wie die im Januar veröffentlichte "Potenzialanalyse Reality Check Digitalisierung" des Beratungshauses Sopra Steria in Zusammenarbeit mit dem FAZ-Institut zeigt, führen entsprechende Digitalisierungsmaßnahmen bei 38 Prozent der Betriebe zu steigenden Kosten. Von Einsparungen berichten nur 25 Prozent der befragten kleinen und mittleren Unternehmen (KMU). 

Für die Untersuchung wurden im September und Oktober 2020 insgesamt 315 Entscheider und Führungskräfte aus den Branchen Finanzdienstleistungen, verarbeitendes Gewerbe, öffentliche Verwaltung und Versorgung sowie Telekommunikation und Medien befragt. 

KMU rechnen weiter mit Mehrkosten durch Digitalisierung

Dabei bereiten den Finanzmanagern vor allem die mit der Digitalisierung verbunden Personalausgaben Bauchschmerzen. Viele Unternehmen haben laut Studie massiv in den Aufbau von Know-how investiert und beispielsweise Data Scientists sowie andere Digitalspezialisten eingestellt. 

Aber auch laufende Kosten nach der Einführung neuer IT-Lösungen, die häufig aufgrund längerer Verträge oder aus Sicherheitsgründen zumindest zeitweilig parallel zur bestehenden Infrastruktur betrieben werden müssen, schlagen ins Kontor. Und für viele Befragte ist das Ende der Fahnenstange noch nicht erreicht: So gehen 28 Prozent der KMU davon aus, dass die Digitalisierung in den kommenden vier Jahren ihre Kosten erhöht. 

Für die Studienautoren ist das Verhältnis der Kosten zu den mit der digitalen Transformation erzielten positiven Effekten ein wesentlicher Faktor. Allerdings bleibt es hier noch allzu oft beim Wunsch: "Auf der Habenseite der Digitalisierungsbilanz verbucht nur jedes fünfte Unternehmen zusätzliche Umsätze, beispielsweise durch neue digitale Dienstleistungen oder durch das Erschließen neuer Kundengruppen." So konnten immerhin 19 Prozent ihre Profitabilität in Form höherer Gewinne steigern, unter anderem weil sie mithilfe neuer Technologien Abläufe automatisiert haben. 

Kosten- und Qualitätsmanagement gehen Hand in Hand

Damit die Digitalausgaben nicht aus dem Ruder laufen, raten Werner Heister und Julia Tiskens im gleichnamigen Buch, das Kostenmanagement in das bestehende Qualitätsmanagement des Unternehmens einzubinden. Sie schreiben auf Seite 36: "Der bekannte PDCA Zyklus kann zum Einsatz kommen: Plan | Do | Check | Act. Auf die Förderung agilen Verhaltens sollte besonders geachtet werden." Dabei sollten die Arbeiten im Kostenmanagement möglichst fexibel, proaktiv, antizipativ und initiativ erledigt werden. Die Springer-Autoren empfehlen: 

Dabei stets die Mitarbeitenden mit ins Boot zu holen. Sie können Tipps geben, welche Maßnahmen ergriffen werden können, und sie sind letztendlich auch diejenigen, die die Maßnahmen umsetzen müssen."

Digitalisierung kann Mitarbeiterzufriedenheit steigern 

Allerdings lässt sich der Erfolg der digitalen Transformation nicht nur in der Bilanz ablesen. So hat laut Studie in jedem zweiten Unternehmen die Digitalisierung einen positiven Einfluss auf die Mitarbeiterzufriedenheit. "Das zeigt, dass sich die Entlastung von Routineaufgaben tatsächlich auf die Motivation in den Teams auswirkt", meint Frédéric Munch, Leiter von Sopra Steria Next. Als ebenso motivierend erweisen sich neue Formen der Zusammenarbeit und neue Führungsstile in den Unternehmen. 70 Prozent der befragten Entscheider berichten, dass es sich auszahlt, Teams mit gemischten Qualifikationen zu bilden. 

Die Zufriedenheit steige allerdings nur, wenn das Personal tatsächlich durch Digitalisierungsmaßnahmen entlastet wird. Das sei jedoch nicht immer der Fall: In 44 Prozent der befragten Unternehmen war die Arbeitslast nach Digitalisierungsprojekten größer als vorher. Dazu führen häufig technische Anlaufschwierigkeiten und fehlende Benutzerfreundlichkeit der eingesetzten digitalen Lösungen, aber auch strategische Fehlplanungen. Viele Unternehmen führen beispielsweise im Kundenservice neue Online-Kanäle wie Chatbots ein, ohne die Abläufe neu zu organisieren und diese, da wo möglich, zu automatisieren. Folglich müssen die Mitarbeiter mehr Anfragen bearbeiten als vor der Maßnahme. 

Kunden früh in die Transformation einbeziehen

Punkten können Unternehmen der Analyse zufolge auch bei den Kennzahlen zur Kundenzufriedenheit und zur Innovationsgeschwindigkeit. Rund 60 Prozent der befragten Unternehmen verbuchten in diesen Bereichen signifikante Verbesserungen. Für die Mehrheit der befragten Unternehmen hat es sich demnach ausgezahlt, ihre Kunden früh in Verbesserungen einzubeziehen, etwa bei der Entwicklung von Apps oder bei der Einführung neuer Online-Geschäftsprozesse. 

Auch wenn sich eine Kostenersparnis nicht sofort nach Einführung bestimmter Maßnahmen einstellt, bleibt die Digitalisierung ein wichtiger Treiber in vielen Branchen, meint Bernhard Miebach im Buchkapitel "Bereiche der Digitalisierung" auf Seite 123. Das gelte allen voran für die IT von Unternehmen. Der Springer-Autor schreibt: 

IT-Systeme haben sich zu einem kritischen Erfolgsfaktor von Unternehmen entwickelt, und die Geschäftsprozesse sind in mehr als 90 Prozent der mittleren und großen Unternehmen IT-gestützt. Die IT-Systeme sind modular aufgebaut, decken alle wesentlichen Unternehmensfunktionen ab und sind über eine gemeinsame Datenbasis integriert."

Digitalisierung bringt Vorteile in vielen Bereichen

Die externen Kosten für die Implementierung, etwa für Lizenzen und Beraterhonorare, erreichen laut Miebach je nach Größenordnung des Projekts zweistellige Millionen-Euro-Beträge. "Eine komplette mittlere ERP-Einführung aller Komponenten kann bis zu fünf Millionen Euro kosten", führt er aus und erklärt anhand von vier Faktoren, warum sich der Aufwand dennoch lohnt: 

• Verbesserung der Entscheidungsqualität: akkurate und vollständige Daten und Algorithmen zur Bewertung der Daten und intelligente Big Data Algorithmen, 
• Verbesserung der Genauigkeit und Zuverlässigkeit von Management Prognosen: Vorhersage von Verkaufszahlen, Produktnachfrage, Chancen zur Geschäftsentwicklung und Bedrohungen durch Wettbewerber, 
• Reduktion der Risiken von Non-Compliance: Vermeidung von Sanktionen und Imageverlust angesichts gesetzlicher und juristischer Regelungen und Sicherstellung der Ordnungsmäßigkeit und Dokumentationsfähigkeit von Geschäftsvorfällen, 
• Reduzierung von Aufwand, Durchlaufzeit und Kosten: Ratio-Effekte durch zum Beispiel Reduzierung manueller Tätigkeiten, Wiederverwendbarkeit von Daten und Dokumenten, einmalige Erfassung und Abspeicherung aller Unternehmensdaten, schnelle Reaktionsfähigkeit im Kunden- und Lieferantenkontakt.