Steuerprüfungen sind der Graus vieler Mittelständler. Ein Alptraum der Unternehmer ist es, wenn Finanzbeamte ohne Vorwarnung den Betrieb besuchen. Gründer trifft es dabei besonders häufig. Wer gut vorbereitet ist, braucht den Prüfer allerdings nicht zu fürchten.
Vor allem Gründer müssen schon zu Beginn ihrer Geschäftstätigkeit mit dem Besuch des Finanzbeamten rechnen. Eine ordentliche Dokumentation von Prozessen, Daten und Unterlagen schafft eine gute Ausgangslage.
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Regelmäßige Betriebsprüfungen sind für die meisten Finanzabteilungen eine große Herausforderung, auch wenn sie sich darauf vorbereiten können. Nicht selten beurteilt dabei der Betriebsprüfer einen Sachverhalt anders als das Rechnungswesen und es droht eine Steuernachzahlung. Laut Statistiken des Bundesfinanzministeriums (BMF) auf der Grundlage von Meldungen der Länder stellten allein im Jahr 2018 die rund 13.500 Prüfer ein Mehrergebnis von rund 13,9 Milliarden Euro fest.
Das Gros der fast 189.000 untersuchten Firmen sind allerdings nicht Großunternehmen, sondern Kleinst-, Klein- und Mittelbetriebe, heißt es im Monatsbericht des Ministeriums von Oktober 2019. Den insgesamt größten Anteil am Mehrergebnis für das Jahr 2018 nimmt dabei die Gewerbesteuer mit 22,5 Prozent beziehungsweise 3,1 Milliarden Euro ein. Aber auch die Körperschaftsteuer mit 18,5 Prozent (2,6 Milliarden Euro) und die Umsatzsteuer mit 13,9 Prozent (1,9 Milliarden Euro) tragen einen wesentlichen Anteil am Mehrergebnis bei.
Unangekündigte Prüfungen des Finanzamts
Kniffliger als die regelmäßigen Betriebsprüfungen, sind jene, bei denen der Finanzbeamte unangemeldet vor der Tür steht. Das ist etwa der Fall bei der Umsatzsteuernachschau, der Lohnsteuernachschau und der Kassennachschau. Die Möglichkeit einer sogenannten Kassennachschau hat das Finanzamt seit dem 1. Januar 2018. Hierbei sucht der Steuerprüfer zu üblichen Geschäftszeiten unangekündigt den Betrieb auf und
- prüft das Vorliegen einer Verfahrensdokumentation,
- führt einen Kassensturz (Kassenbestand Soll/Ist-Abgleich) durch,
- untersucht die Daten des Warenwirtschaftssystems
- und checkt die sonstigen Organisationsunterlagen, wie etwa Ersteinrichtungs- oder Programmierprotokolle.
Eine Umsatzsteuernachschau erfolgt beispielsweise häufig bei frisch gegründeten Unternehmen, um sicherzustellen, dass die Abläufe auch ordnungsgemäß erfolgen und kein Umsatzsteuerbetrug begangen wird. Alles, was der Gründer an elektronischen Daten verarbeitet, also in Vorsystemen, einer Branchensoftware, Lagerhaltungssystemen, Planungssystemen und anderen, kann Gegenstand einer Betriebsprüfung sein, führt dazu Sabine Ehlers im Buchkapitel "Von Anmeldung bis Zahlung – die oft vergessenen Grundlagen" auf Seite 234 aus.
In unserer digitalen Welt können – und das muss einem klar sein – alle digitalen Daten, sofern sie steuerlich relevant sind (und das sind die meisten), vom Finanzamt angefordert werden. Es ist daher wichtig, dass das, was man an digitalen Daten in den eigenen Systemen verarbeitet, übereinstimmt mit dem, was an digitalen Daten beim Steuerberater ankommt. Wenn es dabei zu Abweichungen kommt, kann die Buchhaltung vom Finanzamt angezweifelt werden und es können hohe Summen hinzugeschätzt werden", warnt die Steuerberaterin.
Für manch einen Gründer ist der Schreck erst einmal groß, da viele schlichtweg nicht damit rechnen, dass auch in einer frühen Phase des Unternehmens bereits ein Finanzbeamter sich für ihre Prozesse und Dokumentationen interessiert. Unsortierte Belege in einer Ablagekiste überzeugen Prüfer dabei nicht. Diese erwarten eine ordentliche Buchführung.
Unternehmer sollten wissen, was Prüfer dürfen
Daher sollten vor allem Unternehmensgründer sich damit vertraut machen, wann ein Steuerprüfer kommen kann und welche Befugnisse er hat. So erfolgt die Prüfung beispielsweise in den Geschäftsräumen, nicht in den Privaträumen des Unternehmers. Es sollte außerdem selbstverständlich sein, dass der Prüfer sich ausweist, bevor er die Geschäftsräume betritt und in die Finanzunterlagen schaut. Gerade unerfahrene Chefs junger Unternehmen laufen hier Gefahr, einem Betrüger auf den Leim zu gehen.
Verhält sich der unangekündigte Prüfer korrekt, zeigt sich spätestens jetzt, wie es tatsächlich um die Ordnung des Rechnungswesens steht. Springer-Autorin Constanze Elter empfiehlt in ihrem Buchkapitel "Ein gut geführtes Archiv erleichtert die Betriebsprüfung" (Seite 77):
Zwingen Sie sich zur zeitnahen Ablage. Verabschieden Sie sich vom Schuhkarton, auch tiefe Schubladen sollte es in Ihrer Ablage nicht geben. Wählen Sie kleine Ablagekörbe, damit Sie gezwungen sind, die Belege kurzfristig zu sortieren – und lassen Sie die Kästen nicht überquellen."
Bei einer Betriebsprüfung hat das Unternehmen in der Regel mindestens zwei bis vier Wochen Zeit, die entsprechenden Aufzeichnungen herauszusuchen und bereit zulegen. Bei einer Nachschau entfällt diese Frist und schnell kann es hektisch werden. Sicher vermittelt es dem Prüfer keinen guten Eindruck, wenn Belege nicht auffindbar sind und er das Gefühl bekommt, im Chaos gelandet zu sein. Das wäre keine gute Ausgangslage für den weiteren Prüfungsprozess.
Prüfung ist nicht gleich Prüfung
Zwar handelt es sich bei einer Nachschau formal gesehen um keine Außenprüfung. Das würde sich entsprechend auf die Rechte und Pflichten des geprüften Unternehmens auswirken. Allerdings kann sich eine Nachschau schnell zu einer solchen Außenprüfung entwickeln. § 27b Abs. 3 Umsatzsteuergesetz besagt
Wenn die bei der Umsatzsteuernachschau getroffenen Feststellungen hierzu Anlass geben, kann ohne vorherige Prüfungsanordnung (§ 196 der Abgabenordnung) zu einer Außenprüfung nach § 193 der Abgabenordnung übergegangen werden. Auf den Übergang zur Außenprüfung wird schriftlich hingewiesen."
Entsprechende Regelungen gelten für die Lohnsteuernachschau und die Kassennachschau. Spätestens jetzt ist deshalb der Steuerberater ein wichtiger Ansprechpartner. Daher gilt: Die Verantwortlichen sollten sofort zum Telefon greifen und um Hilfe bitten, wenn der Prüfer sich ankündigt oder einen Überraschungsbesuch abstattet. Der Steuerberater kann beurteilen, ob gegebenenfalls Einspruch eingelegt werden sollte, wenn im Rahmen einer Nachschau Verwaltungsakte ergehen.
Einspruch gegen den Steuerbescheid
"Die maßgebenden Vorschriften für das Einspruchsverfahren befinden sind in den §§ 347–367 Abgabenordnung (AO). Ein Einspruch führt nur dann zu dem gewünschten Ergebnis, wenn er nicht nur zulässig, sondern auch begründet ist", erläutert Joerg Andres im Buchkapitel "Verfahrensrecht" auf Seite 451. Dabei müsse der steuerpflichtige Unternehmer sowohl den formellen als auch den materiellen Anforderungen der Steuergesetze gerecht werden. "Zur Fristwahrung kann ein Einspruch zunächst auch ohne Begründung eingereicht und diese dann später nachgereicht werden", erläutert der Springer-Autor.