Mit richtigen Prioritäten zum digitalen Controlling

Bei der Digitalisierung des Controllings stehen Unternehmen vor einer großen Herausforderung. Wo soll der Umbau beginnen und welche sind die zentralen Erfolgsfaktoren? Mit der passenden Priorisierung gelingt der Wandel, zeigt eine Auswertung von mehr als 1.200 Studien. 

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Die aktuelle Krise gilt laut vieler Studien als Transformationstreiber. So stellte der Branchenverband Bitkom in einer Erhebung fest, dass in 92 Prozent der befragten Unternehmen die Digitalisierung in der eigenen Organisation durch die Corona-Pandemie einen Schub erfahren hat. Auch die Finanzabteilungen werden von dieser Entwicklung nachhaltig erfasst. "Das Controlling wird stark von der Digitalisierung beeinflusst und ist mitbestimmend für die Entwicklung zum Digital Controlling, das heißt der Verknüpfung von IT und Controlling", erklärt Friedrich Müller in seinem Buchkapitel "Digitalisierung im Controlling-Kontext" fest (Seite 3). 

Digitalisierung beim Datenmanagement beginnen

Doch die notwendigen Veränderungen, die sich auf die zahlreichen Prozesse in der Finanzabteilung auswirken, dürfen nicht zu einem unüberwindbaren Chaos führen. Wie Unternehmen sinnvoll vorgehen können, hat der Springer-Autor untersucht. Dabei betrachtet Müller verschiedene Controlling-Prozesse, insbesondere

• das Datenmanagement,
• das Management-Reporting, 
• sowie Planung, Budgetierung und Forecast.

Er stellt in seiner Analyse fest, dass das Datenmanagement zu dem am weitesten digitalisierten Controlling-Prozess gehört. Aus Sicht von Müller sollten Unternehmen an dieser Stelle zuerst tätig werden. Im Buchkapitel "Umsetzbarkeit der Digitalisierung in Controlling-Prozessen" erklärt er auf Seite 52: "Eine Priorisierung des Datenmanagements ist sinnvoll, da die Prozesse Management-Reporting und Planung, Budgetierung und Forecast stark vom Datenmanagement abhängen." Und weil dieser Wandel mit Investitionen und und hohen Kosten verbunden ist, ist hierzu ein strategisches Vorgehen unerlässlich. 

Der Springer-Autor empfiehlt, bei Investitionsentscheidungen einen Vergleich von Nutzen und Aufwand zugrunde zu legen. Außerdem muss das Management weitere Fragen beantworten:

• Sollen die Prozesse in eine Cloud verlagert werden? 
• Wie kann das Datenmanagement noch leistungsfähiger werden? 
• Lohnt sich der Einsatz von RPA im Management Reporting?

Jedes Unternehmen muss individuell prüfen, ob und wann eine konkrete Maßnahme Sinn macht. 

Zentrale Erfolgfaktoren für ein digitales Controlling

Um zu beantworten, welche Aspekte am Wichtigsten bei der Umsetzung der Digitalisierung von Controlling-Prozessen sind, wertete Müller insgesamt 1.274 Studien verschiedener Literaturdatenbanken aus und filterte die Ergebnisse nach den Suchbegriffen "Umsetzbarkeit", "Erfolgsfaktoren" oder "Handlungsempfehlung" beziehungsweise "feasibility", "implement" oder "success" sowie "Controlling-Prozesse". 

Es wurden nur solche Analysen berücksichtigt, die sich ausschließlich auf das Controlling und dessen Prozesse, nicht auf das Gesamtunternehmen beziehen. In den Studien die drei häufigsten Schwerpunkte:

1. Automatisierung (17 Prozent), 
2. Integration/Zentralisierung (13 Prozent) und 
3. Standardisierung (12 Prozent).

ERP-Systeme und RPA erleichtern die Umstellung

"Die Auswertung der drei meist genannten Cluster zeigt, dass die Datenqualität, Prozesstransparenz und Vereinheitlichung von Schnittstellen, Templates, Untersuchungsschritten, Datenbasis und Standards eine wichtige Voraussetzung für die Digitalisierung der Controlling-Prozesse sind. In der Umsetzung sind digitale Tools, wie das Business Process Management, ERP-Systeme und RPA bedeutend," erklärt Müller (Seite 73).

Fazit: Bei der Digitalisierung im Finanzbereich müssen Unternehmen Prioritäten setzen und wichtige Investitionsentscheidungen treffen, beispielsweise bei der Frage, welche Tools zum Einsatz kommen sollen. Die Erfolgsfaktoren Automatisierung, Zentralisierung und Standardisierung hierbei eine entscheidende Rolle.