Die Corona-Pandemie wirft in HR-Abteilungen neue Fragen auf: Wie lässt sich Compliance im Homeoffice sicherstellen? Und welche Personalprozesse können digitalisiert werden? Antworten von Gastautor Martin Grentzer.
People Management wird immer digitaler. Das liegt auch am Arbeiten im Homeoffice während der Corona-Pandemie.
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Seit über einem Jahr dominiert die Corona-Krise den privaten und beruflichen Alltag. Dadurch ist das Homeoffice mittlerweile fest etabliert. Für HR-Abteilungen ergeben sich dadurch neue Herausforderungen, um etwa Compliance-Anforderungen auch im Homeoffice gerecht zu werden. Gleichzeitig gilt es, HR-Prozesse zu digitalisieren, um den Betrieb weiterhin reibungslos zu gestalten.
Wie compliant ist Homeoffice?
Das letzte Jahr hat gezeigt, dass sich sämtliche HR-Abläufe auch virtuell abwickeln lassen. Dabei stellt sich allerdings die Frage nach der Compliance im Homeoffice. Laut aktueller Gesetzgebung sind Mitarbeiter dazu verpflichtet, allein in einem geschlossenen Zimmer zu arbeiten, sodass kein Außenstehender Einblicke in sensible Daten und Informationen erhält. In vielen Wohnungen ist das jedoch schlichtweg nicht möglich. Durch die akute Notlage in der Pandemie muss gezwungenermaßen darüber hinweggesehen werden, da Infektions- vor Datenschutz gilt. Doch für eine Zeit nach der Pandemie gibt es hier akuten Handlungsbedarf. Die Gesetzgebung muss sich realistisch in den Wohnsituationen der Mitarbeiter umsetzen lassen und gleichzeitig Compliance-Anforderungen berücksichtigen.
Digitale HR-Tools in der Pandemie
Ohne Zweifel hat die Pandemie HR-Abteilungen einen Digitalisierungsschub verpasst. Nur so ist es möglich, Social Distancing zu garantieren, ohne Prozesse einzuschränken. Laut einer Studie des Fraunhofer IAO haben seit Beginn der Corona-Krise 57 Prozent der befragten Unternehmen Bewerbungs- und Einstellungsgespräche mittels Videokonferenz geführt. Darüber hinaus fanden bei 62 Prozent Mitarbeitergespräche virtuell statt.
Es verwundert daher kaum, dass die Nachfrage nach digitalen HR Tools im letzten Jahr stark gestiegen ist. Insbesondere ohne die digitale Personalakte hätten HR-Mitarbeiter nicht die Möglichkeit, von zuhause aus zu arbeiten. Sämtliche Papierakten mit ins Homeoffice zu nehmen, wäre nämlich nicht nur aus Platzgründen schwierig, sondern datenschutzrechtlich kritisch. In der elektronischen Akte sind dagegen alle Daten zentral gespeichert, sodass Mitarbeiter und Führungskräfte auch vom Homeoffice aus darauf zugreifen können. Festgelegte Rollen und Zugriffsrechte sorgen zudem für den Schutz der sensiblen Daten.
Mobile Recruiting auf dem Vormarsch
Darüber hinaus wird Mobile Recruiting immer beliebter. Eine Studie der Universität Bamberg stellt fest, dass jeder dritte Bewerber eine Mobile-Bewerbung gegenüber einer traditionellen bevorzugt. Daher sollten Recruiter darauf achten, Stellenausschreibungen auch für Smartphones und Tablets zu optimieren. Interessenten sollten Möglichkeit haben, sich direkt über ihr mobiles Endgerät zu bewerben. Eine charmante Lösung bieten Apps, die Unternehmensinformationen enthalten und dem Bewerber passende Stellen vorschlagen.
Kommt es zur Einstellung, haben sich digitale Verfahren bewährt. So kann mit nur wenigen Klicks ein automatisierter und rechtssicherer Arbeitsvertrag generiert werden. Der HR-Bearbeiter kann sich hierfür an vorgefertigten Textbausteinen bedienen, sodass ein geeigneter Kandidat schnellstmöglich seinen Vertrag erhält und sogar digital unterschreiben kann.
Go Green: So wird die Zukunft des HR aussehen
Die Pandemie treibt auch in HR-Abteilungen den Wandel voran, denn digitale Lösungen erleichtern die Arbeit in der Corona-Krise erheblich. Auch nach der Pandemie werden Meetings und Bewerbungsgespräche verstärkt virtuell stattfinden. Diese Entwicklung wirkt sich nicht zuletzt auch positiv auf Klima- und Umweltschutz aus. Die Erfahrung zeigt, dass virtuelle Meeting genauso effektiv sind wie persönliche Treffen.
Dadurch lassen sich nicht nur Kosten und Zeit sparen – die Umwelt profitiert ebenfalls von einer verminderten Reisetätigkeit. Auch wenn der Klimaschutz im letzten Jahr etwas in den Hintergrund gerückt ist: Es handelt sich immer noch um ein hochaktuelles Thema und Nachwuchskräfte legen immer mehr Wert darauf, dass sich ihr Arbeitgeber Umweltschutz und Nachhaltigkeit auf die Agenda schreibt. Daher sollten es sich auch HR-Abteilungen zukünftig zur Aufgabe machen, eine digitale und nachhaltige Kultur im Unternehmen zu etablieren. Digitale Tools und Prozesse leisten dabei schon jetzt einen entscheidenden Beitrag.
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