Mitarbeiter konstruktiv kritisieren

Führungskräfte müssen ihren Mitarbeitern Feedback geben - nicht nur in den Jahresgesprächen. Wer dabei nicht den richtigen Ton trifft, demotiviert. Hartmut Laufer erklärt in einem Gastbeitrag, wie Mitarbeitergespräche in sieben Schritten gelingen.

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Eine Führungskraft muss sich davon überzeugen, ob die Mitarbeiter ihre Arbeiten vorgabengerecht ausführen und ihre Arbeitsergebnisse fehlerfrei sind. Somit ist Kontrolle ein unverzichtbares Führungsinstrument. Natürlich bleibt es nicht aus, dass bei einer Kontrolle auch Mängel festgestellt werden und die Führungskraft dafür sorgen muss, dass diese im Interesse des Unternehmenserfolgs beseitigt werden. Das bedeutet, dass die Führungskraft nicht umhin kommt, den betreffenden Mitarbeiter zu kritisieren, was bei ihm zwangsläufig negative Gefühle auslöst. Schließlich wird ihm ein fehlerhaftes Arbeiten beziehungsweise Fehlverhalten angelastet, was naturgemäß sein Selbstwertgefühl verletzt.

Mitarbeiterkritik ist ein Muss

Nicht selten kommt es dann zu konfliktreichen Schulddebatten oder aggressiven Äußerungen des Mitarbeiters. Im Wissen darum, sind Kontrollen und Kritik auch bei den Führungskräften in der Regel nicht gerade beliebt und im Zweifel wird sogar auf sie verzichtet. Das führt jedoch dazu, dass Mängel nicht erkannt und behoben werden sowie Fehlern auch für die Zukunft nicht vorgebeugt wird. 

Doch muss es nicht zu derartigen unerfreulichen Reaktionen kommen, sondern ist es entscheidend, auf welche Art und Weise man mit diesen Führungsinstrumenten umgeht. Ob Personalverantwortliche sie vorrangig als Disziplinierungsmittel einsetzen oder kritisiert und kontrolliert wird, weil sie ihre Mitarbeiter unterstützen möchte. Konstruktiv und verständnisvoll geführt, sind Kritikgespräche nützliche Gelegenheiten, mit Mitarbeitern ins Gespräch zu kommen, Interesse an ihrer Arbeit zu signalisieren und sich gegebenenfalls mit Problemen zu befassen, die sie bei ihrer Arbeit hatten. Bleibt Kritik zu oft aus, vermittelt dies den Mitarbeitern den Eindruck, dass sie selbst und ihre Arbeiten als unwichtig gelten. Sie nicht einmal eine kritische Rückmeldung wert sind, was naturgemäß auf Dauer ihre Motivation abnehmen lässt. 

Es kann also keine Frage sein, ob kritisiert wird, sondern was und auf welche Weise. Daher sollten Führungskräfte folgende sieben Grundregeln beachten, damit Kritik nicht demotivierend wirkt, sondern die Mitarbeiter anspornt und die Arbeitsqualität steigert. 

1. Grad des Regelverstoßes abwägen

Führungskräfte sollten sich zunächst überlegen, ob der Beanstandungspunkt so schwerwiegend ist, dass er ein formelles, besonders bedeutsam wirkendes Gespräch mit seinen emotionalen Risiken rechtfertigt. Mitunter genügt eine beiläufige wohlwollende Ermahnung. 

2. Günstigen Zeitpunkt wählen

Ein Kritikgespräch möglichst nicht unnötig lange hinausschieben, sonst können wichtige Sachverhalte in Vergessenheit geraten und relativiert sich möglicherweise das Schuldbewusstsein des Mitarbeiters. Andererseits sollte die Führungskraft das Gespräch nicht in spontaner Verärgerung führen, da es zu unüberlegten, konfliktverschärfenden Äußerungen verleiten kann. 

3. Ursachenbehebung geht vor Schuldfrage

Das übergeordnete Ziel muss sein, den Anlass zur Beanstandung zu beseitigen, statt sich unnötig lange mit der emotionsgeladenen Schuldfrage aufzuhalten. Dennoch lässt es sich nicht verhindern, dass im Mitarbeitergespräch negative Gefühle geweckt werden. Entscheidend ist aber, mit den Gefühlen des Mitarbeiters dann in einer Weise umzugehen, dass die notwendige Klärung des Sachverhalts nicht blockiert wird und er letztlich bereit ist, die Kritik anzunehmen sowie den Mangel zu beseitigen. 

4. Sich auf das Gespräch gut vorbereiten

Da Kritikgespräche besonders schwierig verlaufen können, sollte man sich als Führungskraft darauf sorgfältig vorbereiten. Im Vorfeld fehlt meist noch die notwendige Muße und gefühlsmäßige Distanz, um sich einen zielgerichteten Gesprächsaufbau und sachdienliche Gesprächsbeiträge zu überlegen. 

5. Erst klären, dann bewerten

Als Vorgesetzter sollte man sorgsam darauf achten, nicht zu bewerten – geschweige denn zu beschuldigen – ehe der Sachverhalt hinreichend geklärt ist. Schließlich kann sich im Lauf des Gesprächs ein Missverständnis oder eine Falschinformation herausstellen und sich die Beanstandung als gegenstandslos herausstellen. 

6. Tatbestände kritisieren – nicht die Person

Es geht nicht darum, auf die Persönlichkeit des Mitarbeiters einzuwirken, sondern lediglich darum, seine Arbeitsleistung oder sein Arbeitsverhalten zu optimieren. Schon eine Kritik in der Sache weckt negative Gefühle beim Mitarbeiter. Noch verheerender wirkt es, wenn der Persönlichkeitswert in Frage gestellt wird. Das löst naturgemäß entsprechende Gegenreaktionen aus. 

7. Kooperativ sein – dennoch konsequent

Das Gespräch sollte verständnisvoll geführt werden und vom Grundgedanken getragen sein, gemeinsam eine optimale Lösung des Problems zu finden. Dennoch darf ein Kritikgespräch keine unverbindliche Plauderei werden. Dem Mitarbeiter muss unmissverständlich klar gemacht werden, wo er Vorgaben offenkundig nicht erfüllt oder gegen Regeln verstoßen hat und welche Änderungen von ihm erwartet werden.

Gelingt es Führungskräfte, im Kritikgespräch diese Regeln zu beachten, haben sie trotz eines noch so ärgerlichen Anlasses gute Chancen, ohne negative Emotionen zu einem bestmöglichen Gesprächsergebnis zu gelangen.